Wie kommen meine Daten und Dokumente in das DMS - und wie binde ich die Daten in meine anderen Systeme ein? Unsere Antwort: am besten zeitsparend oder gleich automatisch. Vollautomatisch geht das über Schnittstellen, mit denen agorum® core mit anderen Softwareprodukten Daten austauscht. Teilautomatisch bis manuell wird es, wenn der Mensch etwas tun muss, zum Beispiel ein Dokument bearbeiten oder freigeben. Daher braucht es zwei Arten von Schnittstellen für die Kommunikation mit dem DMS. Schnittstellen zu anderen IT-Systemen und die Schnittstellen zu den Menschen, die mit agorum® core arbeiten. Dazu haben wir eine ganze Menge zu bieten. Hier eine kurze Übersicht:

In der vierten Folge meiner Blogserie "Digitale Transformation im Mittelstand", möchte ich Ihnen einige Tipps geben, wie Sie die richtige Software für Ihr Vorhaben auswählen. Sie wissen aus den vorherigen Beiträgen, welche Grundlagen Sie für die Digitalisierung brauchen. Ihre bestehenden Prozesse wurden überdacht, gegebenenfalls angepasst und die Ziele definiert, die Sie erreichen möchten. Wie Sie Ihre Mitarbeiter mit auf den Weg in die digitale Zukunft nehmen, ist auch klar. Jetzt fehlt Ihnen nur noch die Software, mit der Sie das alles optimal umsetzen. Sie schauen sich also um - und treffen auf einen unübersichtlichen Markt mit unzähligen Anbietern und Lösungen.

Im zweiten Teil unserer Serie "Wie Sie agorum® core effizient sichern", möchten wir Ihnen ein paar Impulse geben, wie Sie die Datensicherung mit Hilfe von virtualisierten Umgebungen bewerkstelligen können. Außerdem erhalten Sie Tipps und Hinweise für die Einrichtung einer möglichst reibungslosen Datensicherung. 

Unternehmen haben oft das Problem, dass aufgrund der über die Jahre gewachsenen IT-Infrastruktur viele Insellösungen mit sogenannten Datensilos entstanden sind. Das heißt, dass Informationen und Dokumente auf unterschiedlichsten Systemen verteilt sind und es häufig nahezu unmöglich ist, alle Informationen zu einem Kunden oder Projekt zusammenzusuchen. E-Mails liegen auf dem Mailserver in den Accounts der Mitarbeiter, Office-Dokumente verteilt auf Fileservern und Festplatten, Angebote und Rechnungen im ERP-System und die Dokumentation des Vorgangs im CRM. Um das zu ändern, müssen Sie aber nicht zwingend die ganze IT umstellen. Es reicht meist die Einführung eines ausgereiften Dokumentenmanagement-Systems (DMS), mit dem Sie automatisch alle E-Mails und Dokumente im Unternehmen zuverlässig archivieren und schnell durchsuchbar machen. Ein solches DMS ist agorum® core.

Kontinuierliches Prüfen, Infragestellen und Verbessern der Geschäftsprozesse erhält die Wettbewerbsfähigkeit und sichert den Vorsprung vor Ihren Marktbegleitern. Um mitzuhalten, brauchen Sie eine IT-Infrastruktur, die flexibel genug ist, sich immer wieder schnell an geänderte Abläufe anzupassen. Außerdem muss die Software es den Mitarbeitenden einfach machen, sich schnell in den Neuerungen zurechtzufinden und es ihnen ermöglichen, Verbesserungen unkompliziert einzubringen. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) kann hier in den meisten Fällen eine interessante Lösung sein. Weshalb? Das lesen Sie im folgenden Blogbeitrag.

Täglich gibt es Nachrichten über Verschlüsselungs-Trojaner, die in immer neuen Varianten und Versionen auftauchen. Die ausgeklügelten, auch Ransomware genannten Schadprogramme verschlüsseln Dateien auf lokalen Festplatten und Netzlaufwerken, die mit dem infizierten Rechner verbunden sind. Entschlüsseln lassen sie sich durch einen Entschlüsselungscode, den die Erpresser gegen ein »Lösegeld« in Form von Bitcoins herausgeben. Das kostet neben Geld auch unnötig viel Zeit und Nerven. Das Dokumentenmanagement-System agorum® core bietet Schutz und hilft schnell und einfach bei der Wiederherstellung der durch die Verschlüsselung unbrauchbaren Dokumente. 

Kundenberatung bei agorum® bedeutet, unsere Interessenten auf dem Weg zu ihrer optimalen DMS-Lösung zu begleiten. Interessenten sind bei agorum® keine lauwarmen Kontakte, sondern qualifizierte Leads, die über unser Inbound-Marketing zu uns gefunden und ein ernsthaftes Interesse daran haben, ihr Unternehmen mit unserem Dokumentenmanagement-System produktiver zu machen. Um dieses Ziel bestmöglich zu erreichen, analysiert unsere Kundenberatung die Anforderungen zusammen mir dem potenziellen Kunden genau und konzipiert die für ihn beste Lösung mit agorum® core. Die Basis dafür ist unser bewährtes 6 Schritte-Programm. 

Für verzögerungs- und fehlerfreie Abläufe in der Fertigung ist es wichtig, direkt in der Produktion auf die neuesten Dokumente des zu bearbeitenden Auftrags zugreifen zu können. Das können sowohl temporäre als auch dauerhaft „dynamische“ Dokumente, wie Fertigungsunterlagen, Bilddokumentationen oder CAD/CAM-Dateien sein. Oft unterliegen diese Dokumente kurzfristigen Änderungen und werden meist in unterschiedlichen Anwendungen erstellt. Jede Änderung sollte daher anwendungsübergreifend schnell weitergegeben werden können, so dass die aktuellsten Dokumente sofort an der richtigen Stelle zu finden sind.  

Im Marketing bei agorum® zu sein, ist eine der spannendsten Aufgaben, die man sich vorstellen kann. Wir haben mit agorum® core ein herausragendes Business-to-Business-Produkt mit vielseitigen Funktionen und Modulen, die den Menschen den Arbeitsalltag erleichtern, nicht zuletzt auch uns selbst. Das kommunizieren wir natürlich gerne über alle Kanäle nach außen - und das ausnahmslos in Eigenregie. Vom Messeflyer über die Eventplanung, die Rundum-Betreuung der Website und das Schreiben unseres Blogs bis hin zur Markenstrategie erledigen wir alles selbst. Da kommt keine Eintönigkeit auf und es bleibt immer abwechlungsreich. Was wir (noch) nicht selbst können, bringen wir uns bei. 

Die Keimzelle für einen Software-Hersteller ist natürlich die Entwicklungsabteilung. Denn ohne unsere programmiersüchtigen Entwickler gäbe es logischerweise kein erfolgreiches agorum® core. Unser Entwicklerteam arbeitet - wie alle bei agorum® - nach agilen, auf SCRUM basierenden Methoden, die von einem dafür selbst entwickelten Organisationstool unterstützt werden. Sie entwickeln damit das Dokumentenmanagement-System und seine Zusatzmodule stetig weiter und setzten Kundenprojekte um. Da wir großen Wert auf die Bedürfnisse unserer Kunden legen, sind die Software-Entwickler eng mit dem Supportteam und der Kundenberatung verknüpft, um ein Gespür dafür zu haben, wie unsere Kunden arbeiten und was der Markt braucht.