Die Digitalisierung der Arbeit schreitet immer weiter voran und wird mittlerweile oft in einem Atemzug mit der landwirtschaftlichen und der industriellen Revolution genannt. In der Tat sind die Folgen, die aus der weltweiten Vernetzung via Internet entstanden sind und weiterhin entstehen, als revolutionär zu bezeichnen. Noch nie war es möglich, so schnell auf Informationen zuzugreifen und Daten zu verarbeiten wie heute. Daraus entstehen unzählige Möglichkeiten, aber es sind auch viele Herausforderungen zu meistern. Vor allem muss die Masse der Daten beherrschbar gemacht und organisiert werden. Das heißt heruntergebrochen: Die richtigen Daten müssen immer zur richtigen Zeit am richtigen Ort auffindbar sein.
Die Zukunft der Arbeit ist die Zukunft des Unternehmens
Wie sieht die Zukunft der Arbeit aus? Damit beschäftigen sich Institutionen aus allen möglichen Bereichen. Die meisten kommen zu ähnlichen Schlüssen. Durch die Möglichkeiten der Digitalisierung wird sich die Arbeitswelt ändern. Viele Prozesse werden automatisiert und die Möglichkeiten, sich über das Internet zu vernetzen, wird die Arbeit räumlich und zeitlich noch wesentlich flexibler machen. Der Bitkom sieht in seinem Positionspapier zur Zukunft der Arbeit folgende zentrale Dimensionen:
- Virtuelle Präsenz
- Fluide Unternehmen - flexible Mitarbeiter
- Souveräne Work-Life-Integration
- Vertrauen als Basis der Unternehmenskultur
- Intelligent-adaptive Systeme
Und diese Änderungen sind keine Zukunftsmusik mehr, viele Unternehmen arbeiten bereits mit flexibleren Arbeitsmodellen und haben damit die Nase auf dem Arbeitsmarkt vorne. Der Druck auf Unternehmen, die weiterhin auf die klassischen Arbeitsmodelle setzen, wird größer, da der Wettbewerb um die besten Fachkräfte sich weiter zuspitzt. Wer also flexiblere Arbeitszeiten, Kommunikation auf Augenhöhe und selbstbestimmtes Arbeiten anbietet, wird die besten Mitarbeiter bekommen und im Wettbewerb vorne sein.
Flexiblere Arbeitswelten benötigen organisierte Daten
Nicht nur die Arbeitzeit wird in Zukunft noch flexibler sein, sondern auch der Ort, an dem gearbeitet wird. Schon heute hat sich das Homeoffice auch im Mittelstand etabliert. Die Arbeit wird virtueller, Arbeitszeit und Freizeit rücken stärker zusammen und durchmischen sich. Manchmal alleine schon dadurch bedingt, dass Projektteams über die ganze Welt verstreut sind und man sich zwangsläufig außerhalb der "normalen" Arbeitszeit zu Videokonferenzen trifft.
Diese Art der Zusammenarbeit braucht eine feste Grundlagen: Das Wissen und aktuelle Informationen, die für die Erledigung der Arbeit notwendig sind, müssen einfach, schnell und mobil zugänglich sein.
Informationsmanagement ist Dokumentenmanagement
Diese Basis für diese Zusammenarbeit ist in vielen Firmen ein Dokumentenmanagement-System (DMS), denn Informationsmanagement ist Dokumentenmanagement. International wird eher von Enterprise Content Management (ECM) gesprochen und wenn man es genau nimmt, ist DMS ein Teil von ECM, aber in Deutschland hat sich dieser Begriff bisher nicht durchgesetzt.
Ein Dokumentenmanagement-System speichert alle Informationen, verteilt sie an die richtigen Stellen und macht sie schnell wieder auffindbar. Das funktioniert, indem das DMS die Informationen im Volltext indexiert und automatisiert oder mithilfe manueller Eingaben mit Metadaten anreichert. Anhand der Metadaten können zum Beispiel sehr leicht elektronische Projektakten realisiert werden, die strukturiert alle Daten zu einem Projekt enthalten.
Mit elektronischen Akten den Überblick behalten
Ein Beispiel: Ein automatisch erfasstes Metadatum kann zum Beispiel eine Projektnummer sein. Jedes Dokument, das diese Projektnummer beinhaltet, wird automatisch einer bestimmten Projektakte zugeordnet. Möchten Sie in der Projektakte zwischen unterschiedlichen Dokumententypen unterscheiden, können Sie zusätzliche Metadaten vorsehen. Zum Beispiel werden alle E-Mails in einem Verzeichnis E-Mails gespeichert, den Dokumententyp E-Mail kann das System selbst automatisch erkennen.
Dokumente, die das DMS nicht automatisch zuordnet, können sehr einfach manuell mit Metadaten ergänzt werden. Über ein Auswahlmenü legt der Benutzer beispielsweise mit einem Klick den Dokumententyp fest, z.B. Rechnung, Vertrag, Dokumentation usw. Mit dieser Information kann das DMS weiterarbeiten und erledigt den Rest wieder automatisch.
Schnelles Finden statt langes Suchen
Die Suche nach Informationen kann global über die Volltextsuche oder eingegrenzt über Bereiche und Metadaten erfolgen. So lassen sich alle Daten schnell finden, egal ob im ganzen DMS nach einem bestimmten Begriff gesucht wird oder alle Verträge eines bestimmten Projektes angezeigt werden sollen.
Mobiler Zugriff gewährleistet flexibles Arbeiten
Dokumentenmanagement-Systeme sind in der Regel so ausgelegt, dass Sie über das Internet und alle möglichen Endgeräte erreichbar sind. Egal ob Smartphone, Tablet, Notebook oder Desktop-PC, die Informationen und Dokumente sind immer im Zugriff und können gelesen und bearbeitet werden.
Social-Media-Funktionen machen die Kommunikation einfach
Beim flexiblen Arbeiten in verteilten Projektteams ist die Kommunikation essentiell wichtig. Daher verfügen Dokumentenmanagement-System über verschiedene Möglichkeiten, sich untereinander auszutauschen. Meist informiert ein zentraler Stream über alle Vorgänge im DMS. Dort erscheinen alle Dokumente, die z.B. in den Projektakten eines Mitarbeiters neu erstellt, geändert oder empfangen wurden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, an einem Dokument direkt einen Chat zu führen, um sich beispielsweise über den Inhalt auszutauschen, Aufgaben zu verteilen oder von anderen Projektteilnehmern Feedback einzuholen.
Um allgemeines Wissen zu speichern und zu teilen, stehen integrierte Wikis bereit. Diskussionen und allgemeine Kommunikationen können über Foren im DMS abgewickelt werden.
Fazit: Ein DMS macht Unternehmen bereit für die Zukunft
Unternehmen, die ein DMS einsetzen, sind in Bezug auf die Digitalisierung der Arbeit für die Zukunft gerüstet. Flexibles Arbeiten und die Organisation von zeitversetztem Arbeiten ist mit einem DMS kein Problem. Informationen stehen sehr schnell genau dann bereit, wenn sie gebraucht oder bearbeitet werden sollen.
