Dokumentenmanagement Blog

Webinar/Video: Überblick über das DMS-Laufwerk

[fa icon="calendar'] 20.04.2015 12:38:55 / von Oliver Schulze veröffentlicht in DMS mit agorum core, Webinar

 

Das nächste Video aus unserer Webinar-Reihe "Dokumentenmanagement mit agorum® core" zeigt Ihnen eine Möglichkeit auf das Dokumentenmanagement-System zuzugreifen. Das DMS-Laufwerk ermöglicht den Zugriff auf das DMS, wie auf ein normales Netzlaufwerk, mit dem Unterschied, dass es sich tatsächlich um die Dokumentenmanagement-Datenbank handelt.

Dadurch ergeben sich enorme Vorteile, hier nur ein Auszug:

  • Anwender können sehr leicht und unbemerkt ins DMS mit eingebunden werden
  • Jedes Programm, das in der Lage ist auf ein Laufwerk zu speichern kann auf das DMS zugreifen
  • Jeder Scanner, der eine Funktion besitzt, in ein Laufwerk zu scannen, ist direkt einbindbar
  • Gewohnte Arbeitsweisen können beibehalten werden
  • ...

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Eingangsrechnungen bearbeiten: Wie Sie Zeit und Geld sparen!

[fa icon="calendar'] 17.04.2015 13:50:21 / von Stefan Röcker


Papierrechnungen sind trotz der voranschreitenden Digitalisierung unseres Alltags immer noch nicht aus den Briefkästen verschwunden. Eingangsrechnungen bearbeiten, heisst daher oft immer noch, dass eine Rechnung zur Freigabe und Erfassung von Schreibtisch zu Schreibtisch getragen und später in einem Aktenordner abgelegt wird. Der Zeitaufwand dafür ist enorm: Das Bundesministeruim des Inneren (BMI) rechnet mit durchschnittlich 16 - 23 Minuten* pro Papierrechnung. Mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) können Sie diesen Prozess automatisieren, beschleunigen und Eingabefehler vermeiden. Laut Berechnungen des BMI verkürzt sich die Zeit mit einem automatisierten Prozess auf nur noch 5-7 Minuten*. 

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Webinar/Video: Freigabe Workflow nach dem 4-Augen Prinzip

[fa icon="calendar'] 16.04.2015 12:44:16 / von Oliver Schulze veröffentlicht in DMS mit agorum core, Webinar

 

Das nächste Video aus unserer Webinar-Reihe "Dokumentenmanagement mit agorum® core" zeigt Ihnen beispielhaft einen Freigabeworkflow nach dem 4-Augen-Prinzip.

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Schneller Dokumente ablegen: agorum® core Ablage- und Suchassistent

[fa icon="calendar'] 15.04.2015 15:01:58 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement, DMS mit agorum core

Dokumente ablegen und suchen - das macht jeder von uns jeden Tag, ganz automatisch. Bei jeder Datei, die neu angelegt oder einfach nur abgelegt werden muss, wird nachgedacht wo sie hingehört. Dann fängt die Klickerei durch den Verzeichnisbaum im Windows-Explorer, Apple-Finder oder Linux-Fileexplorer an, um den richtigen Ordner zu finden. Je strukturierter diese Verzeichnisbäume sind, umso schneller findet man sich zurecht.

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Webinar: Dokumente ablegen und suchen

[fa icon="calendar'] 14.04.2015 15:38:22 / von Oliver Schulze veröffentlicht in DMS mit agorum core, Webinar

An dieser Stelle möchte ich Ihnen unseren ersten Webinar Mitschnitt präsentieren. Dies ist das erste Video aus einer ganzen Reihe von Videos, die wir in den nächsten Wochen regelmäßig veröffentlichen.

In diesem Video erhalten Sie einen Überblick über den Ablage- und Suchassistenten. Dieser dient als Standardoberfläche von agorum® core und ist komplett webbasiert. Ein Hauptvorteil ist die intuitive Bedienung sowie der hohe Grad an Individualisierung der Oberfläche. So erhält jeder Anwender genau "sein DMS".

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Dokumentenmanagement mit Scanbot

[fa icon="calendar'] 13.04.2015 10:29:00 / von Oliver Schulze veröffentlicht in DMS mit agorum core

In diesem Blogbeitrag zeige ich Ihnen, wie Sie die App Scanbot, verfügbar für iPhone, iPad und Android, zusammen mit dem Dokumentenmanagement System agorum® core verwenden.

Darüber hinaus zeige ich Ihnen, an dem Beispiel einer Rechnung, wie die komplette automatische Verarbeitung nach dem Scan funktioniert: vom vollautomatischen Auslesen der Metadaten und Rechnungspositionen bis hin zur Freigabe der Rechnung und Übergabe an ein Warenwirtschaftssystem.

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Entlasten Sie Ihre Büroorganisation mit einem smarten Ablagesystem!

[fa icon="calendar'] 08.04.2015 16:33:00 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Dokumente, die unstrukturiert auf Festplatten oder Servern abgelegt werden, führen nahezu unweigerlich zu Zeit- und Informationsverlust. Egal, ob dabei die Büroorganisation an einer komplett fehlenden Systematik leidet oder im Laufe der Zeit einfach Wildwuchs entstanden ist, die Suche nach Dokumenten dauert immer länger. Im schlimmsten aller Fälle gehen wichtige Informationen im stetig wachsenden Datendschungel komplett verloren. Sparen Sie sich lieber diese unnütz vergeudete Zeit und vermeiden Sie Datenverluste mit einem effizienten Ablagesystem auf Basis eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS).

 

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Was haben Ostereier und Dokumente gemeinsam?

[fa icon="calendar'] 02.04.2015 10:53:17 / von Oliver Schulze

Passend zur Osterzeit fällt mir eine nette Analogie zwischen Ostereiern und Dokumenten ein. Nach beiden wird gerne, ausgiebig und lange gesucht. Das Suchen nach Ostereiern hat man ja noch aus Kindheitstagen als angenehme Erfahrung in Erinnerung, und es besteht eine positive Verknüpfung zwischen dem Auffinden von Ostereiern und den daraus resultierenden Glücksgefühlen.

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E-Akte schlägt Aktenordner: Jetzt ein digitales Archiv einführen.

[fa icon="calendar'] 01.04.2015 13:57:00 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Keine Frage, das herkömmliche Papierarchiv ist ein Auslaufmodell. Es braucht viel Platz und die Mitarbeiter suchen oft ewig nach bestimmten Dokumenten. Spätestens bei der Aufbewahrung digital erstellter Dokumente stoßen Aktenordner endgültig an ihre Grenzen. Für elektronische Dokumente gelten nämlich die gleichen Bestimmungen und Aufbewahrungsfristen wie für Papierdokumente, aber einfaches Ausdrucken und Abheften genügt dem Gesetzgeber nicht. Ein Dilemma, dessen Lösung eigentlich auf der Hand liegt. Trotzdem zögern immer noch viele Unternehmen, auf ein digitales Archiv umzusteigen. Sieben Gründe, warum Sie die Einführung der E-Akte nicht auf die lange Bank schieben sollten.

 

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DMS-Einführung: So zerstreuen Sie die Bedenken Ihrer Benutzer

[fa icon="calendar'] 31.03.2015 13:00:00 / von Nadine Necker

 

Ein Dokumentenmanagement-System macht nur dann Sinn, wenn damit auch produktiv gearbeitet wird. Wenn sich Ihre Benutzer gegen eine DMS-Einführung sträuben, gibt es dafür sicherlich Gründe. Was also können Sie tun? Sie müssen die Zweifel Ihrer Mitarbeiter erkennen und ihnen zeigen, dass ein Dokumentenmanagement-System eine Bereicherung für ihren Büroalltag darstellt. Ich werde versuchen, Ihnen unterstützende Tipps zu geben, damit Ihnen das sicher gelingt.

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