Informationsmanagement neu definiert.

Der Begriff Informationsmanagement wird auf unterschiedlichste Weise verstanden und definiert. Bei der Recherche zu diesem Blogbeitrag stieß ich im Internet auf diverse Ausführungen zu diesem Thema. Teilweise liegt der Fokus darauf, die richtige Infrastruktur zur Informationsverarbeitung zur Verfügung zu stellen. Andere sehen darin die strategische Führungsfunktion, Aufgaben zu delegieren und die dafür notwendigen Informationen zur Verfügung zu stellen. Und nicht zuletzt sehen viele im Informationsmanagement den Begriff, der allumfassend beschreibt, was sich tatsächlich hinter modernen ECM-/DMS-Lösungen verbirgt. Gemeinsam haben aber alle einen Konsens, Informationen zielgerichtet und wirtschaftlich einzusetzen oder einfach gesagt: Alle relevanten Informationen zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle nutzbar zu machen.

Information ist fast alles

Denn Informationen alleine helfen nur bedingt. Wenn die Information nicht zum richtigen Zeitpunkt an der Stelle ist, an der sie gebraucht wird, nutzt sie meist sogar wenig bis gar nichts. Das wird umso wichtiger, je mehr Informationen insgesamt zur Verfügung stehen. Daher ist es meiner Ansicht nach die wichtigste Aufgabe des Informationsmanagements, alle verfügbaren Informationen im Unternehmen zu sammeln und so zu organisieren, dass sie für berechtigte Anwender sinnvoll und wirtschaftlich nutzbar sind.

Das bedeutet nichts weniger, als dass das Informationsmanagement idealerweise alle verfügbaren Daten aus allen IT-Systemen im Unternehmen zentral zusammenfasst und für die Anwender aufbereitet. In der Regel sind das Informationen aus ERP-, CRM-, Portal- und Groupware-Lösungen.   

Verluste durch nicht nutzbare Informationen 

Ist diese zentrale Informationsorganisation nicht gegeben, entstehen immer Verluste. Im einfachsten Fall nur der Verlust der Zeit, die verloren geht, um nach einer Information zu suchen. Das liese sich vielleicht noch verschmerzen, richtig weh tut das aber, wenn potenzielle Kunden zum Marktbegleiter abwandern, weil dieser einfach schneller reagiert hat. In einer Zeit, in der Kunden gewohnt sind, dass alles und jedes nahezu sofort verfügbar ist, sicher keine Seltenheit.

Auch falsche Entscheidungen und Reaktionen, die nur deshalb entstanden sind, weil nicht alle notwendigen Informationen effizient nutzbar waren, können richtig schmerzen. Solche Lücken entstehen oft, wenn Daten in unterschiedlichen Systemen verarbeitet und nicht zusammengeführt werden. Ganz klassisch die E-Mail, die im Posteingang eines abwesenden Mitarbeiters schlummert und deshalb nicht berücksichtigt werden kann. Oder die Daten, die in einer Dropbox liegen oder über eine WhatsApp-Gruppe verschickt wurden. 

Informationsmanagement ist auch Kommunikationsmanagement ist auch Innovationsmanagement

WhatsApp und Dropbox sind dabei gute Stichworte. Informationsmanagement bedeutet eben nicht nur, Daten und Dokumente zu organisieren, sondern den Mitarbeitern auch Kommunikationmöglichkeiten zu eröffnen, die auf dem aktuellsten Stand sind. Das heißt bequemer Informationsaustausch über Social-Media-Streams wie in Facebook und einfacher Datenaustausch wie über die Dropbox. Das Ganze aber integriert in das interne Informationsmanagement, so dass die Daten im Unternehmen bleiben, stets verfügbar, aber vor allem auch leicht durchsuchbar sind!

Die Möglichkeit, innerhalb des Unternehmens transparent und integriert Informationen auszutauschen, spielt auch eine große Rolle beim Innovationsmanagement. In Zeiten, in denen martialische Schlagworte wie "disruptive Innovationen" häufig in einem Atemzug mit "Wirtschaftskrieg" und "ganze Industrien zerstören" genannt werden, ganz sicher keine zu unterschätzende Funktion. Eher schon eine, die langfristig das Überleben vieler mittelständischer und großer Unternehmen sichert. Die Zeiten, in denen Einzelpersonen oder kleine Teams abgekapselt still und heimlich ein Produkt im stillen Kämmerlein in aller Ruhe bis zur Serienreife entwickelten, sind lange vorbei. Heute sind agile Entwicklungsprozesse gefragt, die viele Disziplinen und Bereiche im Unternehmen einschließen und schnell zu Prototypen führen, die von den Anwendern und Kunden getestet werden können. Das Feedback aus den Tests muss unmittelbar an das Projektteam übermittelt werden, um die Verbesserungen zügig einfließen zu lassen. Um hier keine Verluste zu erleiden, ist es notwendig, integriert zu kommunizieren, Vorschläge zu sammeln, Informationen zu verdichten und transparent zu machen. 

Integriertes Informationsmanagement ist kein Wunschtraum

Alles schön und gut, aber wie soll das alles unter einen Hut gebracht werden? Wie bekommt man die Informationen aus den unterschiedlichsten IT-Systemen zentral organisiert? Die Antwort habe ich eigentlich schon in der Einleitung gegeben. Mit den Lösungen, die bisher hauptsächlich als Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) oder Enterprise Content Management System (ECM) bekannt sind, für die der Begriff Informationsmanagement aber so viel passender ist. Weshalb? Das möchte ich Ihnen gerne erläutern.

1. Moderne, umfassende Dokumentenmanagement-Systeme verfügen über vielfältge Schnittstellen, um Informationen aus allen möglichen Quellen "aufzusaugen" und für andere Systeme wieder zur Verfügung zu stellen. Das beginnt mit dem Scanner, der auf Papier gedruckte Texte einliest und per OCR erfasst, und geht über Standardschnittstellen wie CMIS zum Dokumentenaustausch, IMAP und POP3 zur E-Mail-Archivierung bis hin zu direkten Integrationen in Businessanwendungen wie SAP, Microsoft Dynamics, SAGE, odoo, Office, uvm.
   
   
2. Alle in einem DMS gespeicherten Informationen, werden im Volltext indexiert und können mit weiteren Metadaten angereichert werden. Damit sind die Daten schnell durchsuchbar und jederzeit verfügbar.
   
   
3. Informationen werden aufbereitet und über unterschiedliche Oberflächen und Strukturen sichtbar gemacht. Gute Dokumentenmanagement-Systeme sind an dieser Stelle flexibel und liefern die Daten so an die Anwender aus, dass sie optimal nutzbar sind. Das einfachste Beispiel sind elektronische Akten, die strukturiert alle Dokumente, Zeichnungen, Bilder, E-Mails und Notizen zu einem Thema archivieren – z.B. Kunden-, Lieferanten-, Personal-, Projekt-, Mitglieder- oder Patientenakten. Oft sind DMS-Lösungen auch in die Drittsysteme integriert, so dass z.B. direkt aus dem ERP-System nach weiteren Informationen gesucht werden kann. Oder es können für den Vorgang relevante Akten oder Dokumente direkt aufgerufen werden. Aus der Masse der Dokumentenmanagement-Systeme stechen die Lösungen heraus, die Ihre Oberflächen und Informationsausgaben so flexibel gestalten können, dass sie sich genau an die Bedürfnisse der Anwender anpassen. Über individuell anpassbare Dashboards liefern sie den Nutzern immer genau die Informationen und Werkzeuge, die sie in diesem Augenblick zur Bewerkstelligung der Aufgabe benötigen.
   
   
4. Ein DMS ermöglicht es auch, Aufgaben und dazugehörige Informationen über digitale Workflows zu verteilen und zu steuern. So ist gewährleistet, dass alle notwendigen Informationen vorhanden sind und an der richtigen Stelle ankommen. Die einzelnen Schritte jeder Aufgabe können protokolliert werden, so dass jederzeit nachvollziehbar ist, wo der Prozess steht, was bisher gemacht wurde und wer gerade was zu erledigen hat. Vergessene, verzögerte oder nicht erledigte Aufgaben sind passé. Bleibt eine wichtige Aufgabe liegen, weil etwa ein Mitarbeiter krank ist, kann der Workflow eskaliert und an Kollegen weitergegeben werden. Die Person, die die Aufgabe übernimmt, kann sich anhand der Historie und der angehängten Informationen schnell einlesen und sofort weiterarbeiten.
   
   
5. Integrierte Kommunikation über Messenger, Notizen und Streams unterstützt agile Arbeitsweisen, fördert die Zusammenarbeit und hält das Wissen im Unternehmen. Je einfacher die Werkzeuge sind, um so eher werden sie von den Mitarbeitern genutzt. Die meisten nutzen Messenger wie Whatsapp oder Socialmedia-Plattformen wie Facebook oder Twitter, um sich privat auszutauschen. Problematisch kann es werden, wenn solche externen Kanäle auch beruflich genutzt werden. Die möglicherweise wichtigen Informationen sind nicht ins Informationsmanagement integriert und somit nicht ohne weiteres auffindbar, ja meist sogar verloren - vom Sicherheitsaspekt mal ganz zu schweigen. Deshalb bieten fortschrittliche Dokumentenmanagement-Systeme integrierte Messenger und Social-Media-Streams, die zum Austausch anregen, direkte und schnelle Kommunikation ermöglichen, aber sicher sind und - wenn gewünscht oder erforderlich - die Informationen archivieren und verfügbar machen. 
   
   
6. Mit Filesharing verhält es sich ganz ähnlich wie mit den in Punkt 5 beschriebenen Messengern und Social-Media-Kanälen. Auch hier haben es die komfortablen Filesharing-Lösungen wie Dropbox vorgemacht, wie einfach es sein kann, Dokumente auszutauschen. Die einfachste und wirkungsvollste Methode, die Nutzung externer Dienste auszuschließen, ist es das für das Unternehmen, sinnvolles Filesharing noch einfacher zu machen, nämlich direkt aus dem DMS heraus. Im Idealfall reicht ein Rechtsklick auf die Datei, um den Sharingprozess auszulösen.
   
   
7. Offenheit und Transparenz setzen sich in Unternehmen zwar immer mehr durch, aber natürlich gibt es Grenzen, daher ist es an sich selbstverständlich, dass Informationen auch geschützt werden müssen und nur für bestimmte Personen zugänglich sein dürfen. Ein Dokumentenmanagement-System verfügt über eine ausgefeilte Benutzerverwaltung, die es ermöglicht, Informationen sicher zu schützen oder Personen und Gruppen zugänglich zu machen. 
   
   
8. Nicht zuletzt ermöglichen moderne Dokumentenmanagement-Systeme den mobilen Zugriff auf alle Informationen und Nachrichten über Browser und Apps. So können die Mitarbeiter auch von unterwegs, aus dem Homeoffice und von unterschiedlichen Standorten aus auf das DMS zugreifen. So können auch weltweit verteilte Teams einfach und effizient Informationen austauschen und gemeinsam an Projekten arbeiten.
   
   

Fazit: Integriertes Informationsmanagement ist mit einem DMS problemlos möglich und bringt Wettbewerbsvorteile.