Dokumentenmanagement Blog

Papierloses Büro: Existiert es wirklich nur auf dem Papier?

[fa icon="calendar"] 01.11.2017 10:52:00 / by Stefan Röcker

Papierloses Büro: Existiert es wirklich nur auf dem Papier?

 

Meine Antwort darauf lautet eindeutig: Jein! Es wird noch einige Zeit so bleiben, dass Papier nicht komplett aus den Büros verschwindet. Aber es ist eindeutig auf dem schnellen Rückzug, denn immer mehr Dokumente werden nur noch elektronisch verarbeitet und archiviert. Wichtigster Treiber für ein papierloses Büro ist die Wirtschaftlichkeit, die sich vor allem durch gesparte Kosten im Personalbereich und durch weniger Ausgaben im Einkauf bemerkbar macht. Aber auch das gesteigerte Bewusstsein für die Umwelt spielt eine Rolle, wenn es darum geht, Papier zu sparen. Rechtliche Rahmenbedingungen, die es erlauben, Dokumente elektronisch zu verschicken und zu archivieren, begünstigen und beschleunigen den Trend, immer mehr Papier durch elektronische Dokumente zu ersetzen. 

 

Digitale Inhalte ermöglichen automatisierte Abläufe

Elektronische Dokumente verursachen deutlich weniger Aufwand als Dokumente, die nur auf Papier im Büro zirkulieren. Wo bisher Menschen stundenlang damit beschäftigt waren, Post zu sortieren, zu verteilen und zu bearbeiten, erledigen heute elektronische Systeme diese Aufgabe innerhalb von wenigen Minuten. Empfangene Papierdokumente werden einfach gescannt und durch die Software erfasst und verarbeitet. Dabei können auch schon die Inhalte der Dokumente geprüft werden.

Häufigstes Beispiel hierfür sind sicherlich Rechnungen. Die Stammdaten des Absenders überprüft die Software selbst, indem sie beispielsweise Adressdaten, Bankverbindung oder Steuernummer gegen die bereits im ERP-System gespeicherten Daten abgleicht. Zudem wird überprüft, ob alle in der Rechnung aufgeführten Positionen und Summen korrekt sind. Das spart viel manuellen Aufwand und kann theoretisch sogar so weit getrieben werden, dass die Prüfung und Freigabe einer Rechnung komplett automatisch ausgeführt wird. In der Praxis wird aber oft ein Mensch sich das Endergebnis noch einmal anschauen und die Rechnung endgültig freigeben. Wie das im Detail funktioniert, haben wir in diesem Blogartikel beschrieben. 

Der Vorgang klappt natürlich auch mit Rechnungen, die per E-Mail verschickt werden. Es entfällt einfach das Scannen. Hier hat der Gesetzgeber 2014 die Hürden für das papierlose Büro gesenkt, indem er es seither erlaubt, Rechnungen auch ohne Signatur elektronisch zu verschicken.

Weitere Beispiele, welche Vorgänge automatisiert werden können, finden sich hier.

 

Kosten beim Einkauf und bei der Aufbewahrung von Dokumenten senken

Auch im Einkauf macht sich ein papierloses Büro bemerkbar - Kosten für Papier, Drucker und Tinte sinken rapide. Ein zentrales Element spielt dabei die elektronische Akte, die es allen Beteiligten erlaubt, zentral auf alle Dokumente zuzugreifen. Die Folge: Dokumente werden seltener ausgedruckt und verteilt. Aber nicht nur Papier wird dadurch gespart, auch der Speicherplatz auf Servern und Laufwerken wird besser genutzt, denn die Dokumente werden nicht mehr an unterschiedlichen Orten gespeichert. Notizen, die direkt an die Dokumenten angehängt werden, ersetzen E-Mails komplett und vermeiden das bekannte E-Mail-Ping-Pong, bei dem Dateien mehrfach hin- und hergeschickt werden.

Für die Lagerung elektronischer Dokumente werden keine Räume, Regale und Aktenordner mehr benötigt. Diese Kosten entfallen vollständig. Außerdem verringern sich die Suchzeiten um ein Vielfaches. Denn statt im Aktenkeller nach dem richtigen Ordner zu suchen, finden sich die Dokumente über die elektronische Volltext- oder Metadatensuche innerhalb von Sekunden.

 

Resourcenverbrauch eingrenzen und die Umwelt schonen

Nicht zuletzt legen viele Verbraucher Wert auf Unternehmen, die vorsichtig mit den vorhandenen Rohstoffen umgehen. Ein papierarmes Büro schont die Regenwälder, reduziert den hohen Energieverbrauch, der bei der Herstellung von Papier anfällt und macht sich gut in den eigenen Berichten zum Umweltschutz.

 

Fazit: Das papierarme Büro ist bereits in vielen Fällen Realität, ein papierloses Büro ist noch Utopie.

 

Möchten Sie ein nahezu papierloses Büro live erleben? Vereinbaren Sie einen Termin:

Ihr DMS live erleben

 

Themen: Dokumentenmanagement




Kommentare

Wir freuen uns auf Ihr Feedback!