Schon wieder Skonto verpasst? Wichtige Dokumente in der Hauspost verloren gegangen? Unterlagen, die auf der Suche nach dem richtigen Verantwortlichen Irrwege im Unternehmen nehmen? Einige Belege zu einem Vorgang in der digitalen Akte und andere verschollen im endlosen Aktenarchiv? Kommen Ihnen diese Szenarien bekannt vor? Sie würden viel schneller und effizienter arbeiten, wenn Ihnen Ihre internen Prozesse nicht im Wege stehen würden? Ach, wenn Sie nur könnten, wie Sie wollten… Können Sie doch! Mit einer leistungsfähigen Dokumentenerfassung und -archivierung, die Ihnen die ganze Arbeit abnimmt und Ihre komplette Eingangspost clever steuert.
So sparen Sie Zeit und Geld von Anfang an
Rechnungen, Lieferscheine, Kundenaufträge… All diese Dokumente laufen meist an zentraler Stelle im Unternehmen zusammen und müssen dann von dort an einen oder mehrere Empfänger weitergetragen werden. Mancherorts nimmt man "tragen" sogar noch wörtlich. Leider sind diese Vorgänge oft viel zu langwierig und umständlich - schlicht unproduktive Kostenfresser. Sie passen nicht mehr zu den Ansprüchen an die Arbeitswelt 4.0. Informationen müssen heute sofort und überall zur Verfügung stehen und geteilt werden können. Ohne Verzögerungen und unternehmensweit. agorum® core DocForm unterstützt Sie dabei, Ihre Dokumentenerfassung so zu vereinfachen, dass Sie viel Zeit und somit Geld sparen - vom ersten Augenblick an. DocForm ist Ihr Automatisierungsexperte, wenn es darum geht, Belege schnell und ohne Aufwand zu erfassen und effizient weiter zu verarbeiten.
Papierdokumente automatisch erfassen
Jegliche Eingangspost elektronisch zu erfassen, geht mit DocForm kinderleicht. Ganze Stapel an gescannten Unterlagen werden vollautomatisch erfasst. Für wiederkehrende Dokumententypen wie Rechnungen definieren Sie nur einmal zentral, welches die entscheidenden Parameter sind. Für alle Folgenden weiß DocForm, woran es diese Rechnungen etwa von Lieferscheinen unterscheidet. Mit dem intelligenten Definitionsassistenten teilen Sie Ihrem DMS mit wenigen Mausklicks mit, welche ganz spezifischen Inhalte die Rechnung enthält. Somit geht das Erkennen zukünftig noch schneller. Die leistungsfähige OCR-Technologie im Hintergrund macht die automatische Texterkennung möglich. Inhalte werden vom scannerunabhängigen OCR im Volltext erfassst und DocForm extrahiert dann die Metadaten eines Dokumentes. Somit digitalisieren Sie also Ihre Papierdokumente in Nullkommanichts und können diese sofort durchsuchen. Minimaler Aufwand für maximalen Nutzen.
Den Turbo einschalten
100 Prozent exakt und ganz ohne OCR werden Daten mit dem Modul DocForm Extended ausgelesen. Elektronisch erzeugte Dokumente, die durchsuchbar sind, enthalten textliche Informationen bereits so, wie sie im DMS benötigt werden. Koordinatengenau liest DocForm Extended diese Inhalte aus PDFs, Office-Dokumenten oder Emails inkl. ihrer durchsuchbaren Anhänge aus. Und weil das viel schneller geht als über den OCR, spart das nicht nur wertvolle Zeit, sondern auch Rechenleistung.
Und es kommt noch besser: Jegliche Drittsoftware, die solche durchsuchbaren Dokumente erzeugt, können Sie mit DocForm Extended ohne zusätzliche Schnittstelle direkt an Ihr DMS anbinden. Eingehende wie ausgehende Daten aus all Ihren Tools für ERP, HR, CMS, etc. können Sie somit ohne Zeitverlust nutzen. Ihre steuerrelevanten Informationen können Sie DATEV-gerecht an Ihren Steuerberater übergeben. Einfach super: Der OCR ist entlastet, Sie sind happy und ihr Steuerberater erst recht. So einfach kann Dokumentenerfassung sein!
Einzelpositionen automatisiert auslesen
Aus oft wiederkehrenden Eingangsdokumenten werden mit DocForm Positions Einzelpositionen automatisiert ausgelesen und diese gleich dorthin geleitet, wo Sie sie brauchen. Ohne dass Sie etwas davon bemerken. Alle Angaben auf einer Rechnung wie beispielsweise Positionsnummern, Artikelbezeichnungen, Beträge usw. werden erfasst und stehen sofort für Ihren Buchhalter zur Verfügung - oder wer auch immer sie benötigt. DocForm erinnert Sie automatisch daran, weitere Metadaten, die nicht im Dokument enthalten, aber für die Weiterverarbeitung wichtig sind (z.B. ein Kostenstellenkonto), hinzuzufügen. So wird nichts mehr vergessen. Und Fehler durch Abtippen gibt’s auch nicht mehr.Inhalte automatisiert abgleichen
Sind Sie es leid, die Inhalte in Ihren Eingangsdokumenten mit denen in Ihren Systemen immer wieder händisch abzugleichen? Auch hier schafft DocForm Abhilfe. Mit dem Modul DocForm Verify werden Dokumenteninhalten automatisiert überprüft. Es wird geprüft, ob Brutto- minus Nettobetrag auf einer Rechnung gleich dem Mehrwertsteuerbetrag entspricht. Oder auch ob die Positionen in der Eingangsrechnung mit denen auf der Bestellung in Ihrem ERP-System übereinstimmen.
Übrigens: Ganz nebenbei erreichen Sie mit DocForm die beste Datenqualität, denn das System fragt automatisch nach, wenn Metadaten unvollständig oder nicht im richtigen Format vorliegen. Wenn gewünscht, korrigiert es sogar selbstständig.
Dokumentenerfassung, die alle glücklich macht
Dokumentenerfassung und -archivierung to go
DocForm bequem von unterwegs oder im Home Office nutzen? Gar kein Problem. Mobile Scan-Technologien machen es möglich. Arbeiten ist völlig unabhängig vom Gerät und vom Standort jederzeit möglich. Dokumente werden nach dem Scannen gleich automatisch abgelegt, revisionssicher versteht sich. Folgeprozesse wie Wiedervorlage, Freigabe-Prozesse und Bearbeitungs-Workflows werden automatisch ausgelöst.
Ein Beispiel: Ihr Außendienstler scannt Kunden- oder Spesenbelege direkt vor Ort mit dem Smartphone. Er braucht sich keinerlei Gedanken über die Formalitäten zu machen, denn er weiß, dass ein Innendienst-Mitarbeiter sofort eine Meldung erhält, einen neuen Kundenauftrag anzulegen, oder dass die Buchhaltung zur Spesenabrechnung aufgefordert wird. Somit sind alle Beteiligten stets up-to-date und können sich auf Ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren.
Unternehmensweit effizient arbeiten
DocForm kann in allen Unternehmensbereichen eingesetzt werden: Für Auftragsbestätigungen im Vertrieb, für Zeichnungen in der Konstruktionsabteilung oder für Arbeitspläne in der Fertigung. Ganz egal, wie die Daten herein kommen, ob per Email oder Papier, per EDI-Dokument oder aus Ihrem ERP. ACL-Berechtigungen gewährleisten, dass jeder nur die Informationen sieht, die für sie/ihn relevant sind - ein wichtiges Feature bei sensiblen Daten, wie z.B. in der Personalabteilung. Daten können zudem nicht mehr verloren gehen, weil Sie im DMS revisionssicher gespeichert sind.
Der große Vorteil von DocForm liegt darin, dass Sie nicht mehr jedes Schriftstück wortwörtlich "in die Hand nehmen", ablegen und wieder suchen müssen. Die integrierten Automatismen steigern Ihre Produktivität. Und Sie können sich endlich um die wirklich wichtigen Dinge kümmern! So kommen Sie voran. Und ihr Team auch.
Mein DMS. Mein DocForm.
In einer schnelllebigen Arbeitswelt können sich auch Prozesse immer wieder ändern. Mit DocForm bleiben Sie flexibel, denn es passt sich an die verändernden Gegebenheiten in Ihrem Unternehmensalltag an. Wie Daten ausgelesen, weiterverarbeitet und wieder ausgegeben werden, ist beliebig konfigurierbar. Die Texterkennung per OCR-Software zu verbessern, ist genauso möglich wie Zeichenketten aufzuschlüsseln oder Formate abzuprüfen und abzuändern. Gescannte Dokumente können Sie bei Bedarf über eine Audit-Oberfläche nachbearbeiten. Sie behalten also zu jeder Zeit die volle Kontrolle über Ihre Daten. Zudem ist DocForm für User wie auch für Administratoren leicht zu bedienen und schnell installiert.
Ich sage nur: Ade, ihr staubigen Aktenarchive! Bye bye, du träge Hauspost!
Hello, mein DocForm!
Fazit: Mit DocForm erfassen und archivieren Sie Ihre Dokumente vollautomatisch. So arbeiten Sie effizient und sparen Zeit und Geld.
Wollen Sie sich selbst ein Bild von DocForm machen?
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