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Digitale Archivierung - Wissen zuverlässig ablegen und nutzbar machen

[fa icon="calendar"] 19.04.2016 09:25:33 / by Stefan Röcker

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Auch wenn alle von Digitalisierung reden und die meisten Informationen per E-Mail und Filesharing ausgetauscht werden, steigt der Papierverbrauch weiter an. Vielerorts werden E-Mails und andere Dokumente weiterhin fleißig ausgedruckt und im guten alten Aktenordner abgelegt, man ist es halt so gewohnt. Das ist nicht nur umweltschädlich, sondern genauer betrachtet höchst geschäftsschädigend. Denn Papier ist sehr geduldig und gibt das auf ihm gespeicherte Wissen nur widerwillig preis. Die meisten auf Papier archivierten Informationen erblicken nie wieder das Licht der Welt und fristen ihr Dasein in dunklen Aktenlagern. Machen Sie Ihr wertvolles Unternehmenswissen nutzbar, archivieren Sie digital.

Digitale Archivierung macht wertvolles Wissen nutzbar

Seit Jahrhunderten speichert die Menschheit Informationen auf Papier und ich gebe zu, dass das oft sinnvoll und bequem erscheint. Ich selbst gehöre noch zu denen, die Bücher trotz komfortablem E-Book-Reader, Tablet und Phablet am liebsten auf Papier lesen. Einfach nur Gewohnheit? Wahrscheinlich. Aber selbst hier hat bei mir die Digitalisierung zugeschlagen. Denn wenn ich eine Stelle besonders interessant finde, zücke ich mein Smartphone, fotografiere den Text ab und lade ihn in meinen Bereich im Dokumentenmanagement-System, wo der Text erfasst und durchsuchbar gemacht wird. So konserviere ich das Wissen digital und kann über die Volltextsuche schnell wieder darauf zurückgreifen, wenn ich es brauche. Hätte ich den Text nicht digital zur Verfügung, müsste ich erst das Buch und dann die entsprechende Stelle suchen.  

Bei einem Buch kann ich noch mit der besonderen Haptik und einer gewissen Sentimentalität argumentieren, außerdem ist es mein Privatvergnügen und somit meine Sache, auf welchem Medium ich meinen Lesestoff beziehe. Bei Dokumenten, die wichtig für das Unternehmen sind, ist das nicht der Fall. Hier ist es nahzu fahrlässig, wertvolles Wissen auf Papier zu verbannen. Denn meist verschwindet das Wissen mit dem Papier in irgendeinem Aktenschrank und ist oft für immer veschwunden. Es sei denn das Dokument wird wirklich so dringend benötigt, dass jemand sich den Aufwand macht und intensiv danach sucht.

Mit digitaler Archivierung machen Sie das gesammelte Wissen Ihres Unternehmens auch wirklich nutzbar. Informationen können innerhalb von Sekunden gezielt über Metadaten oder die Volltextsuche gefunden werden und stehen überall zur Verfügung. Sie sparen sich damit nicht nur die Zeit, die bei der Suche verloren geht, sondern müssen sich viele Inhalte nicht selbst neu erarbeiten, weil Sie oft auf bereits vorhandene Ausarbeitungen zurückgreifen können. Digitales Archivieren macht Wissen nutzbar, d.h.:

  • Wissen schnell zu finden
  • Wissen einfach zu teilen
  • Wissen weiterzuentwickeln und zu vermehren
  • Wissen zu konservieren 

 

Digitale Archive halten Wissen sicher im Unternehmen 

Im letzten Jahrhundert war es keine Seltenheit, dass Mitarbeiter oft Jahrzehnte lang in selben Unternehmen arbeiteten. Das hat sich gravierend geändert, heute ist es eher die Ausnahme, dass Arbeiter und Angestellte sich über so lange Zeit an einen Arbeitgeber binden. Verlässt ein wichtiger Mitarbeiter das Unternehmen, geht meist auch viel Wissen verloren, im schlechtesten Fall, sind Hokuspokus-Verschwindibus auf einmal wichtige Ordner und Papiere verschollen. In digitalen Archiven könnten diese Informationen über Backups wiederhergestellt werden und als Arbeitgeber könnten Sie sogar nachweisen, wer die Daten kopiert und gelöscht hat. Meist ist dieses Prozedere gar nicht mehr nötig , da die Betroffenen wissen, dass Sie beim "Datenklau" erwischt werden würden. 

Mit der richtigen Sicherungsstrategie, bei der Sie auch Kopien Ihres Backups außer Haus lagern, halten Sie mit einem digitalen Archiv Ihr Wissen dauerhaft im Unternehmen, sogar wenn Ihre Gebäude einem Brand oder einem Erdbeben zum Opfer fallen würden. 

 

Revisionssichere digitale Archivierung

Revisionssicherheit ist immer wieder ein Thema, bei dem sich die Gemüter erhitzen können, daher gleich eines vorweg: Eine Software kann Sie bei der revisionssicheren Archivierung unterstützen, aber es gehört für jeden Einzelfall eine Verfahrensbeschreibung dazu, wie Ihr Unternehmen Dokumente ablegt.

Grundsätzlich spricht nichts dagegen Dokumente digital zu archivieren, es sei denn, es gibt Gesetze, die es erforderlich machen, Dokumente auf Papier aufzubewahren. Steuer- und handelsrechtlich ist die rein digitale Aufbewahrung von Belegen zulässig, wenn die entsprechenden Gesetze und Richtlinien eingehalten werden. Die wichtigste Richtlinie in diesem Zusammenhang sind die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen  Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Ein digitales Archiv kann bei der Einhaltung der GoBD helfen, indem es die Verarbeitung von Informationen protokolliert und die Daten im Original unveränderbar ablegt.

 

Digitale Archivierung reduziert massiv Kosten

Last but not least, ein digitales Archiv finanziert sich meist innerhalb kürzester Zeit von selbst und ist schon nach wenigen Monaten profitabel. Die meisten Einsparungen ergeben sich aus dem Zeitgewinn, der daraus resultiert, dass Informationen schneller gefunden und geteilt werden können. Zudem sparen Sie Zeit, weil bestehendes Wissen sofort im ganzen Unternehmen genutzt werden kann und nicht jedes Mal neu erarbeitet werden muss.

Zudem sparen Sie viele Kosten in Form von Papier, Drucker, Tinte, Toner und dem Lagerplatz, den Sie für Papierakten benötigen. 

 

Möchten Sie genauer wissen wieviel Sie einsparen können? Holen Sie sich unser Berechnungstool

 

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Themen: Dokumentenmanagement




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