Dokumentenmanagement Blog

Einfach, schnell, clever: Ihr DMS als persönliches Organisationstool

[fa icon="calendar"] 23.03.2017 09:56:55 / by Birgit Werthebach

Ihr DMS als persönliches Organisationstool verhindert, dass Sie nachts noch im Büro sitzen.

 

Mal Hand aufs Herz, wie oft haben Sie schon bis spätabends im Büro gesessen, um vergessene oder immer wieder aufgeschobene Aufgaben doch noch termingerecht zu schaffen? Wir alle kennen das - und wünschen uns jedesmal aufs Neue einen elektronischen Assistenten, der immer im Einsatz ist und an Fristen erinnert, beim Organisieren von Aufgaben hilft, für einen besseren Überblick sorgt oder sich wichtige Informationen merkt, damit man selbst den Kopf frei hat für die aktuelle Aufgabe. So ein cleveres Organisationstool hätten Sie auch gerne, möchten aber nicht noch eine weitere Software einsetzen? Dann nutzen Sie doch einfach Ihr Dokumentenmanagementsystem, denn ein gutes DMS hat diese und weitere Organisationshilfen bereits "eingebaut". 

 

Ihr DMS als persönliches Organisationstool

Ein DMS kann mehr als nur Dokumente archivieren, das dürfte mittlerweile bekannt sein. Immer mehr Unternehmen profitieren von den Vorteilen eines Dokumentenmanagement-Systems, beispielsweise mit elektronischen Aktenautomatisierten Geschäftsprozessen oder einem systematischen Informationsmanagement. Der einzelne Mitarbeiter kann lästige Routineaufgaben an "Kollegen" Computer delegieren, spart durch optimierte Prozesse Zeit und wird so im Ganzen produktiver. So weit, so klar.

Dass ein gutes, modernes DMS neben diesen geläufigen Funktionen auch sehr gute Tools zur Selbstorganisation mitbringt, wissen die wenigsten Anwender. Deshalb im Folgenden einige Beispiele für typische Organisationsaufgaben und deren Lösung mit den "Bordmitteln" Ihres DMS. 

 

Nie wieder eine Frist verpassen: Wiedervorlage mit Ihrem DMS

Im Arbeitsalltag gibt es viele Dokumente und Vorgänge, die an Fristen gebunden sind. Verträge sollten beispielsweise rechtzeitig vor Ablauf der Kündigungsfrist geprüft, Rechnungen innerhalb der Skontofrist bezahlt werden. Sie brauchen also irgendeine Art der Wiedervorlage, damit die betreffenden Dokumente genau zum richtigen Zeitpunkt wieder in den Fokus kommen. Die früher übliche dicke Mappe können Sie sich heute allerdings sparen. Ein gutes DMS bietet die Möglichkeit, für jedes Dokument direkt beim Speichern festzulegen, wann Sie das Dokument wieder vorgelegt haben möchten. Mehr noch: Im Gegensatz zur Papiermappe können Sie bei der elektronischen Wiedervorlage auch Eskalationsstufen einbauen. Wenn z.B. der zuständige Mitarbeiter krank ist und das Dokument daher nicht fristgerecht bearbeiten kann, leitet das DMS es nach einer vorher gewählten Frist automatisch an die Kollegen oder den Chef weiter.  

Mehr zur Wiedervorlage mit Ihrem DMS erfahren Sie im Blogbeitrag Dokumente bequem auf Wiedervorlage legen.

Aufgaben organisieren, priorisieren und systematisch erledigen

Wer produktiv arbeiten möchte, muss in der Lage sein, Prioritäten zu setzen und die wichtigen Aufgaben von den unwichtigen zu unterscheiden. Gar nicht so einfach, denn manchmal sieht man vor lauter Bäumen den Wald bzw. vor lauter Aufgaben das Ziel nicht. Auch hier hilft ein DMS - und zwar mit dem in gute Systeme eingebauten Projektmanagement. Sie können beispielsweise ein großes Projekt in kleinere Vorgänge untergliedern. Ein Vorgang besteht in der Regel aus einzelnen Aufgaben, die Sie priorisieren, terminieren und übersichtlich geordnet anzeigen können. So wissen Sie jederzeit, was genau jetzt zu tun ist. Sie können Ihre To Do-Liste Punkt für Punkt abarbeiten und sicher sein, dass nichts vergessen wird. Projektbezogene Dashboards erleichtern Ihnen die Wochen- bzw. Tagesplanung und wiederkehrende Aufgaben können über Templates schnell und einfach angelegt werden. 

Mehr dazu erfahren Sie im Blogbeitag: Projektmanagement mit dem Dokumentenmanagement-System agorum® core.

 

Immer den Überblick haben, was im Projekt oder beim Kunden gerade los ist

Ein gutes DMS bietet Ihnen einen 360 Grad-Überblick, beispielsweise über ein Projekt oder einen Kunden. Zu jeder elektronischen Projektakte oder Kundenakte gibt es ein Dashboard, das die Stammdaten, die aktuellen Vorgänge und Aufgaben, wichtige Dateien und alle weiteren Informationen sammelt, die für den Kunden oder das Projekt wichtig sind. Mit Klick auf eine Rubrik steigen Sie tiefer ein und navigieren sich so schnell und einfach zu genau der Information, die Sie jetzt brauchen. 

Mehr zu diesem Thema: Smarte Dashboards für jeden Nutzer, jedes Projekt und jede Situation.

 

Ihr DMS merkt sich wichtige Informationen, so dass Sie den Kopf frei haben

Brummt Ihnen auch öfter der Schädel, weil Sie einfach zu viele Informationen gleichzeitig im Kopf behalten müssen? Auch hier hilft Ihr DMS. Im Sinne eines umfassenden Informationsmanagements ist es nämlich der zentrale Informationshub, der automatisch alle Informationen in einem Unternehmen zusammenführt und intelligent an Mensch und Maschine ausliefert. Über flexible Oberflächen und Schnittstellen stehen so immer genau die Informationen zur Verfügung, die in diesem Moment und für die anstehende Aufgabe gebraucht werden. Clever, oder?

Mehr dazu finden Sie im Blogbeitrag: Wissensmanagement im Unternehmen.

 

Das waren nur einige Beispiele. Ihnen fällt sicherlich noch eine Reihe weiterer Funktionen ein, die Ihr persönliches Organisationstool können sollte. Sprechen Sie uns an, wir zeigen Ihnen gerne in einer individuellen Live-Demo, wie wir das mit agorum® core umsetzen können.

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Themen: Dokumentenmanagement




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