Dokumentenmanagement Blog

8 Gründe, warum ein DMS Zeit und damit Geld spart

[fa icon="calendar'] 25.05.2016 09:47:00 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement

 

Zeit und damit Geld sparen - diese simple Begründung taucht immer wieder auf, wenn Sie sich mit dem Thema Dokumentenmanagement beschäftigen. Manchmal hört sich das etwas konstruiert und sehr abstrakt an, Fakt ist aber, dass ein Dokumentenmanagement-System (DMS) viele Funktionen aufweist, die in der täglichen Arbeit nicht nur das Leben erleichtern, sondern auch wirklich Zeit und Geld sparen!

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Elektronischer Posteingang - perfekt organisiert mit agorum® core

[fa icon="calendar'] 24.05.2016 09:10:26 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement, agorum core im Alltag

 
Unterschiedlichste digitale und analoge Informationskanäle machen das Arbeitsleben  nicht unbedingt einfacher. Rechnungen und Verträge kommen häufig noch per klassischer Briefpost, die allgemeine geschäftliche Korrespondenz läuft meist über E-Mail ab, größere Dokumente und Dateien werden per Dropbox & Co verteilt und die Kommunikation im Projektteam läuft über einen internen Messenger oder womöglich sogar über einen externen Dienst wie Whatsapp ab. Das Ergebnis: Ständig muss zwischen unterschiedlichen Programmen, Geräten oder Medien gewechselt werden und es gibt keine zentrale Stelle, an der die Informationen strukturiert und ohne Medienbrüche zusammenkommen. Dass es besser geht, zeigt das Open Source Dokumentenmanagement-System agorum® core.

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Digitale Transformation: Mit einem modernen DMS geht's besser

[fa icon="calendar'] 19.05.2016 09:25:45 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Digitale Transformation gilt schon jetzt als eins der Buzzwords des Jahres. Fakt ist, dass sich Unternehmen dem digitalen Wandel stellen müssen, um langfristig zukunftsfähig zu bleiben. Denn egal, ob sie die Digitalisierung aktiv vorantreiben oder noch an alten Strukturen festhalten, sie sind mittendrin im Transformationsprozess - ob sie wollen oder nicht. Deswegen ist genau jetzt die richtige Zeit, ein neues Dokumentenmanagement-System einzuführen.

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Die digitale Kundenakte: Näher dran am Kunden.

[fa icon="calendar'] 18.05.2016 10:37:53 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement


Die Geschwindigkeit, in der Geschäftsprozesse ablaufen, nimmt auf Grund der Digitalisierung und der allgegenwärtigen Verfügbarkeit des Internets immer weiter zu. Die Menschen sind es gewohnt, sehr schnell eine Antwort auf Ihre Anfragen zu erhalten. Wer da nicht mithalten kann, gerät über kurz oder lang ins Hintertreffen. Denn wenn Kunden etwas haben oder wissen möchten, dann möchte sie es im Normalfall sofort. Der Geduldsfaden wird bei vielen immer kürzer, und wenn Sie nicht sofort reagieren können, ist mit einiger Sicherheit einer Ihrer Konkurrenten schneller und der Kunde möglicherweise weg. Daher ist es wichtig, schnell auf wirklich alle Kundeninformationen zugreifen zu können. Wie eine digitale Kundenakte in einem Dokumentenmanagement-System (DMS) Ihnen dabei hilft, beschreibe ich Ihnen im Folgenden.

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agorum® core: mehr Usability für jedes Alter und jede Arbeitsweise

[fa icon="calendar'] 11.05.2016 10:04:33 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Ältere Mitarbeiter tun sich schwerer mit neuer Software, jüngere hingegen zeigen kaum Toleranz für altmodische Oberflächen und eine umständliche, wenig intuitive Bedienung. So das Klischee, das durch diverse Studien ebenso untermauert wird wie das Gegenteil. Einig sind sich jedoch alle Usability-Experten in einem Punkt: Die Akzeptanz durch die Benutzer entscheidet maßgeblich, ob eine Software erfolgreich eingeführt wird oder eben nicht. Gerade bei einem Dokumentenmanagement-System (DMS), das naturgemäß sehr tief in die Prozesse des Unternehmens eingreift, macht es also Sinn, genau zu schauen, wie die Benutzer ticken, was sie sich wünschen und wie sie arbeiten. 

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Projektdokumentation mit elektronischen Projektakten automatisieren

[fa icon="calendar'] 10.05.2016 10:00:00 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Projektdokumentation mit elektronischen Projektakte automatisieren

 

Der Begriff Projektdokumentation wird im Alltagsgebrauch sehr vieldeutig verwendet.  Es gibt die normierte Definition nach DIN 6990, wonach der Begriff als "Zusammenstellung ausgewählter, wesentlicher Daten über Konfiguration, Organisation, Mitteleinsatz, Lösungswege, Ablauf und erreichte Ziele des Projektes" definiert ist. Aber auch die laufende Prozessdokumentation, wonach alle wesentlichen Schritte eines Projektes protokolliert und nachvollziehbar archiviert werden, wird häufig als Projektdokumentation bezeichnet. Wie Sie die laufende Dokumentation Ihrer Projekte mit einem Dokumentenmanagement-System automatisieren und daraus einen Projektabschlussbericht erstellen, möchte ich Ihnen im Folgenden kurz erläutern.

 

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Leistungsfähige Volltextsuche verfeinert schrittweise Ergebnislisten

[fa icon="calendar'] 04.05.2016 11:49:35 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement, agorum core im Alltag

 

Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) indexieren im Regelfall alle Texte und Metadaten aus Dokumenten, die im System gespeichert werden. Dabei ist es egal, ob der Text bereits durchsuchbar ist, wie zum Beispiel in einem Office-Dokument, oder aber in eine Bilddatei integriert ist, zum Beispiel in einer TIFF-Datei. Letztere werden mit einem Texterkennungsprogramm (OCR) komplett erfasst und durchsuchbar gemacht. Die indexierten Texte können über eine Volltextsuche abgerufen werden. Um bei häufig auftretenden Begriffen schneller zum gesuchten Dokument zu kommen, können bei agorum® core jetzt die Trefferlisten Schritt für Schritt mit weiteren Suchbegriffen eingeschränkt werden. Schneller finden leicht gemacht! 

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Elektronische Belegerfassung: Zeit, Geld und Nerven sparen

[fa icon="calendar'] 03.05.2016 14:42:32 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

 

Wer "elektronische Belegerfassung" hört, denkt meist zuerst an Eingangsrechnungen. Dabei ist die Bezeichnung "Beleg" viel umfassender, denn Belege fallen in allen Bereichen des Unternehmens an. Beispielsweise gelten Inventurlisten oder Materialentnahmescheine ebenso als Belege wie Lohn- und Gehaltslisten. Was es bringt, alle Belege im Unternehmen elektronisch zu erfassen, möchte ich in diesem Beitrag näher untersuchen.

 

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Elektronische Aktenführung mit einem Dokumentenmanagement-System

[fa icon="calendar'] 28.04.2016 09:23:53 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement

 

Die Akte als Aufbewahrungsort für Schriftstücke jeglicher Art hat eine lange Tradition, denn bereits seit dem späten Mittelalter werden Akten geführt. Anfangs wurden die gesammelten Papiere von Aktenzwirn zusammengehalten, bevor sich zu Beginn des 20ten Jahrhunderts Ordner, Schnellhefter und Heftstreifen durchsetzten. Der heute noch bekannt und beliebte Aktenordner wurde von Friedrich Soennecken zusammen mit dem Locher 1896 als "Apparat zum zeitweisen Zusammenheften von Briefen" erfunden. Spätestens damit war die Zeit des Aktenzwirns abgelaufen. Anfang des 21ten Jahrhunderts ist es nun der Papieraktenordner, der nicht mehr zeitgemäß ist, denn die elektronische Aktenführung hat ihm längst den Rang abgelaufen. Egal ob Kunden-, Lieferanten-, Personal-, Projekt-, Patienten- oder Verwaltungsakte die elektronische Akte ist weiter auf dem Vormarsch und das ist gut so. 

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Frühes Scannen oder spätes Scannen - Was steckt eigentlich dahinter?

[fa icon="calendar'] 25.04.2016 12:54:00 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement



Frühes Scannen oder spätes Scannen - das Ziel hinter den beiden Methoden ist erst einmal dasselbe: Die Dokumente sollen elektronisch archiviert und das Papier entsorgt werden. Die Wege dieses Ziel zu erreichen sind unterschiedlich und bieten Vor- und Nachteile.


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