Immer Ende November treffen sich die agorum®-Partner aus ganz Deutschland und der Schweiz am Firmensitz in Ostfildern, um sich über das vergangene Jahr auszutauschen und einen Ausblick auf die kommenden Monate zu erhalten. Dieses Jahr standen Themen und Funktionen im Vordergrund, die es den Partnern erleichtern, agorum® core einzurichten, zu betreiben und zu warten. Vorgestellt wurden auch neue Funktionen, wie das integrierte agorum® core Ticketsystem, mit dem Aufgaben, Supportfälle und Projekte direkt im DMS organisiert werden können.

Vor einiger Zeit begannen wir bei agorum®, die ersten Projekte mit unseren eigenen agilen Methoden umzusetzen - und machen damit nur gute Erfahrungen. Die Projekte laufen schlanker durch, die Ergebnisse erfüllen die Anforderungen optimal und die Kosten für unsere Endkunden sind niedriger als bei unflexiblen Methoden à la Wasserfall, die auf starren Pflichtenheften beruhen. Wie wir dabei vorgehen und wie Sie davon profitieren können, möchte ich Ihnen im Folgenden kurz beschreiben.

Wenn Sie mit Ihren Dokumenten aus agorum® core auch offline, z.B. in der Bahn oder im Flugzeug, arbeiten möchten, lohnt sich ein Blick auf das Open-Source-Tool CmisSync. Damit synchronisieren Sie komplette Verzeichnisse zwischen Ihrem Dokumentenmanagement-System und Ihrem Notebook. Die App ist für Windows, Mac und Linux erhältlich und kann bequem über den agorum® core Smart Assistant gesteuert werden.

Wenn ich Ihnen sage, dass ein modernes Dokumentenmanagement-System (DMS) viel Zeit und Geld spart, erzähle ich Ihnen vermutlich nichts Neues. Automatisierte, sich selbst überprüfende Geschäftsprozesse und schneller abrufbare Informationen machen praktisch jedes Unternehmen wettbewerbsfähiger, nachdem es ein DMS zum Einsatz gebracht hat. Aber hier liegt auch ein Knackpunkt. Bis Sie ein vernünftig laufendes DMS haben, vergeht oft viel Zeit mit den Auswahltests unterschiedlicher Software sowie der Integration und Einführung des gewählten Produkts. Wir haben da einen Vorschlag, wie Sie diesen Aufwand auf ein Minimum reduzieren können - mit einer geführten Teststellung von agorum®.

Was sind Metadaten?

Wikipedia meint dazu: "Metadaten oder Metainformationen sind Daten, die Informationen über Merkmale anderer Daten enthalten, aber nicht diese Daten selbst". Oder einfacher: Metadaten sind Informationen, die in agorum® core zusätzlich mit einem Dokument im DMS abgespeichert werden, oft wird diese Vergabe von Metadaten auch als Verschlagwortung bezeichnet. Welche Metadaten Sie für ein Dokument benötigen, können Sie in agorum® core selbst frei definieren.

Neben der Volltextsuche, welche die Dokumente komplett durchsucht, können Sie in Suchanfragen sehr gezielt nach eben diesen Metadaten recherchieren und filtern. Listen können Sie anhand von Metadaten erstellen lassen und ausfiltern, sowie Workflows metadatenabhängig steuern.

Immer wieder taucht die Frage auf, welche Scanner wir empfehlen, um Papier-Dokumente in unser Dokumentenmanagement-System agorum® core zu scannen. Dafür eine pauschale Empfehlung auszusprechen, ist leider nicht einfach möglich, da es u.a. darauf ankommt, welche und wie viele Dokumente Sie verarbeiten möchten. agorum® core kann grundsätzlich von jedem Scanner Daten empfangen, der ein Dokument in ein Netzlaufwerk speichern kann - was die meisten Scanner heute leisten können. Um aber ein paar Tipps zu geben, welche Geräte mit agorum® core im Einsatz sind, beschreiben wir in loser Reihenfolge Geräte, die entweder bei uns selbst im Einsatz sind, die wir zum Test bei uns hatten oder die bei einem unserer Kunden Verwendung finden. Heute möchte ich Ihnen den Plustek eScan A150 vorstellen, den wir vom Hersteller als Testgerät erhielten.  

In Unternehmen, die mit elektronischem Dokumentenmanagement arbeiten, spielt das Dokumentenmanagement-System meist die zentrale Rolle in der IT. Alle wichtigen Informationen, die das Unternehmen betreffen, werden in Form von Dokumenten im DMS gespeichert: E-Mails, Angebote, Verträge, Dokumentationen, Präsentationen, Tabellen, Zeichnungen, und vieles mehr. Das gesamte Wissenskapital  der Firma wird zentral im DMS archiviert und organisiert. Know-How und Zahlen, die nicht in falsche Hände geraten dürfen, aber für immer zugänglich bleiben sollten. 

Wir werden immer mal wieder gefragt, welche Geräte wir empfehlen, um Dokumente in unser Dokumentenmanagement-System agorum® core zu scannen. Hier eine pauschale Empfehlung auszusprechen, ist kaum möglich, da es unter anderem darauf ankommt, welche und wie viele Dokumente Sie einscannen möchten. Grundsätzlich kann agorum® core mit jedem Scanner zusammenarbeiten, der in der Lage ist, ein Dokument in ein Netzlaufwerk zu speichern - was auf die meisten der aktuell verfügbaren Scanner zutreffen sollte. Um Ihnen aber ein paar Tipps zu geben, welche Scanner mit agorum® core im Einsatz sind, veröffentlichen wir in loser Reihenfolge eine kurze Beschreibung von Geräten, die wir entweder selbst einsetzen, zum Test bei uns hatten oder bei einem unserer Kunden im Einsatz sind. Als Erstes möchte ich Ihnen die Kodak Scan Station 710 kurz vorstellen, die wir als Testgerät bei uns im Haus hatten. 

In meinem ersten Blog zur Datensicherung hatte ich eine kurze Übersicht über verschiedene Backup-Ansätze gegeben. In diesem Blogbeitrag gehe ich detaillierter auf die sehr komfortable Möglichkeit der Datensicherung mit veeam und VMware ein. Dieses Verfahren nutzen wir selbst in unserem Live-System, um stündlich eine ressourcenschonende inkrementelle Sicherung von agorum® core zu machen. Innerhalb kürzester Zeit können wir damit das System wiederherstellen oder uns ein vollfunktionsfähiges virtualisiertes Test-System erstellen lassen.  

agorum® core auf einem NAS betreiben? Ja, das geht. Im Rahmen einer Projektanfrage installierten und testeten wir unser Dokumentenmanagement-System auf einer QNAP TVS-EC880 mit 32 GB Hauptspeicher und einem auf 3,4 GHz getakteten Quadcore XEON-Prozessor. Das Ergebnis: agorum® core läuft hoch performant und flüssig. Für kleinere und mittelständische Unternehmen bis zu 100 Mitarbeiter eine echte Alternative zu einem klassischen Server.