Unser agorum®-Support-Team ist natürlich die erste Anlaufstelle, wenn es einmal irgendwo klemmt oder unsere Kunden Fragen zu agorum® core haben. Das ist aber nur ein Teil der vielfältigen Services, die der Support unseren Kunden anbietet. Neben der Kundenberatung sind sie die sympathischen Stimmen und Gesichter zum Kunden. Sie machen es ihnen leicht, agorum® core zu installieren, zu konfigurieren, zu betreiben und auszubauen. Das integrierte agorum®-Werkzeug zur Ticket- und Vorgangsbearbeitung hilft unserem Team dabei, die einzelnen Aufgaben schnell und gezielt abzuarbeiten. 

Dokumentenmanagement-Systeme sind heute meist zentrale Informationshubs, die alle verfügbaren Informationen im Unternehmen zusammentragen, organisieren und übersichtlich bereitstellen. Die zentrale Rolle spielt dabei die Sicht auf Kunden und dazu laufende Projekte. Um schnell auf alle Informationen zu einem Kunden und seinen Projekten zugreifen zu können, gibt es in agorum® core schon seit jeher die bewährte elektronische Kundenakte. Diese haben wir um eine 360°-Sicht auf alle Kundendaten und Projekte erweitert, mit der Sie auf einem Blick alle relevanten Informationen zu Ihrem Kunden erfassen können. 

Im vorherigen Blog zum Thema "Digitale Transformation im Mittelstand" bin ich auf die Möglichkeiten der Prozessoptimierung und die Zieldefinition eingegangen. In diesem Artikel möchte ich spezieller darauf eingehen, wie Sie bei Ihren Digitalisierungsbestrebungen zu optimalen und nachhaltigen Ergebnissen kommen. Unsere Erfahrung aus mehreren hundert Projekten zeigt, dass die besten Ergebnisse dann erzielt wurden, wenn Personen aus allen Bereichen und Ebenen von Anfang an mit in die Projekte einbezogen wurden. Nur so ist gewährleistet, dass Sie nicht am Bedarf vorbei entwickeln, sondern genau die Funktionen und Abläufe implementieren, die den Mitarbeitern wirklich weiterhelfen und das Unternehmen voranbringt.

Über das papierlose Büro wird schon seit Jahrzehnten gesprochen, doch bei den meisten Unternehmen scheint dieses Ziel noch in weiter Ferne. Der Papierverbrauch in Deutschland stieg in den letzten Jahren sogar noch weiter an, trotz E-Mail, Filesharing und elektronischer Rechnungen. Seit aber die Digitalisierung in aller Munde ist, scheint sich langsam eine Trendwende abzuzeichnen, die Nachfrage nach Lösungen zur elektronischen Dokumentenverwaltung wird stetig größer, denn effizientere digitale Prozesse lassen sich schlecht mit gedruckten Unterlagen realisieren. 

Während in vielen Unternehmen noch fieberhaft nach Strategien zur Digitalisierung gesucht wird, ist das Thema in anderen Betrieben schon ein alter Hut. Der Rechnungseingang ist ein Beispiel, bei dem es noch die ganze Bandbreite von komplett analoger bis hin zu voll digitaler Verarbeitung gibt. Die Frage, welche Vorgehensweise dabei die kosteneffizientere ist, dürfte in den meisten Fällen eine rein rhetorische sein. Lesen Sie, wieviel Sie mit einem digitalen Rechnungseingang sparen können.

In meinem ersten Blogbeitrag zur digitalen Transformation im Mittelstand bin ich darauf eingegangen, wie Sie Grundlagen für die Digitalisierung schaffen. Mit dieser Datenbasis können Sie jetzt arbeiten und alle im Unternehmen verfügbaren und eingehenden Informationen in elektronisch gesteuerten Prozessen nutzen. Aber Vorsicht, beherzigen Sie eine Regel bei der Planung: Passen Sie die digitalen Prozesse an Ihr Unternehmen an und nicht Ihr Unternehmen an Prozesse, wie Sie von einer Software vorgegeben werden. Dazu benötigen Sie Anwendungen, die sich flexibel an Ihre Bedürfnisse anpassen lassen und Menschen, die sich sowohl mit der Software als auch mit Geschäftsprozessen auskennen. 

Dieses Jahr ist agorum® das erste Mal auf der Hannover Messe präsent. Mit dabei haben wir die neueste Version unseres Open Source Dokumentenmanagement-Systems. agorum® core 8 enthält sowohl im Front- als auch im Backend neue Features, die Ihr Unternehmen produktiver machen. Neugierig geworden? Dann besuchen Sie uns einfach zwischen dem 24. und 28. April 2017 auf der Hannover Messe: Open-Source-Park, Halle 8, Stand D28.  Einige Freikarten haben wir dafür auch zu vergeben, am besten gleich eine davon sichern!

Der Mittelstand in Europa steht in Sachen Digitalisierung weiter vor großen Herausforderung. Dass die Kernprozesse in den Unternehmen digitalisiert werden müssen, wird schon seit einiger Zeit nicht mehr in Frage gestellt. Aber wie gelingt die digitale Transformation im Mittelstand effizient, dauerhaft und zukunftsfähig?

Geschäftsführer und IT-Verantwortliche müssen eine nachhaltige Strategie erarbeiten, wie sie ihre Geschäftsprozesse digitalisieren, das Unternehmen langfristig effizient machen und dabei die Mitarbeitenden mit ins Boot holen - sie mit der eingesetzten Software unterstützen und nicht überfordern. Wie die digitale Transformation im Mittelstand zu einem nachhaltigen Erfolg wird, möchte ich in einer Blogserie beleuchten. Im ersten Teil geht es um die Datenbasis.  

Dokumentenmanagement soll Spaß machen, keine zusätzliche Arbeit. Und zwar von Anfang an. Denn was nützt das beste Dokumentenmanagement-System, wenn bereits die Einführung alle Beteiligten zur Verzweiflung bringt und im Extremfall das Unternehmen lahm legt. Damit Ihnen das nicht passiert, sollten Sie auf einen gut strukturierten Einführungsprozess setzen, der aus sechs einfachen, aufeinander aufbauenden Schritten besteht.

Der Begriff Dokumentenmanagement-System (DMS) scheint auf den ersten Blick vielleicht selbsterklärend, was sich aber alles an Möglichkeiten dahinter verbirgt, sieht man wenn man genauer hinsieht.

Denn ein DMS kann wesentlich mehr als nur Dokumente ordentlich organisieren. Aus meiner langjährigen Berufserfahrung in Unternehmen mit und ohne DMS im Einsatz, haben sich 6 Funktionen herauskristallisiert, die jedem Unternehmen einen Mehrwert bieten. Schauen Sie doch mal, wie Sie ein DMS bei Ihrer Arbeit unterstützen kann: