Produkte: DocForm Funktionen

Ihr DMS live erleben
 

agorum® core DocForm

Integrierte Funktionen für Ihre automatische Dokumentenerfassung.

 
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DocForm Dokumententypen

Im Unternehmen anfallende Belegarten nur einmal zentral definieren.
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DocForm Training

Dokumente einmal "trainieren" und zukünftig schneller verarbeiten.
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 DocForm Split & Merge

Dokumente automatisch trennen oder zusammenfügen.
 
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DocForm Audit

Ein einziger Ort für alles, was manuell geprüft werden soll.
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DocForm + Aktive Ordner

Aktionen auslösen und so das Verhalten von Dokumenten steuern.
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DocForm + JavaScript

DocForm nahezu unbegrenzt anpassen oder erweitern.
 
 

DocForm Dokumententypen

Vorhandene Belegarten nur einmal zentral definieren.

 
In Unternehmen gibt es verschiedene Dokumententypen: Von A wie Angebot bis Z wie Zahlungsanweisung. Dazwischen tummeln sich Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen, Datenblätter, Stücklisten, Bilddateien und vieles mehr. Mit DocForm Dokumententypen brauchen Sie für jede Art von Dokument nur einmal zu definieren, welche Informationen dieser Dokumententyp enthält und in welchem Format sie im DMS vorliegen sollen. So erfasst DocForm zukünftig automatisch alles, was Sie benötigen.
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In Unternehmen gibt es verschiedene Dokumententypen: Von A wie Angebot bis Z wie Zahlungsanweisung. Dazwischen tummeln sich Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen, Datenblätter, Stücklisten, Bilddateien und vieles mehr. Mit DocForm Dokumententypen brauchen Sie für jede Art von Dokument nur einmal zu definieren, welche Informationen dieser Dokumententyp enthält und in welchem Format sie im DMS vorliegen sollen. So erfasst DocForm zukünftig automatisch alles, was Sie benötigen.
 
 

DocForm Training

Dokumente einmal "trainieren" und zukünftig schneller verarbeiten.

Wer trainiert, ist hinterher leistungsfähiger. Anders als im Sport brauchen Ihre Dokumente dazu aber nur eine einzige Trainingseinheit. Dank intelligentem Definitionsassistenten und grafischer Oberfläche ist das DocForm Training innerhalb weniger Minuten erledigt. Mit der Maus zeigen Sie Ihrem Dokumentenmanagement-System einfach und schnell, wo auf dem Dokument die Daten stehen, die Sie auslesen möchten. Kein lästiges Tippen und kein umständliches Ausmessen von Abständen. Eben DocForm Training. 
 

Ihr "Personal Trainer", der intelligente Definitionsassistent, geht die nötigen Metadaten automatisch nacheinander durch und fordert Sie auf, ihm zu zeigen, wo im Dokument z.B. die Rechnungsnummer steht.

Sie markieren einfach mit der Maus erst die Rechnungsnummer und dann als Referenz das Wort Rechnungsnummer, Rg.Nr., Rechnungs-Nr. oder wie immer Ihr Lieferant dieses Metadatum bezeichnet. Das war's schon. 

Damit jeder Mitarbeiter nur die für ihn relevanten Dokumente sieht, lässt sich DocForm Training für jede Abteilung und jeden Bereich individuell berechtigen.

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Ihr "Personal Trainer", der intelligente Definitionsassistent, geht die nötigen Metadaten automatisch nacheinander durch und fordert Sie auf, ihm zu zeigen, wo im Dokument z.B. die Rechnungsnummer steht.

Sie markieren einfach mit der Maus erst die Rechnungsnummer und dann als Referenz das Wort Rechnungsnummer, Rg.Nr., Rechnungs-Nr. oder wie immer Ihr Lieferant dieses Metadatum bezeichnet. Das war's schon. 

Damit jeder Mitarbeiter nur die für ihn relevanten Dokumente sieht, lässt sich DocForm Training für jede Abteilung und jeden Bereich individuell berechtigen.

 
 

DocForm Split & Merge

Dokumente automatisch trennen oder zusammenfügen.

Mit DocForm Split & Merge können Sie gescannte Unterlagenstapel in einem einzigen Arbeitsgang automatisch trennen. DocForm Split & Merge trennt die Dokumente völlig automatisch, wenn Sie vor dem Scannen beispielsweise Trennseiten zwischen die einzelnen Dokumente legen oder einen Barcode auf jede erste oder letzte Seite kleben. Natürlich lassen sich auch bereits im Dokument enthaltene Merkmale zur Trennung nutzen, z.B. wenn jede erste Seite eine bestimmte Formularnummer oder ähnliches enthält. Der ganze Dokumentenstapel wird nach dem Scannen zur Sichtkontrolle in einer separaten Oberfläche dargestellt, in der Sie die Dokumente auf Wunsch mit den Pfeiltasten manuell trennen oder zusammenfügen können. Oder Sie verwenden das übersichtliche Kontextmenü, das sich mit Rechtsklick auf ein Dokument öffnet.

Zum Trennen können Sie entweder Trennblätter zwischen die Dokumente legen, Barcodes auf jede erste Seite kleben...
... oder den Stapel anhand von Kriterien auf den Dokumenten selbst automatisch trennen lassen.
 
 

DocForm Audit

Die Sammelstelle für alles, was manuell geprüft werden soll.

Die OCR-Engine hat ein Dokument nicht korrekt erkannt? Bei der Prüfung einer Rechnung stellt DocForm Verify z.B. eine falsch berechnete Umsatzsteuer fest? Oder haben Sie Dokumenttypen, die so individuell sind, dass auf jeden Fall ein Mitarbeiter draufschauen sollte, bevor sie automatisch weiterverarbeitet werden?

Für diese und weitere Fälle gibt es DocForm Audit, das übersichtlich an einem Ort alle Dokumente sammelt, die ein Mitarbeiter prüfen bzw. manuell bearbeiten soll. Ebenso wie DocForm Training lässt sich auch DocForm Audit entweder zentral oder für jede Abteilung individuell berechtigen. Dank cleverer Warteschlange und übersichtlicher Kennzeichnung sieht der Bearbeiter gleich, was beim jeweiligen Dokument zu tun ist, kann die nötigen Schritte effizient nacheinander erledigen und das Dokument in die automatische Weiterverarbeitung schicken.

 
 

DocForm + Aktive Ordner

Aktionen auslösen und so das Verhalten von Dokumenten steuern.

Aktive Ordner sind ein ebenso mächtiges wie komfortables Werkzeug, um zu bestimmen, was mit einem Dokument passieren soll, sobald es im DMS ankommt. Soll ein Dokument automatisch erfasst werden, können Sie es beispielsweise in einen DocForm-Eingangsordner scannen und damit Aktionen auslösen, die für die automatische Erfassung notwendig sind. Sie können Benutzergruppen festlegen, die Dokumente trainieren oder im Audit bearbeiten sollen, aber auch Parameter für die Texterkennung hinterlegen, umfangreiche Filterfunktionen einrichten und vieles mehr.
 
Aktive Ordner mit OCR Parameter.jpg
 

DocForm + JavaScript

Anpassen. Erweitern. Nahezu unbegrenzte Möglichkeiten.

Die Qualität der Texterkennung per OCR-Software verbessern, Kennungen für die Weiterverarbeitung der Dokumente einstellen, Formate abprüfen und ändern, Zeichenketten aufschlüsseln oder auch - wie im Beispiel - unerwünschte Zwischenräume manuell entfernen: In Verbindung mit JavaScript läuft DocForm zu wahren Höchstleistungen auf. Versierte Benutzer haben unzählige Möglichkeiten, das Modul anzupassen oder zu erweitern. Wenn Sie keinen JavaScript-Experten an der Hand haben, definieren wir Ihre individuellen JavaScripts gerne für Sie.
 
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Ein unschlagbares Team für alle Fälle.

Automatische Dokumentenerfassung von A bis Z mit den Modulen der agorum® core DocForm-Familie:

 

Dokumente, Rechnungen automatisch verarbeiten
Dokumente aller Art automatisch auslesen
und effizient weiter verarbeiten.
Dokumente, Rechnungen automatisch verarbeiten
Rechnungspositionen, Stücklisten etc. positionsgenau auslesen.
Dokumente, Rechnungen automatisch verarbeiten
Ausgelesene Metadaten ganz einfach abgleichen und verifizieren.
OCR Texterkennung: gescannte Dokumente erfassen und durchsuchen
Texterkennung: Gescannte Dokumente automatisch auslesen und durchsuchbar machen.
Dokumente, Rechnungen automatisch verarbeiten
Dokumente einfach ohne OCR automatisch auslesen.