Dokumentenaustausch: Anwender machen, was Sie wollen!
Wie läuft es in Ihrem Unternehmen, wenn Mitarbeiter Dokumente weitergeben müssen? Kommen Ihnen Sätze wie: "Ich schick' das kurz per E-Mail." oder "Die Datei ist zu groß, ich leg die schnell in die Dropbox." bekannt vor?
Wie behalten Sie dabei die Kontrolle über diese Dokumente? Wie verhindern Sie, dass sensible Dokumente komplett unverschlüsselt zum Empfänger übertragen werden?
Das ist noch nicht alles: durch den Austausch entstehen laufend Kopien der Dokumente. Wissen Ihre Anwender dann später überhaupt noch, welche der vielen Kopien die richtige Version ist?
Natürlich können Sie verhindern, dass Filesharing-Dienste wie Dropbox & Co. überhaupt genutzt werden können. Oder dass E-Mail Anhänge nur eine bestimmte Größe besitzen dürfen. Aber ist das wirklich im Sinne des Mitarbeiters? Er hat sicherlich einen guten Grund, Dokumente teilen zu wollen.
Wie sieht denn eine optimale Lösung aus?
- Die vom Unternehmen angebotene Lösung zum Austauschen von Dokumenten sollte so einfach für den Anwender sein, dass er gar nicht auf die Idee kommt, nach einer Alternative zu suchen.
- Am besten kann er Dokumente dort freigeben, wo er mit ihnen arbeitet.
- Dabei sollten alle Beteiligten stets auf dieselbe Version eines Dokumentes zugreifen können.
- Schön wäre es auch, bereits freigegebene Dokumente wieder zurückziehen zu können.
- Beim Austausch der Dokumente sollten diese stets verschlüsselt übertragen werden, im Optimalfall sogar passwortgeschützt.
- Auch der umgekehrte Weg, Dokumente von externen Benutzern zu erhalten, sollte dieselben Kriterien erfüllen.
Zu schön, um wahr zu sein?
Gibt es eine Dropbox Alternative für Unternehmen? Ja, diese Lösung gibt es tatsächlich: agorum® core DataRoom vereint Filesharing mit den Stärken eines Dokumentenmanagement-Systems.
Bieten Sie Ihren Anwendern die optimale Lösung für den Dokumentenaustausch. Mit nur einem Klick können Dokumente, direkt aus dem DMS, mit anderen Benutzern geteilt werden.
Möchten Sie DataRoom in Aktion sehen? Wir möchten Ihnen die Produktunterlagen zu diesem Modul gerne auf dieselbe Weise zur Verfügung stellen, wie Ihre Anwender es mit DataRoom selbst tun könnten.
