Im vorherigen Blog zum Thema "Digitale Transformation im Mittelstand" bin ich auf die Möglichkeiten der Prozessoptimierung und die Zieldefinition eingegangen. In diesem Artikel möchte ich spezieller darauf eingehen, wie Sie bei Ihren Digitalisierungsbestrebungen zu optimalen und nachhaltigen Ergebnissen kommen. Unsere Erfahrung aus mehreren hundert Projekten zeigt, dass die besten Ergebnisse dann erzielt wurden, wenn Personen aus allen Bereichen und Ebenen von Anfang an mit in die Projekte einbezogen wurden. Nur so ist gewährleistet, dass Sie nicht am Bedarf vorbei entwickeln, sondern genau die Funktionen und Abläufe implementieren, die den Mitarbeitern wirklich weiterhelfen und das Unternehmen voranbringt.
In vielen Unternehmen herrscht Unsicherheit, wie Sie Ihre Digitalisierungsprojekte in Angriff nehmen sollen. Dass es nicht mehr ohne geht, ist aber allen klar. Wer heute seine Prozesse nicht digitalisiert und automatisiert, hat morgen einen gravierenden Wettbewerbsnachteil. Um nicht ins Hintertreffen zu geraten, wird oft – nahezu panisch – nach vermeintlich schnellen Lösungen gesucht, die von der Geschäftsleitung oder dem Management Top-Down eingeführt werden. Das geht in vielen Fällen komplett schief oder führt maximal zu einem subopotimalen Ergebnis. Hinterher fragen sich alle, wie das nur passieren konnte. Das aber ist meist einfach zu erklären: weil die Verantwortlichen es nicht besser wussten oder falschen Versprechungen aufgesessen sind.
Agil zum Ziel - Nehmen Sie die Menschen mit, die später mit dem Produkt arbeiten
Statt starrer und zeitaufwändig erstellter Pflichtenhefte, die mehr oder weniger im stillen Kämmerlein ausgetüftelt wurden und in der Regel auf Vermutungen und Eventualitäten beruhen, empfehle ich agile Methoden, die von Anfang an die Bedürfnisse des Unternehmens und der einzelnen Teams und Mitarbeiter mit einbeziehen. Der Grund ist ganz einfach: Die Menschen, die am Ende mit der Software arbeiten, wissen am besten, was sie benötigen, um ihre Arbeit zu erledigen. Wenn sie den Prozess der Digitalisierung mitbegleiten, kann wesentlich schneller auf Missverständnisse, Fehlentwicklungen oder neue Rahmenbedingungen reagiert werden.
In einer starren Vorgehensweise ist das nicht möglich. Dort wird stur das Pflichtenheft abgearbeitet und erst im Nachhinein festgestellt, wenn etwas nicht so funktioniert, wie man sich das vorher am grünen Tisch ausgedacht hat. Dann hagelt es Change Requests, die viel Zeit in Anspruch nehmen und Zusatzkosten verursachen. Die Einführung der Software verzögert sich immer weiter, sie tut nur bedingt, was sie soll, und der Frust der Mitarbeiter steigt bis hin zur völligen Ablehnung der Lösung. Spätestens dann ist das Projekt gescheitert, denn dann werden die Mitarbeiter alles tun, um nicht mit dem Produkt arbeiten zu müssen.
Von Anfang an Verständnis für das Projekt schaffen
Wenn Sie Mitarbeiter, z.B. ausgewählte Keyuser aus allen Bereichen und Ebenen, von Anfang an mit ins Boot holen, können Sie nicht nur gezielt auf die Bedürfnisse der einzelnen Bereiche eingehen, sondern ihnen auch vermitteln, warum das Projekt angestossen wurde und was damit erreicht werden soll: Nämlich das Unternehmen produktiver zu machen und Alltagsprobleme der Mitarbeiter zu lösen. Wenn das Verständnis hierfür durch das ganze Unternehmen gedrungen ist, haben Sie es viel leichter, den digitalen Transformationsprozess erfolgreich durchzuführen.
Nehmen sie dazu erfahrene Prozessbegleiter mit in das Projekt, die zwischen allen Beteiligten moderieren, Erfahrung in der Organisation und Umsetzung von Geschäftsprozessen und das softwaretechnische Verständnis mitbringen, um die gewünschten Ergebnissse am besten zu erreichen. Sie nehmen die Anforderungen auf, machen Vorschläge für die Umsetzung, eröffnen andere Perspektiven und setzen neue Impulse.
Schnell in die Umsetzung gehen und immer weiter verbessern
Sobald die Grundlagen geschaffen sind, sollten Sie so schnell wie möglich in die Umsetzung gehen. Lassen Sie Prototypen bauen, mit denen die Keyuser aus allen Bereichen sofort testen können, ob alles so funktioniert, wie es soll. So können am schnellsten Probleme identifiziert und ausgemerzt werden. Fangen Sie mit kleinen Schritten an und lassen Sie das Projekt immer schneller und weiter wachsen. So kommen Sie am besten zu genau den Lösungen, die Sie, Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen voranbringen. Wie so ein Projektablauf aussehen kann, finden Sie hier: Schlank, flexibel, zielgenau - die Vorteile agiler Softwareprojekte
Schlanker und kosteneffizienter zu genau der Lösung, die Sie brauchen
Sie denken, das hört sich kompliziert an, dauert länger und ist viel umständlicher? Nein! Unsere Erfahrung aus Dutzenden Digitalisierungsprozessen zeigt, dass die agile Methode wesentlich schneller und kosteneffizienter zum Ziel führt. Sie kommen sehr viel schneller zu genau dem Ergebnis, dass Sie möchten, und sparen sich viele Kosten für Einführung und Nacharbeit, weil die Mitarbeiter von Anfang an genau das bekommen, was Sie brauchen und deshalb gerne damit arbeiten.
Weitere Artikel aus dieser Serie:
- So gelingt die digitale Transformation im Mittelstand nachhaltig
- Digitale Transformation im Mittelstand - Prozesse digitalisieren
- Digitale Transformation im Mittelstand - die richtige Softwarewahl