Der zweite Teil des virtuellen "Roundtables" der Competence Site zur DMS EXPO beschäftigt sich mit der Zukunft von DMS und ECM zwischen Compliance, Social, Mobile, Cloud und ... Tagesgeschäft! Meine Antworten hierzu:
1. Wie werden sich ECM-Lösungen verändern?
Die richtigen Daten, zur richtigen Zeit, am richtigen Ort. Das hört sich zunächst simpel an, ist wird aber im Detail betrachtet eine immer komplexer werdende Herausforderung für ECM-Lösungen. Denn wenn man es etwas genauer ausdrücken will, müsste man eigentlich formulieren: Die richtigen Daten sollen vollständig für alle, die sie benötigen, zur richtigen Zeit und zwar schnell, an allen denkbar möglichen richtigen Orten sein. Um das gewährleisten zu können, benötigt man zukünftig ein ECM-System welches: Daten aus allen möglichen Quellen sammelt, strukturiert und intelligent miteinander verknüpft; eine einfach und intuitiv zu bedienende Benutzeroberfläche besitzt, die sich an die verschiedenen mobilen und immobilen Endgeräte anpassen lässt und ein Benachrichtigungssystem bereitstellt, welches die Anwender sofort darüber informiert, wenn es neue Informationen gibt, die für den Anwender von Belang sind. Dieses Benachrichtigungssystem sollte natürlich auch den Austausch untereinander fördern, womit wir beim beliebten Thema Social Media wären. Sicherlich wäre es ein Wettbewerbsvorteil, Social Media Funktionalitäten im Unternehmen zu nutzen, um das Zusammenarbeiten zu fördern, Synergien zu schaffen, Kompetenzen sichtbar zu machen und zu fördern. Aber dazu muss auch die Unternehmenskultur sich anpassen, denn wenn keine Bereitschaft vorhanden ist, Wissen zu teilen und dem sozialen Unternehmensnetzwerk zur Verfügung zu stellen, nutzt auch die schönste Social Media Funktionalität in der ECM-Lösung nicht.
ECM-Lösungen könnten aber tatsächlich die zentrale Systeme werden, die Informationen aus allen Unternehmensteilen und IT-Anwendungen zusammenführen.
2. Wie sieht im ECM-Kontext die Organisation der Zukunft aus?
Wichtiger werden der Wissenstransfer zur gemeinsamen Weiterentwicklung und Bewertung von Inhalten im Unternehmen, die effiziente Informationsbereitstellung und die Bewertung von Informationen. Dazu wir es notwendig sein Unternehmensstrukturen flexibler zu gestalten und abteilungsübergreifend offen zu halten. Das Wissen über das Know-How und die Kompetenzen von Abteilungen und einzelnen Personen muss transparenter im Unternehmen kommuniziert und verfügbar gemacht werden. So dass sich Projektgruppen praktisch über das für die Aufgabe benötigte Know-How praktisch von selbst definieren.
3. Wo liegt jenseits der Hypes der konkrete Nutzen von ECM?
Der konkrete Nutzen liegt in der effektiven Verteilung, Bereitstellung und Verknüpfung von Informationen, ohne sie langwierig zusammensuchen zu müssen. Dadurch beschleunigen und verbessern sich sowohl Geschäfts- als auch Entscheidungsprozesse. Beispielsweise durchlaufen über Workflows gesteuerte Dokumente das Unternehmen schneller und die Bearbeitung derselben ist weniger fehleranfällig und kann zu großen Teilen automatisiert werden. Entscheidungen können fundierter und schneller getroffen werden, da die Informationen sofort und vollständig zur Verfügung stehen.
Die gesamte Diskussion: http://www.competence-site.de/Die-Zukunft-DMS-ECM-zwischen-Compliance-Social-Mobile-Cloud-Tagesgeschaeft