Der professionelle Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems kennzeichnet sich durch eine einfache Integration in die vorhandene ITArchitektur einerseits und anderseits durch die einfache Integration in die Arbeitsgewohnheiten der Benutzer. Eine wesentliche Aufgabe, die dem DMS dabei zukommt, ist die Organisation des Daten- und Verarbeitungsflusses der Dokumente in einem Unternehmen und in Arbeitsabläufen. Ein weiterer Schwerpunkt ist die Administration der Dokumente und der Ablagestrukturen sowie der Zugriffsrechte von Benutzern, und die Integration von Informationen aus vorhandenen ITSystemen.