Elektronische Aktenführung ist für die zeit- und ortsunabhängige Verwaltung unabdingbar. Kunden-, Lieferanten-, Personal-, Projekt-, Patienten- oder Verwaltungsakten können aus dem Homeoffice nur dann bearbeitet werden, wenn sie als E-Akte zur Verfügung stehen. Elektronische Aktenführung ist eines der Haupteinsatzgebiete des Dokumentenmanagement-Systems agorum core, das wir Ihnen in diesem Beitrag vorstellen.
Elektronische Aktenführung: 3 wichtige Vorteile
1. Zeit- und ortsunabhängig arbeiten
Papierakten, die physisch im Büro stehen, haben ihre Nachteile beim Arbeiten aus dem Homeoffice offengelegt. Arbeiten konnten nur diejenigen, die digitalen Zugriff auf Akten hatten. Früher sprach man noch von einem Wettbewerbsvorteil für Unternehmen, die bereits E-Akten im Einsatz hatten – aber heute ist es kaum mehr möglich, am Markt dauerhaft ohne digitale Akten zu bestehen.
Mit dem Dokumentenmanagement-System (DMS) agorum core können Anwender ganz flexibel auf E-Akten zugreifen. Von unterwegs oder aus dem Homeoffice haben sie immer flexiblen Zugriff darauf. Es können Bilder hochgeladen und direkt in der elektronischen Akte gespeichert werden. Diese Funktion wird besonders von Unternehmen geschätzt, wo Mitarbeiter beim Kunden vor Ort sind.
2. Schneller und flexibler Zugriff auf Daten
Ein weiterer zentraler Vorteil für eine elektronische Aktenführung ist die enorme Zeitersparnis: Anwender können über eine Suchfunktion ganz schnell nach Akteninhalten suchen und finden zum Beispiel das Abnahmeprotokoll vom September 2020 ganz schnell. Um ein Gefühl zu bekommen, wie viel Zeit in Unternehmen für Suchen und Finden von Informationen verschwendet wird, benutzen Sie unseren Arbeitszeitrechner.
3. Kosteneinsparungen
Neben den Kosteneinsparungen für das schnelle Auffinden von Informationen reduzieren sich auch Miete und Unterhalt von Archiven. Beispielsweise hat ein agorum-Kunde auf einen Neubau für die Erweiterung seines Archives verzichtet und stattdessen seine gesamten Kundenakten über das DMS agorum core abgebildet.
Flexibel, strukturiert, branchenunabhängig
Egal in welchen Bereichen, die elektronische Aktenführung setzt sich immer weiter durch. In Unternehmen, der öffentlichen Verwaltung oder im Medizin- und Pflegebereich – überall werden Daten mithilfe eines Dokumentenmanagement-Systems digitalisiert, um sie schnell, mobil und zuverlässig im Zugriff zu haben. Ganz typische Beispiele für elektronische Akten sind:
Zum technischen Hintergrund einer E-Akte
Metadaten als Ankerpunkte
Damit das Dokumentenmanagement-System alle Informationen einer E-Akte zuordnen kann, benötigt es “Ankerpunkte” sogenannte Metadaten. Beispiele dafür sind Name der Firma, Ansprechpartner, Projektnummer, Patientennummer, Kundennummer, Datum, Dokumententyp (Bericht, Rechnung, Lieferschein, Protokoll) usw. Die Metadaten, die erhoben werden, sind immer branchenspezifisch und bei einer Patientenakte werden andere Metadaten erfasst als bei einer E-Akte für Patentkanzleien.
Anbindung an Drittsysteme
In vielen IT-Umgebungen werden Stammdaten in einem Drittsystem verwaltet. Das Dokumentenmanagement-System agorum core ist sehr schnittstellenfreundlich und kann problemlos an andere Applikationen angebunden werden. In unserer Entwicklungsabteilung werden täglich Schnittstellen zu Euregon, X-Oil, PatOrg, SAP, Sage, Diamant, DATEV und viele weitere Hersteller programmiert.
Das Dokumentenmanagement-System arbeitet Ihnen zu
E-Akten sind im Tagesgeschäft ein wahrer Segen. Die Anwender finden alle Informationen zu einem Vorgang in einer Akte strukturiert vor. Die Umstellung lohnt sich definitiv.
Lernen Sie die elektronische Aktenführung kennen
Unternehmen, die Ihre Aktenverwaltung von analog auf digital umstellen möchten, sind herzlich zu einer Online-Demo eingeladen. Unsere Experten zeigen Ihnen, welche Möglichkeiten Sie mit unserem Dokumentenmanagement-System agorum core haben. Sie profitieren von über 20 Jahren Erfahrung und einer Open-Source-Technologie, die Sie digital unabhängig macht, selbst von uns als Hersteller. Wir freuen uns über Ihre Anfrage. Hier.
