Dokumentenmanagement Blog

Automatische Versionierung von Dokumenten

[fa icon="calendar"] 15.11.2017 10:01:00 / by Stefan Röcker

Automatische Versionierung von DokumentenIn vielen Alltagssituationen ist die Versionierung von Dokumenten extrem hilfreich. Sie ist ein hilfreicher Schutz vor dem versehentlichen Überschreiben einer Datei und macht es sehr einfach, auf eine frühere Version eines Textes, einer Grafik oder Präsentation zurückzugreifen, die vielleicht doch die bessere Variante war. Werden regelmäßig fortlaufende Versionen eines Dokumentes angelegt, lässt sich auch sehr einfach die Entstehungsgeschichte nachvollziehen. Diese Versionen manuell anzulegen und übersichtlich zu organisieren, erfordert allerdings viel Mühe und Disziplin. Besser, Sie lassen das von Ihrem Dokumentenmanagement-System (DMS) erledigen. Lesen Sie in diesem Blogartikel, wie einfach das mit agorum® core funktioniert.

 

Wie funktioniert die Versionierung von Dokumenten in agorum® core?

Ganz einfach, Sie speichern das bearbeitete Dokument wie gewohnt ab. Das war es schon. Mehr brauchen Sie nicht zu tun, alles andere erledigt agorum® core für Sie automatisch. 

Das Dokumentenmanagement-System legt jedes Mal, wenn Sie ein Dokument bearbeitet, abgespeichert und geschlossen haben im Hintergrund eine Version an, auf die Sie jederzeit zurückgreifen können. Wie viele Versionen von einem Dokument angelegt werden sollen, legen Sie selbst fest. Von null bis unendlich ist dabei alles möglich. Haben Sie die Anzahl auf zum Beispiel zehn limitiert, wird ab der elften Version, die jeweils zweit-älteste gelöscht (das Original bleibt immer erhalten).

 

Versionen anzeigen und wiederherstellen

Um sich ältere Versionen eines Dokuments anzuschauen, suchen Sie das Dokument im DMS und klicken es an. Die aktuelle Version wird Ihnen sofort in einer Vorschau angezeigt, ohne dass Sie das Dokument öffnen müssen.

Dokument in agorum® core auswählen

 

Die älteren Versionen werden Ihnen angezeigt, wenn Sie sich über die rechte Maustaste in das Kontextmenü der Datei klicken. In unserem Beispiel befindet sich die Dokumentenhistorie unter Dokument --> Historie --> anzeigen. 

Historie im Kontextmenü auswählen

 

Die Versionen des Dokuments werden Ihnen in einem Auswahlmenü chronologisch angezeigt, Sie können einfach auswählen, welche Variante Sie sich in der Vorschau ansehen möchten.

Version des Dokumentes auswählen, die angezeigt werden soll

 

 

Möchten Sie eine der älteren Versionen der Datei zum aktuellen Dokument machen, klicken Sie einfach auf »Auswahl wiederherstellen«, um mit dieser Variante weiterzuarbeiten. Die bis dahin neuste Version wird dabei wiederum versioniert, so dass Sie bei Bedarf auch darauf wieder zurückgreifen können. 

Ältere Version zur aktuellen Verision machen

 

Fazit: Mit dem Dokumentenmanagement-System agorum® core brauchen Sie sich um die Versionierung von Dokumenten nicht mehr selbst zu kümmern und können schnell und einfach auf die automatisch erstellten Versionen zurückgreifen. 

 

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Themen: agorum core im Alltag




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