Agil arbeiten mit agorum® core: Noch schneller mit Shortcuts

Agilität wird heute groß geschrieben, nicht nur in der IT-Branche. Überall ist es wichtig, flexibel und schnell reagieren zu können. Sie kennen das aus Ihrem Business. Damit Sie Kundenanfragen und Projekte im Geschäftsalltag zügig bearbeiten können,  brauchen Sie Software, die verlässlich in Ihren Aufgaben unterstützt. So geht es uns bei agorum® auch. Was uns hilft, mit der Vielzahl der anfallenden Aufgaben agil zu arbeiten, ist ein ganz spezielles Tool: unser eigenes DMS. Wie wir es intern nutzen, möchten wir Ihnen in unserer neuen Reihe "Agil arbeiten mit agorum® core" verraten. Wir starten mit einer äußerst hilfreichen Funktion: den Shortcuts. 

Mit Shortcuts noch schneller zum Ziel

Jeder Software-User kennt wohl die gängigen Tastenkürzel und -kombinationen, um sich im Programm seiner Wahl lange Klickorgien zu ersparen. Befehle wie "Copy&Paste", "Datei öffnen", "Fenster schließen" usw. sind so in Fleisch und Blut übergegangen, dass man gar nicht mehr groß darüber nachdenkt. Solche Shortcuts gibt es auch in agorum® core, denn wir denken beim Entwickeln unserer Software primär an Sie als User. Aber ganz uneigennützig sind wir auch nicht, denn was uns hilft, hilft auch Ihnen. Und da natürlich auch wir bei agorum® möglichst ohne Umwege ans Ziel kommen möchten, versuchen wir stets, noch kürzere Wege zu finden und unnötige Klicks zu sparen.  

Die agorum® Shortcuts

agorum® Smart Organisation stellt uns die im Arbeitsalltag relevanten Informationen übersichtlich und praxisgerecht zur Verfügung.  Im persönlichen Eingang werden jedem Mitarbeiter die Informationen gezeigt, die er braucht. Dazu zählen nicht nur eingehende E-Mails, sondern auch Notizen, Aufgaben, Anfragen von der Website oder markierte Dokumente. Wählt man eines dieser Objekte aus, kann man von hier aus direkt Aktionen auslösen, etwa Notizen zu einer Email verfassen. Was auf herkömmlichem Wege drei Klicks benötigt, erfolgt mit Hilfe unserer Shortcuts durch nur einen Key auf der Tastatur. In diesem konkreten Fall wäre das die Taste "N", die eine neue Notiz zum ausgewählten Objekt auslöst.   

Auch für das Bearbeiten von Aufgaben und Vorgängen haben wir eine Reihe von Kurzbefehlen definiert: "A" steht beispielsweise für "neue Aufgabe" und "V" für "neuen Vorgang". Die Pfeiltasten dienen uns ebenfalls als Shortcuts. Der Pfeil nach rechts markiert ein Objekt als erledigt; der Pfeil nach links als unerledigt. Ein erledigtes Objekt verschwindet dann automatisch aus dem Eingang. Somit schaffen wir in Nullkommanichts Ordnung im Postfach. 

Doch selbst beim agilsten Mitarbeiter sammelt sich schnell eine Vielzahl von Aufgaben an, die es in der richtigen Reihenfolge zu bearbeiten gilt. Damit wir das Wichtigste nicht aus dem Blick verlieren, haben wir unsere Prioritäten-Liste entwickelt. Durch Eingabe der Ziffern 1, 2 oder 3 vergeben wir so Prioritäten. Alle Objekte, die mit "1" markiert sind,  erscheinen ganz oben; danach folgen alle mit "2" und dann mit "3". Haben wir die Aufgabe erledigt und möchten die Priorität entfernen, wählen wir einfach "0" - et voilà: Das Objekt verschwindet aus der Liste. 

Diese Shortcuts funktionieren überall im DMS. Es ist also völlig egal, ob wir uns in einem Dashboard,  in unserem Eingang, in einer Kundenakte oder in einer anderen Browseroberfläche von agorum® core bewegen.

Alles eine Frage der Konfiguration

Die Tastenkürzel "N" für "neue Notiz" und "S" für "Suchordner" (Suche ab dem Ordner, der markiert ist) sind agorum® core Standard und funktionieren somit auch schon heute in Ihrem DMS.  Alle weiteren hier erwähnten Kürzel sind individuell und somit exakt an Ihre Arbeitsweise anpassbar. Brauchen Sie also ein Kürzel "A" wie "Ablageort öffnen" oder "P" wie "Notiz an Personalabteilung", kein Problem! Einzige Voraussetzung ist der Einsatz von agorum® Smart Organisation. 

Agil heißt ständig in Bewegung - ständig besser werden

Finden wir neue Dinge, die uns das Leben einfacher machen, so setzen wir diese nicht nur für unsere Kunden, sondern auch für uns selbst schnell um. Die Neuerungen werden also jeden Tag in der Praxis erprobt und getestet. 

So geschehen bei unseren neuesten Errungenschaft, dem Shortcut "H" - eine echte Bereicherung! Wir haben uns ja noch nie mit internen E-Mails aufgehalten. Lange Texte und Floskeln mögen wir nicht. Wir bringen es lieber auf den Punkt und daher hat es sich eingebürgert, dass wir nur noch ein kurzes "Hier" an Dateien angehängten, die wir mit Kollegen teilen wollten (wenn der Kontext klar ist). Um selbst dies nochmal zu verkürzen, befreit uns seit Neuestem die Taste "H" vom umständlicheren Erstellen einer Notiz und dem Ausschreiben des "Hier". 

Haben Sie jetzt Lust darauf bekommen, unsere Shortcuts ebenfalls zu nutzen oder eigene Shortcuts zu definieren? Welche Tastenkürzel sollen Ihnen das Leben erleichtern? Sprechen Sie uns an ...

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