Eine echte Grippe schleicht sich nicht langsam an, sondern kommt von jetzt auf gleich mit einem Donnerschlag. Da bleibt meist keine Zeit, die noch anstehenden Aufgaben an einen Kollegen zu übergeben. Deshalb ist die Gefahr groß, dass wichtige Aufgaben unerledigt bleiben.
Damit nichts Wichtiges liegen bleiben muss und die kranken Kollegen in Ruhe genesen können, dafür gibt es etwas von agorum®! Denn mit der elektronischen Akte und der Workflow-Eskalation sind Sie bei Krankheits- oder Urlaubsvertretungen immer auf der sicheren Seite!
Die elektronische Akte verschafft einen schnellen Überblick über den aktuellen Stand eines Projektes, einer Kundenakte, einer Bestellung,... und das nicht nur im Krankheits- oder Urlaubsfall, auch für Mitarbeiter, die sich neu einarbeiten müssen, ist eine elektronische Akte die optimale Informationsquelle.
Schneller Überblick in der Kundenakte.
Bei einer Organisation über Kundenakten hat jeder berechtigte Mitarbeiter Zugriff auf die für ihn relevanten Informationen. So kann sich im Vertretungsfall der Kollege schnell über den aktuellen Stand eines Projektes, einer Reklamation oder den Status einer Rechnung informieren.
Alle aus- und eingehenden E-Mails, die den Kunden betreffen, werden beispielsweise automatisch erkannt und in der Akte verlinkt. Niemand muss sich manuell um die Archivierung kümmern.
Genauso werden Rechnungen, Lieferscheine, egal ob digital oder auf Papier empfangen, im DMS verarbeitet und automatisch in der Kundenakte archiviert.
Schnelles Finden von Informationen.
Die Volltextsuche in agorum® core garantiert das schnelle Finden, auch wenn der Mitarbeiter den Kunden nicht kennt. Ein einziges Stichwort genügt und die relevanten Objekte werden übersichtlich mit dem hervorgehobenen Suchbegriff aufgelistet.
Durchsucht werden nicht nur alle Dokumente, sondern gleichzeitig auch alle E-Mails und deren Anhänge. Wobei selektiert werden kann welche Objekte durchsucht werden sollen. Z.B. nur E-Mails oder nur Dokumente.
Metadaten, wie beispielsweise eine Rechnungsnummer, lassen sich ebenfalls suchen, auch hier kann selektiert werden, nach welchem Kriterium gesucht werden soll.
Kollege übernehmen Sie!
Workflowaufgaben, die der kranke Mitarbeiter nicht durchführen kann, warten nicht geduldig, bis die Krankheit überstanden ist, sondern melden sich automatisch beim Vorgesetzten oder einem Kollegen, dass sie bearbeitet werden müssen.
Sollte zum Beispiel eine Rechnung schnell geprüft werden, weil die Skontoabzugs-berechtigung abläuft, eskaliert der Workflow und schlägt Alarm.
Keine wichtige Aufgabe bleibt liegen, nichts wird vergessen, Anfragen können schnellstens bearbeitet werden.