Dokumentenmanagement: Warum Open Source die bessere Wahl ist

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In Unternehmen, die mit elektronischem Dokumentenmanagement arbeiten, spielt das Dokumentenmanagement-System meist die zentrale Rolle in der IT. Alle wichtigen Informationen, die das Unternehmen betreffen, werden in Form von Dokumenten im DMS gespeichert: E-Mails, Angebote, Verträge, Dokumentationen, Präsentationen, Tabellen, Zeichnungen, und vieles mehr. Das gesamte Wissenskapital der Firma wird zentral im DMS archiviert und organisiert. Know-How und Zahlen, die nicht in falsche Hände geraten dürfen, aber für immer zugänglich bleiben sollten.

Open Source ist die sicherere Wahl

Open Source Software (OSS) unterscheidet sich von proprietärer (herstellergebundener) Software vor allem darin, dass der Quellcode frei verfügbar ist. Das bedeutet, dass Sie sich den Quellcode herunterladen, genau anschauen und auch für sich selbst anpassen und verändern können. Einerseits können so erkannte Fehler durch den Hersteller schnell behoben werden, andererseits sind Sie in der Lage genau zu untersuchen, was die Software exakt macht: Stichwort Backdoors und die Überwachung durch Geheimdienste. Das erlaubt Ihnen proprietärer Software nicht, Sie sind auf das blinde Vertrauen in den Hersteller angewiesen. Und gerade bei Dokumentenmanagement-Systemen, in denen alle Ihre wichtigen Daten gespeichert sind, sollten Sie genau wissen, was mit Ihren Informationen geschieht.

Open Source hilft, Fehlinvestitionen und Folgekosten zu vermeiden

Mit der Verwendung von OSS reduzieren Sie Abhängigkeiten von Herstellern und vermeiden Fehlinvestitionen. Denn mit dem Einsatz von OSS sind Sie im Ernstfall, z.B. bei einem Wechsel oder Ausfall des Softwareanbieters, nicht mehr gezwungen, einen teuren Tausch der Software durchzuführen, sondern können sich andere Dienstleister suchen, die die Software weiter betreuen.

Speziell bei Dokumentenmanagement-Systemen sollten Sie sich genauer Gedanken machen, was im oben genannten Ernstfall mit Ihren Informationen geschieht. Ist es bei einem Wechsel des Anbieters möglich, ohne Weiteres die Daten zu exportieren oder lässt sich das der Hersteller teuer bezahlen? Und was passiert, wenn es den Anbieter nicht mehr gibt? Kommen Sie dann überhaupt noch bedenkenlos an Ihre Daten heran?

Offene Standards und Schnittstellen gewährleisten Interoperabilität zu anderen Systemen

Dokumentenmanagement-Systeme sind in den allerseltensten Fällen Insellösungen. Meist wird das DMS mit anderen Systemen gekoppelt, um Daten aus anderen Anwendungen zu archivieren oder Daten aus dem DMS heraus in andere Systeme zu überführen bzw. in deren Oberflächen anzeigen zu lassen. Das ist bei offenen und dokumentierten Schnittstellen natürlich wesentlich einfacher. Auch hier sind Sie mit einer Open-Source-Lösung nicht zwangsläufig von einem Hersteller oder Dienstleister abhängig, sondern können aus unterschiedlichen Angeboten wählen.