Eine für mich sehr angenehme Facette unseres Dokumentenmanagement-Systems ist der Fern-Zugang über die desk4web-Oberfläche. Damit habe ich Zugriff auf alle Dokumente und E-Mails aus unserem Dokumentenmanagement System und kann ganz bequem auch von zu Hause aus arbeiten. Über Notizen und Wikis kommt selbst die Kommunikation mit den Kollegen nicht zu kurz.
Die persönliche Zusammenarbeit ist zwar im Normalfall immer noch angenehmer als zu Hause alleine vor dem Bildschirm zu sitzen, aber manchmal ist es doch ganz praktisch vom heimischen Rechner aus arbeiten zu können. Ob sich der Schornsteinfeger zur Feuerstättenschau angemeldet hat, eine Waschmaschine irgendwann zwischen 10-15 Uhr geliefert werden soll, der Kindergarten wegen einer Grippewelle geschlossen ist oder man einfach nur dem freitäglichen Stau auf der Bundesstraße entgehen will - es gibt viele Gelegenheiten, in denen es von Vorteil ist, wenn man von außerhalb Zugriff auf alle Daten hat. Früher galt es das Arbeiten von zu Hause aus gut im Voraus zu planen, denn alle benötigten Daten mussten auf den Laptop gezogen werden und das konnten mitunter ganz schön viele sein. Da vergeht schon am Vortag der Abwesenheit viel Zeit, um alles vorzubereiten. Kam dann etwas Unvorhergesehenes hinzu, musste man die Kollegen im Büro anrufen und bitten die Daten per E-Mail zu schicken oder zum Download irgendwo auf einen FTP-Server zu laden - ganz schön umständlich, nervig und langwierig!
Heute setze ich mich nur an meinen Rechner zu Hause, öffne den Browser, klicke in meinen Bookmarks die desk4web-Site von agorum® an und habe meinen Desktop den ich von der Arbeit im Büro kenne auf dem Bildschirm. Die rote Alarmglocke oben rechts zeigt mir an, dass neue Notizen, Dokumente oder E-Mails, die für mich relevant sind, in den meinen Mitteilungen veröffentlicht wurden. Mit einem Klick habe ich die verschiedenen E-Mails vor mir, die ich zu beantworten habe, sehe das Word-Dokument mit der Pressemeldung die ich gestern verfasst hatte, daran angehängt eine Notiz von Herrn Schulze, dass er inhaltlich noch etwas geändert gaben möchte, und Änderungen im Wiki mit den To-Dos für diese Woche.
Zunächst lese und beantworte ich die E-Mails direkt im desk4web. Eine davon war eine Mail von einem Partner, der Inhalt meiner Antwort ist auch für Herrn Lang interessant, was mich aber nicht weiter kümmern muss, da ich weiß, dass meine Antwort-E-Mail in der Partnerakte archiviert wird und damit automatisch in den Mitteilungen von Herrn Lang erscheint.
Die Pressemeldung lade ich mir herunter und bearbeite Sie nach den Notizen die Herr Schulze angehängt hat. Nach der Fertigstellung, lade die Datei wieder hoch und hänge meinerseits eine Notiz an das Dokument, dass Herr Schulze bitte die Änderungen prüfen soll. Bereits nach 5 Minuten bekomme ich wiederum per Notiz am Dokument die Mitteilung, dass alles zu seiner Zufriedenheit ist und ich die Pressemeldung verteilen kann. Dazu gehe ich einfach im desk4web in unseren Pressebereich, in dem die Empfängerlisten hinterlegt sind und ich automatisch die Serienmails für Presseleute, Newsletterabonnenten und unsere Partner verschicken kann, alles über agorum® core!
Damit fertig, sehe ich mir das Wiki mit der To-Do Liste an und wende mich dem nächsten Punkt zu. Unsere Geschäftswagen brauchen eine Beschriftung und die Beschilderung am Haus muss erneuert werden. Dazu brauche ich unser Logo als Vektordaten, dass ich mir schnell aus dem System herunterziehe. Die Schilder erstelle ich, lade Sie direkt ins Verzeichnis mit den Daten unserer Broschüren und Plakate hoch, und bitte Herrn Lang und Herrn Schulze per Notiz diese anzusehen und mir Ihre Meinung kundzutun. Beide kommentieren dies per Notiz und ich kann die Daten für den Schildermacher fertigstellen.
Alles ganz einfach und unkompliziert - desk4web ist für mich die perfekte Möglichkeit von zu Hause aus zu arbeiten, als wäre ich im Büro!