Die meisten Dokumente entstehen, um die darin enthaltenen Informationen an andere weiterzugeben. Manchmal dient die Weitergabe nur zur Kenntnisnahme, oft auch um die Dokumente weiter zu bearbeiten. Dass bei der Weitergabe, meistens ohne Rücksicht auf die Sicherheit, der bequemste Weg gewählt wird, zeigt der große Erfolg der Dropbox. Hätten Sie vor sieben Jahren jemandem erzählt, dass er wichtige Daten aus seinem Unternehmen, auf einem fremden Server speichern soll, von dem er nicht einmal genau weiß wo er steht, Sie hätten wohl nur ein klares "kommt nicht in Frage" als Antwort bekommen. Was aber seit der Einführung alles auf den Servern von Dropbox & Co gelandet ist, lässt Administratoren und Geschäftsführern die Haare zu Berge stehen. Da hilft nur eins: Eine einfache Filesharing-Alternative, die Sie im Unternehmen unter Kontrolle behalten können.
Kontrollierbares Filesharing über die eigene Infrastruktur
Dokumente und Informationen zu teilen ist ja grundsätzlich nichts Schlechtes. Die meisten Dokumente, die geteilt werden, sollen oder müssen einem bestimmten Empfängerkreis zur Verfügung gestellt werden. Aber eben nur dieser Gruppe von Personen und niemand anderem! Um das zu gewährleisten, benötigen Sie eine sichere Lösung, die Sie auf Ihren eigenen Servern selbst kontrollieren und administrieren können und (!) die für die Benutzer mindestens so einfach zu bedienen ist, wie eine Dropbox.
Doppelter Mehrwert: Sicheres Filesharing und effizientes Dokumentenmanagement
Eine interessante Lösung bieten Dokumentenmanagement-Systeme mit integriertem Filesharing. Neben dem klassischen Austausch von Dateien, bieten diese darüber hinaus weitere nützliche Funktionen, die sich bei der Zusammenarbeit an Dokumenten als äußerst nützlich erweisen.
Dokumente werden dann sicher geteilt, wenn der sichere Weg auch der einfache ist
Aber das wichtigste zuerst: Bequemer und schneller als direkt aus dem System heraus in dem ich mit meinen Dokumenten arbeite, kann man Dateien nicht teilen. Statt die Dokumente in einen geteilten Ordner zu kopieren, reicht in einem Dokumentenmanagement-System meist ein Rechtsklick, um für ein Dokument einen Downloadlink zu erzeugen oder das Dokument in ein geteiltes Verzeichnis zu verlinken(!).
Immer auf dem richtigen Stand: Mit dem DMS unnötige Dokumenten-Versionen vermeiden
Verlinken ist dabei ein wichtiges Stichwort! Bei herkömmlichen Lösungen werden die Dokumente meist einfach in ein Verzeichnis kopiert, wobei eine zweite Version außerhalb der eigentlichen elektronischen Akte entsteht. Wird das Dokument dann nicht irgendwann zurück gespeichert oder unter einem anderen Namen an einem anderen Ort weitergeführt, fehlt der Zusammenhang. Im Ernstfall weiß keiner genau, wo nun die richtige Version ist.
Bei einem DMS wird das Dokument in den geteilten Ordner verlinkt, somit bleibt die Original-Datei erhalten. Nun werden Sie vielleicht einwenden, was mache ich dann, wenn ich mit Änderungen am Dokument nicht einverstanden bin, dann habe ich das Original nicht mehr! Doch, die haben Sie weiterhin, denn in einem DMS wird eine Historie der Dokumente mitgeführt, mit jeder neuen Bearbeitung wird im DMS eine neue Version des Dokuments angelegt, so dass Sie jederzeit wieder auf frühere Versionen zurückspringen können. Und Sie können jederzeit nachvollziehen, wer wann etwas an der Datei gemacht hat, so haben Sie im DMS einen sauber protokollierte Historie jeder Datei und keine verteilten Versionen mehr.
Geteilte Dokumente direkt in automatische Prozesse leiten
Dokumentenmanagement-Systeme bieten meist umfangreiche Funktionen, um auf Dokumenten basierte Prozesse zu automatisieren. Hier öffnen sich auch interessante Möglichkeiten. Sie könnten zum Beispiel in den Akten Ihrer Lieferanten einen Rechnungseingangsordner freigeben, in den die Rechnungen hochgeladen werden können. Sobald eine Rechnung eintrifft, wird sie automatisch weiterverarbeitet.
Fazit: Mit der der kombinierten Lösung aus DMS und Filesharing können Sie Daten sorgenfrei und sicher mit Kunden, Lieferanten und Projektteams teilen.
