Von der Outlook-Integration unserers Dokumentenmanagement-Systems bin ich ja schon von Anfang an begeistert. Und seit mir bei einem Plausch unter Kollegen auf der DMS-Expo 2011, der Vertreter eines anderen namhaften DMS-Herstellers gestanden hat, dass deren Outlook-Integration doch eher ein Marketing-Gag als ein wirklicher Mehrwert sei, bin ich auch absolut sicher, dass unsere Vollintegration in die Outlook-Oberfläche auf dem Markt der Dokumentenmanagement-Systeme bisher absolut einmalig ist.
Und sie wird weiterhin verbessert und ausgebaut! Fragt mich doch unser Entwicklungsleiter Herr Schulze heute Morgen beiläufig und mit einem Lächeln auf den Lippen, ob er mir als "offiziellem agorum®-Outlook-Tester" schon das neue Outlook-Plugin zur Verfügung gestellt hätte. Nein, dass hatte er bisher noch nicht! Da ich nicht nur neugierig bin, sondern neues "Spielzeug" natürlich auch unverzüglich ausprobieren muss, habe ich mir schnell die Installations-Datei vom Server geholt und gleich installiert.
Preview aller gängigen Dateien direkt in Outlook
Nachdem Neustart von Outlook fällt mir sofort ein neues, fast schon unscheinbares Icon in der Bedienleiste auf, welches ich aber sofort wiedererkenne. Sehr schön! Auch in Outlook ist jetzt die Preview-Funktion verfügbar. Alle meine Bilder, Grafiken, Tabellen und Texte kann ich mir jetzt direkt als Vorschau in Outlook anzeigen lassen, ohne die zugehörige Software starten zu müssen. So weiß ich schnell, ob es auch die Datei ist, die ich brauche. Beim Durchklicken durch die Verzeichnisse stelle ich erfreut fest, dass sich die Geschwindigkeit mit der sich die Ordner aus dem Dokumentenmanagement-System öffnen und schließen mehr als deutlich verbessert hat. In Rekordzeit bin ich in meinem Marketing-Verzeichnis. Zugegeben, dass war bei der Vorgänger-Version noch nicht ganz optimal, ist jetzt aber überhaupt kein Problem mehr.
Notizen an die Kollegen und E-Mail-Attachments direkt anhängen.
Ein Rechtsklick auf eine Datei offenbart die nächsten Neuerungen, die mir das (Arbeits-)Leben definitiv vereinfachen werden. Zunächst kann ich nun auch in Outlook Notizen direkt an jede Datei und jedes Verzeichnis hängen, um meine Kollegen Hinweise zu der Datei zu geben oder Fragen dazu zu stellen. Außerdem ist es jetzt möglich per Rechtsklick, Dateien direkt als Anhang in eine Outlook-Mail zu integrieren. Es kommt aber noch besser! Herr Schulze zeigt mir, dass ich die Dateien auch per Drag & Drop oder per Str-C/Str-V an E-Mails anhängen kann. Damit habe ich nun alle Funktionen unseres Dokumentenmanagement-Systems schnell erreichbar in Outlook integriert. Faktisch kann ich damit komplett mit dem DMS arbeiten, ohne Outlook verlassen zu müssen. Perfekt!
Nun leider noch eine schlechte Nachricht für Sie. Während ich mich schon an der Outlook-Integration unseren Dokumentenmanagement-Systems erfreuen kann, müssen Sie sich noch ca. 2-3 Wochen gedulden. Die neueste Version steht leider erst ab Mitte November zum Download zur Verfügung.