Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) erfordert oftmals eine Umorganisation der Arbeitsweise. Denn alle Daten müssen in das System eingestellt werden. Jeder, der mit dem DMS arbeitet, benötigt Schulung und Einarbeitung in das neue System.
Und das am schwersten Umzusetzende: Er muss seine gewohnte Arbeitsweise von heute auf morgen umstellen, geübte Arbeitsschritte ändern und an das neue System anpassen. Dies ist oftmals ein unüberwindliches Hindernis - das meist erst dann bemerkt wird, wenn das neue System bereits eingeführt wird.
Das Dokumentmanagementsystem agorum core der agorum Software GmbH aus Ostfildern geht bei diesem Thema neue Wege. Das System besitzt eine Laufwerksschnittstelle, die es erlaubt, dass das gewohnte Netzlaufwerk - z.B. Laufwerk „G:“ - durch das DMS agorum core über dessen „Laufwerksschnittstelle“ ersetzt wird. Dabei handelt es sich um ein 100%iges Netzlaufwerk, wie man es von Windows-Netzlaufwerken oder Linux und Samba gewohnt ist. Für den Benutzer ändert sich die Arbeitsweise nicht: Das im Beispiel genannte Laufwerk „G:“ ist immer noch Laufwerk „G:“; alle Programme arbeiten weiter wie bisher; Datei interne Verknüpfungen, die auf andere Dateien zeigen, funktionieren weiter; „Öffnen“, „Speichern“ und „Speichern unter“ funktionieren immer noch wie bisher. Gewohnte Ablagepfade sind nach wie vor vorhanden, aber nicht mehr auf einem Dateiserver, sondern jetzt im Dokumentensystem - für den Benutzer zuerst einmal unbemerkt.
Dies bedeutet für ein Unternehmen, dass mit der Einführung von agorum core alle Mitarbeiter sofort mit dem DMS arbeiten. Ohne Einweisung und Schulung. Die Umstellung auf dieses System kann zuerst einmal völlig unbemerkt von den Benutzern erfolgen. Der Vorteil dieser Vorgehensweise liegt darin, dass von Heute auf Morgen alle Daten im Dokumentensystem liegen und dessen zusätzliche Funktionen in die einzelnen Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse sofort integrierbar sind.