Was sich im Fußball schon seit Jahren abzeichnet, wird auch in der Arbeitswelt immer wichtiger: Die Mannschaft ist der Star, immer seltener nur ein einzelner Spieler. Denn wer in der immer komplexer werdenden Welt wettbewerbsfähig bleiben will, kann es sich heutzutage nicht mehr leisten, auf die Kompetenz und das breite Wissen aller Mitarbeiter im Unternehmen zu verzichten. Die Kunst dabei ist es, die Flut an Informationen so zu organisieren, dass sie transparent bleiben und in den Teams effizient genutzt werden können. Die erste Wahl könnte dabei ein ausgereiftes Dokumentenmanagement-System sein.

Wir vergeben 15 Eintrittskarten für die IT&Media 2016 in Bielefeld. Die ersten 15 Einsendungen erhalten jeweils eine Karte im Wert von 29,00 €. 

Gleich teilnehmen und am 22. September 2016 in Bielefeld (Stand J5) das Dokumentenmanagement-System agorum® core live erleben.

Am 22. September 2016 findet der IT & MEDIA FUTUREcongress zum ersten Mal in Bielefeld statt. Die agorum® Software GmbH präsentiert dort ihr erfolgreiches Open Source Dokumentenmanagement-System agorum® core. Erleben Sie agorum® core live auf der IT&Media in der Veranstaltungshalle Bielefeld am Stand J5.

Der Begriff Informationsmanagement wird auf unterschiedlichste Weise verstanden und definiert. Bei der Recherche zu diesem Blogbeitrag stieß ich im Internet auf diverse Ausführungen zu diesem Thema. Teilweise liegt der Fokus darauf, die richtige Infrastruktur zur Informationsverarbeitung zur Verfügung zu stellen. Andere sehen darin die strategische Führungsfunktion, Aufgaben zu delegieren und die dafür notwendigen Informationen zur Verfügung zu stellen. Und nicht zuletzt sehen viele im Informationsmanagement den Begriff, der allumfassend beschreibt, was sich tatsächlich hinter modernen ECM-/DMS-Lösungen verbirgt. Gemeinsam haben aber alle einen Konsens, Informationen zielgerichtet und wirtschaftlich einzusetzen oder einfach gesagt: Alle relevanten Informationen zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle nutzbar zu machen.

Du brauchst Deine tägliche Dosis Bits & Bytes wie andere Luft und Wasser.

Deine Freunde verstehen nicht, dass Du stundenlang über ein paar Zeilen Code brüten und dabei Zeit und Raum vergessen kannst.

„Nerd“ und „Freak“ sind Begriffe, die Du ständig zu hören bekommst?

Integrierte Workflow-Module machen die Arbeit mit Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) erst so richtig spannend. Mit Workflows steuern Sie Ihre Dokumente durch die unterschiedlichen Bearbeitungsschritte im Unternehmen, haben die volle Kontrolle über die damit verbundenen einzelnen Aufgaben und automatisieren viele manuelle Tätigkeiten, die nicht produktiv sind, aber die Mitarbeiter viel Zeit kosten. Welche Tätigkeiten das sind und wie ein DMS mit Workflows auch Ihr Unternehmen produktiver macht, möchte ich Ihnen im folgenden Blogbeitrag erläutern. 

Die Geschwindigkeit, in der Geschäftsprozesse ablaufen, nimmt auf Grund der Digitalisierung und der allgegenwärtigen Verfügbarkeit des Internets immer weiter zu. Die Menschen sind es gewohnt, sehr schnell eine Antwort auf Ihre Anfragen zu erhalten. Wer da nicht mithalten kann, gerät über kurz oder lang ins Hintertreffen. Denn wenn Kunden etwas haben oder wissen möchten, dann möchte sie es im Normalfall sofort. Der Geduldsfaden wird bei vielen immer kürzer, und wenn Sie nicht sofort reagieren können, ist mit einiger Sicherheit einer Ihrer Konkurrenten schneller und der Kunde möglicherweise weg. Daher ist es wichtig, schnell auf wirklich alle Kundeninformationen zugreifen zu können. Wie eine digitale Kundenakte in einem Dokumentenmanagement-System (DMS) Ihnen dabei hilft, beschreibe ich Ihnen im Folgenden.

Der Begriff Projektdokumentation wird im Alltagsgebrauch sehr vieldeutig verwendet.  Es gibt die normierte Definition nach DIN 6990, wonach der Begriff als "Zusammenstellung ausgewählter, wesentlicher Daten über Konfiguration, Organisation, Mitteleinsatz, Lösungswege, Ablauf und erreichte Ziele des Projektes" definiert ist. Aber auch die laufende Prozessdokumentation, wonach alle wesentlichen Schritte eines Projektes protokolliert und nachvollziehbar archiviert werden, wird häufig als Projektdokumentation bezeichnet. Wie Sie die laufende Dokumentation Ihrer Projekte mit einem Dokumentenmanagement-System automatisieren und daraus einen Projektabschlussbericht erstellen, möchte ich Ihnen im Folgenden kurz erläutern.

Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) indexieren im Regelfall alle Texte und Metadaten aus Dokumenten, die im System gespeichert werden. Dabei ist es egal, ob der Text bereits durchsuchbar ist, wie zum Beispiel in einem Office-Dokument, oder aber in eine Bilddatei integriert ist, zum Beispiel in einer TIFF-Datei. Letztere werden mit einem Texterkennungsprogramm (OCR) komplett erfasst und durchsuchbar gemacht. Die indexierten Texte können über eine Volltextsuche abgerufen werden. Um bei häufig auftretenden Begriffen schneller zum gesuchten Dokument zu kommen, können bei agorum® core jetzt die Trefferlisten Schritt für Schritt mit weiteren Suchbegriffen eingeschränkt werden. Schneller finden leicht gemacht! 

Frühes Scannen oder spätes Scannen - das Ziel hinter den beiden Methoden ist erst einmal dasselbe: Die Dokumente sollen elektronisch archiviert und das Papier entsorgt werden. Die Wege, dieses Ziel zu erreichen sind unterschiedlich und bieten Vor- und Nachteile.