In der vierten Folge meiner Blogserie "Digitale Transformation im Mittelstand", möchte ich Ihnen einige Tipps geben, wie Sie die richtige Software für Ihr Vorhaben auswählen. Sie wissen aus den vorherigen Beiträgen, welche Grundlagen Sie für die Digitalisierung brauchen. Ihre bestehenden Prozesse wurden überdacht, gegebenenfalls angepasst und die Ziele definiert, die Sie erreichen möchten. Wie Sie Ihre Mitarbeiter mit auf den Weg in die digitale Zukunft nehmen, ist auch klar. Jetzt fehlt Ihnen nur noch die Software, mit der Sie das alles optimal umsetzen. Sie schauen sich also um - und treffen auf einen unübersichtlichen Markt mit unzähligen Anbietern und Lösungen.
Mit welcher Software erreiche ich meine Ziele am besten?
Vor dieser Herausforderung stehen viele Unternehmen, die sich mit der Digitalisierung beschäftigen, und es gibt leider keine pauschale Antwort auf diese Frage. Dazu sind die Anforderungen und Voraussetzungen in den Unternehmen viel zu unterschiedlich. Jede Organisation ist individuell aufgestellt und hat Ihre besonderen Eigenheiten und Prozessabläufe. Daher finden Sie mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit keine Software, die Ihre Anforderungen aus dem Stand heraus komplett erfüllen wird. Am besten schauen Sie erst einmal, welche Lösungen grundsätzlich geeignet sind, um Ihre Bedürfnisse zu befriedigen und Ihre Probleme zu lösen.
Wie im ersten Blog der Serie bereits erläutert, empfehle ich Ihnen, sich mit Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) zu beschäftigen. Sie bieten Ihnen bei weitem mehr als der Name verspricht. Moderne DMS sind die zentralen Informationshubs, die alle im Unternehmen verfügbaren Informationen automatisiert und zuverlässig durch Prozesse steuern, übersichtlich sichtbar machen, revisionssicher archivieren und schnell durchsuchbar machen.
Aber egal, für welchen Lösungsansatz Sie sich entscheiden, auf einige zentrale Dinge sollten Sie unbedingt achten.
Vermeiden Sie teure Insellösungen
Oben habe ich bereits erwähnt, dass es im Normalfall erforderlich ist, die Unternehmens-Software, die so tief in Ihre Prozesse eingreift, an Ihre Bedürfnisse anpassen zu lassen. Das ist nichts Außergewöhnliches und sorgt dafür, dass am Schluss die perfekte Lösung für Ihr Unternehmen steht. Allerdings sollten Sie bei der Softwareauswahl darauf achten, wie diese Anpassungen vorgenommen werden.
Anpassbar ist im Prinzip jede Software, die Frage ist nur, wie hoch der Aufwand und wie zukunftsfähig die Lösung ist. Denn wenn die Software in der Standardausführung zu unflexibel ist und jede Anpassung neu programmiert werden muss, braucht das oft viel Zeit, ist teuer und es entsteht praktisch eine Insellösung, die mit dem ursprünglichen Produkt nicht mehr kompatibel ist. Das bedeutet, dass die Lösung nicht oder nur mit einem sehr großen Aufwand auf neuere Versionen der Software upgedatet werden kann. Sie profitieren nicht von neuen Funktionen, schleppen Bugs mit und müssen Sicherheitslücken manuell schließen lassen.
Besser ist Software, die im Standard flexibel anpassbar ist und sich auf Ihre Bedürfnisse konfigurieren lässt. Die Basis der Software bleibt ungetastet und Sie können jederzeit auf die aktuellste Version updaten. Sie bleiben immer auf dem neuesten Stand, setzen die aktuellsten Funktionen ein und sind auch in puncto Sicherheit immer up-to-date. Fragen Sie daher die Hersteller der Software, die Sie in Betracht ziehen, wie es sich mit der Updatefähigkeit verhält und wie aufwändig Anpassungen sind.
Umgehen Sie "Black Boxes"
Vor allem wenn Sie sich für ein DMS entscheiden, das dann alle Ihre Unternehmensinformationen zentral speichert, sollten Ihre Daten nicht in einer Black Box verschwinden. Das heißt, Sie sollten genau wissen, wie und wo Ihre Daten und - ganz wichtig - die dazugehörigen Metadaten gespeichert sind. Es gibt genug Software am Markt, bei der das nicht ohne weiteres klar ist. Möchten Sie Ihre Daten aus dem System wieder herausholen - weil Sie zum Beispiel auf ein anderes System umsteigen möchten - kommen Sie unter Umständen gar nicht oder nur sehr schwer wieder an Ihre Daten heran. Manche Hersteller lassen sich den Export auch sehr teuer bezahlen, um Ihnen den Umstieg auf ein anderes System gründlich zu vermiesen.
Achten Sie daher schon beim Softwarekauf darauf, wie Sie später wieder an Ihre Daten herankommen. Am besten ist es natürlich, wenn die Software Ihnen den Export zu jeder Zeit gestattet. Sollte sich das nicht ermöglichen lassen, empfehle ich Ihnen, schon beim Kauf klar zu regeln, wie das Ausstiegsszenario aussieht. Persönlich würde ich Systeme, bei denen der Ausstieg sehr kompliziert ist, vermeiden, denn was passiert, wenn es den Hersteller irgendwann nicht mehr gibt? Wie kommen Sie dann wieder an Ihre wertvollen Daten?
Klären Sie, welche Schnittstellen vorhanden sind und ob sie zugänglich und dokumentiert sind
Mit Schnittstellen verhält es sich ganz ähnlich wie mit Insellösungen und Black Boxes: Sind Sie nicht zugänglich und sauber dokumentiert, können Sie nicht ohne weiteres mit anderen Systemen Daten austauschen. Klären Sie daher vorher genau, ob alle Schnittstellen vorhanden sind, um mit Ihren anderen IT-Lösungen zu kommunizieren und mit welchem Aufwand es verbunden ist, die Systeme zu verbinden. Auch hier sollten Sie Software bevorzugen, die im Standard alle Schnittstellen anbieten und keine "Bastellösungen" anbieten muss.
Sehr wichtig sind dabei auch saubere Dokumentationen der Schnittstellen, die es Ihren IT-Spezialisten ermöglichen, die verschiedenen Systeme problemlos miteinander zu verbinden. Wenn dies nicht der Fall ist, beginnt oft das leidige Ping-Pong-Spiel, in dem sich die verschiedenen Software-Hersteller gegenseitig die Schuld zuweisen, wenn etwas nicht funktioniert.
Fazit: Klären Sie im Vorfeld ab, was mit Ihren Daten passiert und wie Sie die Software in Ihre IT-Infrastruktur integrieren. Dann gelingt die digitale Transformation im Mittelstand.
Weitere Artikel aus dieser Serie:
- So gelingt die digitale Transformation im Mittelstand nachhaltig
- Digitale Transformation im Mittelstand - Prozesse digitalisieren
- Digitale Transformation im Mittelstand - Planung und Umsetzung
