Dokumentenmanagement Blog

Leistungsfähige Volltextsuche verfeinert schrittweise Ergebnislisten

[fa icon="calendar"] 04.05.2016 11:49:35 / by Stefan Röcker

Leistungsfähige Volltextsuche verfeinert schrittweise Ergebnislisten

 

Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) indexieren im Regelfall alle Texte und Metadaten aus Dokumenten, die im System gespeichert werden. Dabei ist es egal, ob der Text bereits durchsuchbar ist, wie zum Beispiel in einem Office-Dokument, oder aber in eine Bilddatei integriert ist, zum Beispiel in einer TIFF-Datei. Letztere werden mit einem Texterkennungsprogramm (OCR) komplett erfasst und durchsuchbar gemacht. Die indexierten Texte können über eine Volltextsuche abgerufen werden. Um bei häufig auftretenden Begriffen schneller zum gesuchten Dokument zu kommen, können bei agorum® core jetzt die Trefferlisten Schritt für Schritt mit weiteren Suchbegriffen eingeschränkt werden. Schneller finden leicht gemacht! 

 

Volltextsuche in agorum® core:
Millionen Dokumente in Sekundenbruchteilen durchsuchen

Dank modernster Suchmaschinen-Technologie ist das Dokumentenmanagement-System agorum® core in der Lage, Millionen von Dokumenten innerhalb kürzester Zeit im Volltext zu durchsuchen. Über die jederzeit rechts oben über ein Eingabefeld erreichbare Schnellsuche können Sie alle Dokumente sofort durchsuchen. Ihre Ergebnisliste baut sich innerhalb von Sekundenbruchteilen auf.  

Volltextsuche: Eingabe erstes Stichwort

 

Bei Suchbegriffen, die häufig in Dokumenten vorkommen, können die Trefferlisten manchmal sehr lang werden. Statt jedes Mal eine neue Suche starten zu müssen, können Sie mit der Volltextsuche von agorum® core Ihre Trefferlisten weiter verfeinern. Mit der Eingabe weiterer Stichwörter reduzieren Sie die Liste immer weiter, bis Sie Ihr Dokument gefunden haben. In der Praxis erneuert sich die Liste mit der Eingabe jedes Buchstaben - so schnell wird der Index in agorum® core durchsucht. 
 

Volltextsuche: Eingabe weitere Stichworte

 

Auch Teile aus Wörtern werden gefunden, wenn Sie zum Beispiel nicht genau wissen, ob das Dokument das Wort Verkaufsförderung oder Verkaufsunterstützung beinhaltet, arbeiten Sie einfach mit einer sogenannten Wildcard. Sie geben einfach Verkauf* ein und erhalten alle Dokumente angezeigt, in denen Wörter enthalten sind, die mit "Verkauf" beginnen. Auch eine Ähnlichkeitssuche ist möglich, indem Sie einfach hinter dem Suchbegriff eine "Tilde" ~ eingeben. Damit bekommen Sie alle Dokumente angezeigt, die Wörter beinhalten, die ähnlich geschrieben sind oder einen Tippfehler enthalten. 
 

Volltextsuche: Eingabe Stichwort mit Wildcard

 

Wenn Sie schon wissen, nach welcher Art von Dokument Sie suchen, können Sie die Volltextsuche noch weiter eingrenzen, in dem Sie nur nach einem bestimmten Dokumententyp suchen oder einen Dokumententyp ausgrenzen. Dazu wählen Sie in der Schnellsuche aus, nach was genau oder nach was Sie nicht suchen möchten. Damit durchsuchen Sie zum Beispiel nur E-Mails oder eben alles außer E-Mails. Das reduziert die Trefferliste teilweise ungemein. 

 

Volltextsuche: Suche eingrenzen

 

 

Gezielte Suche nach Metadaten

Alternativ können Sie in agorum® core auch sehr gezielt in bestimmten Akten und nach sogenannten Metadaten suchen. Wählen Sie einfach aus, nach was Sie konkret suchen möchten. Zum Beispiel nach einem Beleg.

Beispiele für Metadatensuche

 

Sie erhalten eine Eingabemaske, in der Sie gezielt über Metadaten suchen können. Zum Beispiel nach einer konkreten Rechnungsnummer, einem Datumsbereich oder Sie lassen sich alle Rechnungen ab einem bestimmten Betrag anzeigen. So finden Sie genau das, was Sie brauchen. 
 

Belegsuche

 

Fazit:

Egal ob Metadaten- oder Volltextsuche: Mit agorum® core finden Sie die richtigen Dokumente innerhalb kürzester Zeit.

 

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