In vielen Alltagssituationen ist die Versionierung von Dokumenten extrem hilfreich. Sie ist ein hilfreicher Schutz vor dem versehentlichen Überschreiben einer Datei und macht es sehr einfach, auf eine frühere Version eines Textes, einer Grafik oder Präsentation zurückzugreifen, die vielleicht doch die bessere Variante war. Werden regelmäßig fortlaufende Versionen eines Dokumentes angelegt, lässt sich auch sehr einfach die Entstehungsgeschichte nachvollziehen. Diese Versionen manuell anzulegen und übersichtlich zu organisieren, erfordert allerdings viel Mühe und Disziplin. Besser, Sie lassen das von Ihrem Dokumentenmanagement-System (DMS) erledigen. Lesen Sie in diesem Blogartikel, wie einfach das mit agorum® core funktioniert.

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Meine Antwort darauf lautet eindeutig: Jein! Es wird noch einige Zeit so bleiben, dass Papier nicht komplett aus den Büros verschwindet. Aber es ist eindeutig auf dem schnellen Rückzug, denn immer mehr Dokumente werden nur noch elektronisch verarbeitet und archiviert. Wichtigster Treiber für ein papierloses Büro ist die Wirtschaftlichkeit, die sich vor allem durch gesparte Kosten im Personalbereich und durch weniger Ausgaben im Einkauf bemerkbar macht. Aber auch das gesteigerte Bewusstsein für die Umwelt spielt eine Rolle, wenn es darum geht, Papier zu sparen. Rechtliche Rahmenbedingungen, die es erlauben, Dokumente elektronisch zu verschicken und zu archivieren, begünstigen und beschleunigen den Trend, immer mehr Papier durch elektronische Dokumente zu ersetzen. 

Am 16. November 2017 findet in der Berliner c-base der alljährliche Open Source Business Day statt. Schwerpunktthema des diesjährigen Treffens der Open Source-Szene aus dem deutschsprachigen Raum: Trust matters – die neue Dimension der Digitalisierung. In Impulsvorträgen und einer Podiumsdiskussion setzen sich Protagonisten aus Politik und der Softwarebranche damit auseinander, wie die Digitalisierung unser wirtschaftliches Handeln prägt und wie wichtig dafür eine vertrauenswürdige und offene Infrastruktur ist. Im Anschluss präsentieren die Bewerber für den Open Source Business Award – OSBAR – ihre Einreichungen.  

Agilität wird heute groß geschrieben, nicht nur in der IT-Branche. Überall ist es wichtig, flexibel und schnell reagieren zu können. Sie kennen das aus Ihrem Business. Damit Sie Kundenanfragen und Projekte im Geschäftsalltag zügig bearbeiten können,  brauchen Sie Software, die verlässlich in Ihren Aufgaben unterstützt. So geht es uns bei agorum® auch. Was uns hilft, mit der Vielzahl der anfallenden Aufgaben agil zu arbeiten, ist ein ganz spezielles Tool: unser eigenes DMS. Wie wir es intern nutzen, möchten wir Ihnen in unserer neuen Reihe "Agil arbeiten mit agorum® core" verraten. Wir starten mit einer äußerst hilfreichen Funktion: den Shortcuts. 

Das digitale Zeitalter, in dem wir leben, bringt es mit sich, dass sich unsere Kommunikation im Allgemeinen stark verändert hat. Über zahlreiche elektronische Endgeräte sind wir praktisch jederzeit auf unterschiedlichsten Kanälen erreichbar. Über Messenger, SMS, E-Mail, Social Media-Kanäle, Chat-Systeme und auch noch das gute alte Papier erreichen uns in einem ständigen Fluss verschiedenste Informationen. Dabei den Überblick zu behalten, ist mittlerweile im privaten Bereich schon schwer, im beruflichen Alltag ob der Masse der eingehenden Informationen noch viel schwerer.  Wie Sie es in Ihrem Unternehmen schaffen, mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) den internen Informationsfluss in den Griff zu bekommen und zu steuern, möchte ich Ihnen im folgenden Blogartikel darstellen. 

 
Unterschiedlichste digitale und analoge Informationskanäle machen das Arbeitsleben  nicht unbedingt einfacher. Rechnungen und Verträge kommen häufig noch per klassischer Briefpost, die allgemeine geschäftliche Korrespondenz läuft meist über E-Mail ab, größere Dokumente und Dateien werden per Dropbox & Co verteilt und die Kommunikation im Projektteam läuft über einen internen Messenger oder womöglich sogar über einen externen Dienst wie Whatsapp ab. Das Ergebnis: Ständig muss zwischen unterschiedlichen Programmen, Geräten oder Medien gewechselt werden und es gibt keine zentrale Stelle, an der die Informationen strukturiert und ohne Medienbrüche zusammenkommen. Dass es besser geht, zeigt das Open Source Dokumentenmanagement-System agorum® core.

In den seltensten Fällen arbeiten heute noch restlos alle Mitarbeiter eines Unternehmens mit dem gleichen Betriebssystem auf den Rechnern. Häufig gibt es einen bunten Mix aus Windows-, Mac- und Linux-Betriebssystemen unterschiedlichster Versionen. Da wird es zum Problem, wenn das Dokumentenmanagement-System (DMS) nicht in der Lage ist mitzuhalten. agorum® core unterstützt Windows, Mac und Linux als Client-Betriebssysteme und ist abwärts kompatibel bis Windows XP.

E-Mails und deren Anhänge im Unternehmen sicher zu archivieren, ist eine nicht zu unterschätzende Aufgabe. Machen Sie es sich am besten so einfach wie möglich und nutzen Sie das Mailarchiv-Template von agorum® core. Sie installieren das Template einfach in agorum® core und legen sofort los. Das agorum® core Mailarchiv hilft Ihnen, die gesetzlichen Anforderungen an die E-Mail-Archivierung zu erfüllen, schützt vor Datenverlust, verhindert Manipulation, entlastet den Mailserver, macht E-Mails durchsuchbar und integriert sie in Ihre Geschäftsprozesse und elektonischen Akten. 

Im September 2018 sind wir das erste Mal auf der renomierten AMB (Internationale Ausstellung für Metallbearbeitung) präsent. Im Rahmen der Sonderschau "Digital Way" zeigen wir vom 18. bis 22. September 2018, wie Sie In Ihrem Unternehmen mit unserem Informations- und Dokumentenmanagement-System agorum® core durchgehend digitalisierte Prozesse über alle Unternehmensbereiche abbilden. Vom Marketing, über den Vertrieb, den Einkauf, die Entwicklung, die Produktion, die Lagerhaltung, die Logistik bis hin zur Verwaltung, der Buchhaltung und dem Controling organisieren Sie Ihre Prozesse und dazugehörigen Informationen über ein zentrales System: agorum® core.