Immer wieder taucht die Frage auf, welche Scanner wir empfehlen, um Papier-Dokumente in unser Dokumentenmanagement-System agorum® core zu scannen. Dafür eine pauschale Empfehlung auszusprechen, ist leider nicht einfach möglich, da es u.a. darauf ankommt, welche und wie viele Dokumente Sie verarbeiten möchten. agorum® core kann grundsätzlich von jedem Scanner Daten empfangen, der ein Dokument in ein Netzlaufwerk speichern kann - was die meisten Scanner heute leisten können. Um aber ein paar Tipps zu geben, welche Geräte mit agorum® core im Einsatz sind, beschreiben wir in loser Reihenfolge Geräte, die entweder bei uns selbst im Einsatz sind, die wir zum Test bei uns hatten oder die bei einem unserer Kunden Verwendung finden. Heute möchte ich Ihnen den Plustek eScan A150 vorstellen, den wir vom Hersteller als Testgerät erhielten.
Dokumente einfach einscannen
Der Hersteller wirbt damit, dass der Scanner einfach und intuitiv zu bedienen ist, das können wir mit kleinen Einschränkungen bestätigen. Die tiefergehenden Einstellungen sind nicht ganz so einfach zu finden und wir brauchten eine Weile, um bestimmte Einstellungen zu finden. Die Benutzung selbst ist aber tatsächlich weitestgehend selbsterklärend.
Der Scanner ist dafür ausgelegt, mittlere Mengen an Dokumenten einzuscannen. Laut Hersteller ist das Gerät dafür geeignet, bis zu 1.500 Seiten täglich einzuscannen. Der Anschluss erfolgt über einen RJ-45-Netzwerkanschluss oder an einen Rechner über USB. Ein externer Rechner ist nicht zwingend erforderlich.
Die Zufuhr der Daten an das DMS erfolgt über einen oder mehrere Netzwerkordner, die in agorum® core als "aktive Ordner" definiert sind. Über diese intelligenten Posteingänge können die gescannten Dokumente verschiedenen Gruppen, Personen oder Funktionen zugeführt werden. Diese Posteingänge können Sie im Scanner anlegen und auf dem 7 Zoll Touchdisplay des Gerätes auswählen. Sie scannen Dokumente schnell und einfach in ein Verzeichnis, von wo aus sie automatisch von agorum® core weiterverarbeitet und verteilt werden.
Rechnungen und andere Belege, die Sie beispielsweise in den Rechnungseingang (Re-Eingang im Display) scannen, werden in einem automatischen Rechnungsprozess verarbeitet. Dokumente, die Sie im Posteingang speichern, verteilt ein Workflow automatisiert an die vorab definierten Personen oder Gruppen.
Technische Daten und Funktionen
Der Plustek eScan A150 kann die eingescannten Daten auch per E-Mail verschicken, auf FTP-Server, USB-Sticks und in der Cloud speichern oder direkt an Smartphones und Tablet-PCs schicken. Das Gerät scannt mit einer optischen Auflösung von maximal 600 dpi und bis zu 17 Seiten pro Minute. Der Einzug bietet Platz für bis zu 50 Blatt Papier in der Stärke von 40 bis 157 g/m2.
Im mitgelieferten Softwarepaket ist der ABBYY FineReader Sprint enthalten, mit dem Sie eingescannte Bilder und Dokumente in Microsoft Word, Excel, durchsuchbare PDF-Dateien und andere Formate konvertieren können. Zudem verspricht die Software eine hohe Erkennungsgenauigkeit und Layoutübernahme, sowie die Rekonstruktion der logischen Struktur und Formatierung eines Dokumentes.
Fazit: Gut geeignet für kleinere und mittlere Unternehmen, um Dokumente einzuscannen und in agorum® core automatisch verarbeiten zu lassen.
Der Plustek eScan A150 eignet sich gut für kleinere und mittlere Unternehmen, um gängige Dokumente einzuscannen, per Netzlaufwerk an agorum® core zu übergeben und automatisiert verarbeiten zu lassen. Beispiele für automatisierte Prozesse haben wir für Sie unter anderem in folgenden Blogbeiträgen beschrieben:
- Prozessautomatisierung mit Dokumentenmanagement-Systemen
- Wie Sie mit einem DMS Geschäftsprozesse automatisieren
- Dokumente scannen und archivieren
