Die wichtigsten Erfolgsfaktoren eines Unternehmens sind seine Mitarbeiter, deren Wissen und Weiterbildung. Leider steht das angesammelte Wissen in der Praxis nicht immer in Gänze zur Verfügung. Um in der Geschäftswelt von morgen wettbewerbsfähig zu bleiben, sehen sich Unternehmen heute gezwungen, Wissen gezielt nutzbar zu machen. Die Digitalisierung von Daten ist dabei unabdingbar. Ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, hilft, das Wissen eines Unternehmens in digitaler Form strukturiert nutzbar zu machen.  Durch die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten eines DMS ergeben sich immense Einsparpotenziale im gesamten Unternehmen, allem voran beim Faktor Zeit. Zeit, die Sie besser in neue Projekte oder die Ausarbeitung kreativer Ideen investieren können. 

Wer sich mit Digitalisierung beschäftigt, kommt an Big Data kaum vorbei. In Medienberichten geht es in diesem Zusammenhang meist um das Sammeln und Auswerten von Daten im großen Stil, um "Datenkraken" und die (Un)Sicherheit persönlicher Daten. Wer stattdessen die Fachliteratur befragt, findet jede Menge Artikel zur richtigen Big Data-Strategie für Unternehmen. Aber brauche ich als kleines oder mittelständisches Unternehmen überhaupt eine Big Data-Strategie? Ist das nicht eher ein Thema für Großkonzerne und Forschungseinrichtungen?  

Die Akte als Aufbewahrungsort für Schriftstücke jeglicher Art hat eine lange Tradition, denn bereits seit dem späten Mittelalter werden Akten geführt. Anfangs wurden die gesammelten Papiere von Aktenzwirn zusammengehalten, bevor sich zu Beginn des 20ten Jahrhunderts Ordner, Schnellhefter und Heftstreifen durchsetzten. Der heute noch bekannt und beliebte Aktenordner wurde von Friedrich Soennecken zusammen mit dem Locher 1896 als "Apparat zum zeitweisen Zusammenheften von Briefen" erfunden. Spätestens damit war die Zeit des Aktenzwirns abgelaufen. Anfang des 21ten Jahrhunderts ist es nun der Papieraktenordner, der nicht mehr zeitgemäß ist, denn die elektronische Aktenführung hat ihm längst den Rang abgelaufen. Egal ob Kunden-, Lieferanten-, Personal-, Projekt-, Patienten- oder Verwaltungsakte die elektronische Akte ist weiter auf dem Vormarsch und das ist gut so. 

Vor rund einem dreiviertel Jahr haben wir uns auf den Weg begeben, eine selbstführende Organisation zu werden. Das nahm ich zum Anlass, zurückzublicken und mich und meine Kolleg*innen zu fragen: Was hat sich seither verändert? Für mich kann ich sagen, im Alltag erstaunlich wenig. Vielmehr ist mir bewusst geworden, dass vieles, was wir vorher bereits so gemacht haben, mittlerweile eine Bezeichnung trägt und in meinem Bewusstsein eine solide Basis hat, auf der ich mich sicherer bewege als zuvor. Und freilich hat sich trotzdem einiges verändert, unser Bewerbungsprozess, die Entscheidungsfindung und nicht zuletzt auch der Umgang miteinander – die Unternehmenskultur.

Wie so oft lässt sich die Frage aus der Überschrift mit einem glasklaren "es kommt darauf an" beantworten. Viele Programme erfüllen in der Standardausführung die Wünsche der Nutzer und bieten alle Funktionalitäten, die sie im Alltag benötigen. Das sind meist Apps für den persönlichen Zweck oder Software, die Basisfunktionen bereitstellt. Dabei denke ich an Browser, E-Mail-Clients und Office-Produkte. Schwieriger wird es, wenn es darum geht, Prozesse abzubilden oder Informationen schnell und transparent zu teilen und zur Verfügung zu stellen. Hier stoßen Standardprodukte sehr schnell an ihre Grenzen, denn jede Organisation tickt anders und nicht sämtliche Abläufe lassen sich in einen Standard quetschen. Die Gretchenfrage lautet hier, in Dienstleistung investieren und maßgeschneiderte Software zum Einsatz bringen oder sich in das enge Korsett eines Standards zwängen? 

Für viele Menschen sind Dokumentenmanagement-Systeme ein Buch mit sieben Siegeln. Ein Grund ist die Komplexität des Themas und die Tatsache, dass ein DMS »anscheinend« alle Probleme löst – damit sind viele Leute ob der Vielzahl Möglichkeiten erschlagen und wissen nicht wo anfangen. Wörtlich »alle Probleme« erschlagen Sie nicht, dessen ungeachtet sind viele DMS-Lösungen eierlegende Wollmilchsäue, die in zahlreichen Bereichen äußerst nützlich sind, zum Beispiel in Rechtsabteilungen. Den unten beschriebenen Anwendungsfall greife ich aus einem konkreten Anlass auf. Ein Unternehmen fragte uns nach einer Lösung an, weil Sie eine empfindliche Niederlage in einem Rechtsstreit hinnehmen mussten. Spoiler: Mit agorum® core hätten sie den Prozess gewonnen.

Bei der Auswahl der richtigen Software stehen viele IT-Verantwortliche vor einem Dilemma. Wählen sie ein Produkt aus dem Regal, erhalten sie ausschließlich die enthaltenen Standardfunktionen. Entscheiden sie sich für eine Lösung, die sich an ihren individuellen Abläufen und Bedürfnissen orientiert, sind sie meist gezwungen, sie speziell anpassen zu lassen. Beim Erzeugnis von der Stange drohen resignierte Anwender und ineffiziente Prozesse. Im anderen Szenario erwarten Sie unter Umständen hohen Kosten für das Customizing, bei dem schlimmstenfalls Insellösungen entstehen, die nicht updatefähig sind. Im besten Fall wählen Sie eine Software, die im Standard flexibel anpassungsfähig ist. Sie sollte, nach Ihren Wünschen konfiguriert, genau das tun, was Sie möchten. Und ja, die gibt es, wie ich Ihnen im folgenden Artikel erläutere.

Neue Konzepte für neue Arbeit haben sich die Macher*innen von priomy.events auf die Fahnen geschrieben. Ihre erste transsektorale (Un-)Konferenz, die am 15. Juni 2018 in Berlin stattfindet, trägt den Titel »Die Angst vor der Freiheit«. Keynote-Speaker*innen und Teilnehmer*innen aus den Disziplinen Wirtschaft, Politik und Kunst sprechen darüber, welche Ängste eine Rolle spielen, wenn sich traditionelle Hierarchien am Arbeitsplatz auflösen. Als Unternehmen, das sich auf den Weg gemacht hat, sich selbstführend zu organisieren und damit Hierarchien abzuschaffen, liegt es uns von agorum® am Herzen, unsere Erfahrungen auf dieser Veranstaltung zu teilen. Zwei unserer Mitarbeiter*innen stehen den ganzen Tag interessierten Menschen für Gespräche zur Verfügung und halten einen Workshop zur selbstführenden Organisation ab.

Sie schulen die Endanwender unserer Kunden im Umgang mit unserem Dokumentenmanagement-System (DMS) agorum® core. Da jedes agorum®-System individuell auf die Bedürfnisse des Kunden konfiguriert wird, schulen Sie neben den Grundfunktionen auch den optimalen Umgang mit den angepassten Modulen, Funktionen und Prozessen. Sie bereiten sich daher jedesmal eigenverantwortlich auf die Anwenderschulungen vor.

Viele Aufträge, verbunden mit Leistungs- und Termindruck, führen auch in IP-Büros (Intellectual Property) zu immer mehr Zeitmangel. Patentabteilungen und Kanzleien, die sich mit gewerblichem Rechtsschutz beschäftigen, brauchen daher neue digitale Strategien, um ihre Arbeitseffizienz zu steigern. Welche Möglichkeiten es hierfür gibt, soll bei den cidora-digiTagen im April 2018 in Stuttgart erörtert werden.