Wie werden wir noch transparenter? Ein Thema vom letzten agora_forum14 und Anstoß für den heutigen Post. Ein Erfahrungsbericht von mir - und ich bin eine Anwenderin.
Es begab sich zu einer Zeit, in der die Menschen noch mit Stein und Meißel gearbeitet haben. Oder an Öllampen rieben.
Hierfür ein kurzer Rückblick, von vor meiner Zeit bei agorum®: Im Rahmen eines sehr großen Projektes für einen großen Konzern war ich unter anderem für den wöchentlichen Statusreport zuständig. D. h. eine Mammut-Excel-Tabelle galt es jede Woche zu aktualisieren. An vielen Stellen Rücksprache halten, anrufen, abklären. Änderungen an der einen Stelle, hatten Auswirkungen an anderen, weil z. B. Terminverschiebungen in Abhängigkeiten zu anderen standen. Kennen Sie das?
Froh, wenn dann alle Inhalte erfasst waren und ab die Post an den großen Verteiler. Wobei es auch klar war, dass mit dem Drücken des "Send"-Button der Report schon wieder veraltet war. Am Mittwoch dann der Status-Call in großer Runde. Bei der Spalte "To Do" wurden die Aussagen meist dünn. Bis ein Häkchen für "erledigt" oder "abgeschlossen" gesetzt werden konnte, brauchte es einen langen Atem. Tja und die Woche drauf das ganze von vorne.
Früher war nicht alles besser
Nun stellen sie sich vor, sie haben ein Tool, das die komplette Projektverwaltung erfasst. Alle Aufgaben, Termine, Dokumente usw. werden dort verwaltet. Wenn Sie zum Beispiel die letzte Version von Layouts sehen möchten, finden Sie alle Dateien chronologisch sortiert. Nichts geht verloren oder ist bei einem Kollegen auf dem Desktop. Per Mausklick können sie sehen, wo, bei wem und in welchem Status sich die To Dos befinden. Alle und damit meine ich wirklich alle Informationen sind in diesem Tool festgehalten. Von der letzten Version eines Entwurfes bis zum Flugticket für das Abstimmungsmeeting in Berlin, jedes Dokument ist für jeden einsehbar. Und das Beste: Alles immer in Echtzeit.
Vorgang öffne Dich!
Für den Statuscall ist die Exceltabelle Geschichte. Alle Teilnehmer öffnen den Vorgang und jeder kann seinen Part vorstellen und sieht den des anderen. Das undankbare Befüllen einer Exceltabelle war gestern. Ein Traum.
Zusammengefasst:
- Das Tool hört auf den schönen Namen "Smart Organisation"
- Ein Dashboard für den vollen Überblick
- Ein agiles Tool für schnelles und effizientes Arbeiten
- Kosteneinsparung durch eine digital unterstützte, moderne Arbeitsweise
Jetzt noch meine Lieblingsfunktionen: Suchen & Finden. Ein kleines Feld, dem sie sagen, wonach sie suchen. Ein Stichwort, ein Name oder Firma, Rechnungsnummer oder ein Dokument. Enter. Das System bietet Ihnen alles an, was bis dato erfasst wurde. Und zwar chronologisch nach Datum. Sie können Filter setzen, die kaum Wünsche offen lassen. Verstehen Sie mich jetzt?