Der im deutschsprachigen Raum geläufigste Begriff "Dokumentenmanagement-System", beschreibt nicht einmal mehr ansatzweise, was die damit bezeichneten Softwarelösungen mittlerweile in der Lage sind zu leisten. Der englische Begriff des Enterprise Content Managements (ECM) kommt der Sache schon etwas näher, trifft es aber auch nicht mehr. Denn ein modernes DMS/ ECM ist der zentrale Informationshub, der nicht nur Content in Form von Dokumenten speichert und wieder ausgibt, sondern alle Informationen in allen Unternehmensbereichen erfasst, aufbereitet, steuert und den Mitarbeitern alle notwendigen Werkzeuge an die Hand gibt, um mit diesen Informationen zu arbeiten. Wenn Sie von Digitalisierung und Zukunftstechnologien sprechen, sprechen Sie von "Dokumentenmanagement" - oder besser von zentralem Informationsmanagement, das die Datenströme in allen Unternehmensbereichen zuverlässig und verlustfrei steuert und bereitstellt.
Alle, die sich verantwortlich mit IT beschäftigen, kennen den Begriff Dokumentenmanagement-System. Aber viele unterschätzen die Möglichkeiten und Potentiale, die sich dahinter verbergen. Es geht dabei nicht mehr nur um Archivieren, Suchen und Finden. Darüber sind ernst zu nehmende DMS/ ECM-Lösungen schon lange weit hinaus. Es geht darum, Grundlagen zu schaffen, um aus unstrukturierten Datenmassen strukturierte Informationen zu machen, die effizient verarbeitet werden können. Sei es in maschinengesteuerten, vollautomatisierten Prozessen, die über künstliche Intelligenz verfügen oder die teilautomatische Verarbeitung, bei der die Informationen den Menschen so zur Verfügung gestellt werden, dass Sie effizient, kreativ und zielorientiert damit arbeiten können.
Für beides stellen Dokumentenmanagement-Systeme Lösungen zur Verfügung, die alles automatisieren was sinnvoll möglich ist, aber auch uns Menschen Daten und Werkzeuge bereitstellen, wo Hirnschmalz und Kreativität gefragt ist.
Organisatorische Tätigkeiten, wie Eingabe, Ablage, Prüfung und Verteilung von Informationen reduziert ein modernes DMS/ ECM auf ein absolutes Minimum. Eintönige, zeitraubende Tätigkeiten - die oft auch allzu menschliche Fehler beinhalten - sind damit vom Tisch. Ihre Mitarbeiter bekommen mehr Raum für spannende, kreative und innovative Arbeiten.
Das Dokumentenmanagement-System ist dabei die Basis für alle informationsbasierten Prozesse im Unternehmen, die genau an die Anforderungen, des Bereichs, der Abteilung, der einzelnen Menschen angepasst werden. Dazu einige Beispiele, kurz in Stichworten angerissen, um Ihnen eine Vorstellung zu geben, wie und wo Sie ein DMS/ Informationsmanagement-System einsetzen können:
Buchhaltung/ Controlling/ Wirtschaftsprüfung
- Automatische Rechnungsverarbeitung
Erfassung von digitalen und analogen Belegen, inhaltliche und rechnerische Prüfung, voll- und teilautomatisierte digitale Freigabeworkflows für alle Beteiligten, Buchung und Übergabe der Daten an DATEV oder andere ERP-/Steuersoftware. - Schnittstellen zu ERP
Ein- und Ausgangsrechnungen, Bestellungen und Lieferscheine zu Vorgängen zuordnen und archivieren und aus dem ERP aufrufen. Adressdaten synchronisieren.
- Workflowüberwachung
Übersicht über alle laufenden Workflows und Aufgaben. Automatische Eskalation bei Terminüberschreitungen. - Suchen und Filtern nach Metadaten
Belege nach Datum, Beträgen, Terminen, ... filtern und auflisten. - Revisionssichere Archivierung von Belegen und E-Mails
Ein- und Ausgangsrechnungen gemäß den GoB archivieren. - ...
Vertrieb
- Customer Relationship Management
Mit dem eigenen CRM verbinden und Dokumente aus den Kundenakten direkt über das CRM aufrufen und Stammdaten mit dem DMS synchronisieren. Oder die CRM-Prozesse direkt über das DMS abbilden. Aus dem CRM erzeugte Dokumente automatisch in der Kundenakte ablegen. - Kundenakten
Alle Dokumente und E-Mails inklusive Anhänge zu einem Kunden an einem Ort abgelegt. Der Zugriff wird über Berechtigungen geregelt. - 360° Grad Kundensicht
Alle wichtigen Kundendaten und -dokumente in einer Oberfläche. Individuelle Dashboards ermöglichen den schnellen Überblick auf alle relevanten Kundendaten. - Adressdaten
Synchronisation und Archivierung aller Stammdaten zwischen DMS und Drittsystemen. - ...
Einkauf
- Rechnungsfreigabeworkflows
Voll- oder teilautomatisierte Rechnungsprüfungs- und Freigabeworkflows. Rechnerische Prüfung und inhaltliche Prüfung gegen Stamm- und Bestelldaten können vollautomatisch durchgeführt werden. - Lieferantenakten
Alle Dokumente und E-Mails inklusive Anhänge zu einem Lieferanten an einem Ort abgelegt. Der Zugriff wird über Berechtigungen geregelt. - ...
Technische Bereiche
(z.B. Instandhaltung, Support, Kundenservice)
- Wartungsdokumente und -protokolle zentral bereitstellen.
Technische Dokumentationen zentral im DMS bereitstellen, bearbeiten und verteilen. Wartungsprotokolle und -akten führen und verwalten. Ideal auch für den Außeneinsatz beim Kunden. - Integrierte Ticketsysteme
Unterstützung des Supports mit integrierten Ticketsystemen. Schneller Zugriff auf alle Supportfälle und die damit zusammenhängenden Vorgänge und Kundendaten. - ...
Personal
- Digitale Personalakten
Digitale Archivierung der Mitarbeiterstammdaten, Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Gehaltsdaten und Fehlzeiten bis hin zu aktuellen Zielvereinbarungen und Mitarbeitergesprächen. Alle Dokumente gesammelt, die mit dem Arbeitsverhältnis zusammenhängen. - ...
Geschäftsleitung
- Geschützte Bereiche für die eigenen Dokumente
Dokumente ablegen und bearbeiten. - Management-Dashboards
Übersichtliche Darstellung aller Daten, Prozesse und Workflows im Unternehmen. - ...
Produktion
- Auftrags-Fertigungsdokumente und Protokolle bereitstellen
Immer die aktuellsten Fertigungsunterlagen, Bilddokumentationen, CAD/CAM-Daten, ... sofort am Arbeitsplatz verfügbar. Protokolle direkt im DMS führen. - Maschinensteuerung
Steuerungsprogramme bearbeiten, modifizieren, versionieren und archivieren. - Durchgehende Prozess- und Informationsverwaltung
Zentrale Informationsverwaltung im DMS gewährleistet, dass alle Bereiche immer auf die gleichen Daten zugreifen. DMS ermöglicht einheitliche, durchgehende Prozesse, indem es Daten aus Drittsystemen ERP, PPS, BDE, ...) zentral verwaltet und in Workflows einbindet. - ...
Forschung, Produktentwicklung
- Wissensmanagement
Individuelles Wissen kollektiv nutzbar machen. - Kooperation/ Collaboration
Standort- und Firmenübergreifend an gemeinsamen Projekten arbeiten (Filesharing, Dokumente bearbeiten, Projektakten, ...) - ...
Bereichsübergreifend in einem System arbeiten
- Dokumente bereitstellen
Alle Informationen an einem Ort. Dokumente sind immer dort verfügbar, wo sie gebraucht werden. - Dokumente bearbeiten
Dokumente direkt aus dem DMS heraus bearbeiten und speichern. - Durchgängige, digitale Workflows
Bereichsübergreifende, einheitliche Prozesse, die zentral steuerbar sind. - Messengerservice
Interne Kommunikation über einheitliche Messenger. Vermeidung von E-Mail Ping-Pong. - Mobil arbeiten
Von überall aus nur mit einem Notebook und einem Browser oder einem Smartphone oder Tablet per App auf das DMS zugreifen. - ...
u.v.m...
Das sind nur einige Impulse, wo DMS/ Informationsmanagement eingesetzt werden kann, die Liste könnte beliebig fortgesetzt werden. Wie wollen Sie Ihr DMS einsetzen? Melden Sie sich bei uns, wir beraten Sie gerne in der Umsetzung:
