Ihr DMS: DMS als Collaboration-Tool
Ihr DMS: Übersicht
Optimale Zusammenarbeit im Team.
Collaboration vor Ort, standortübergreifend und sogar mobil.
Teams sind dann erfolgreich, wenn die Prozesse optimal ineinandergreifen: Wenn jedes Teammitglied auf dem gleichen Infostand ist. Wenn alle jederzeit die aktuellsten Informationen haben und wenn Wissen zentral zur Verfügung steht. Ein Dokumentenmanagement-System leistet all das und verfügt idealerweise auch noch über eine Möglichkeit, direkt am Dokument miteinander zu kommunizieren.
Dokumente automatisch lenken, Prozesse beschleunigen.
Ein DMS lenkt Dokumente automatisch durchs Unternehmen und bindet sie in beliebige Prozesse ein. So braucht z.B. eine Rechnungsfreigabe im DMS nur noch einen Bruchteil der Zeit gegenüber der von Schreibtisch zu Schreibtisch wandernden Papierrechnung. Mitarbeiter können ihre Freigabe gleichzeitig erteilen und die Skontofristen werden automatisch eingehalten.Automatische Workflows bilden beliebige Abläufe ab, verbessern und beschleunigen sie erheblich.
Wissen zentral zur Verfügung stellen.
So hat jeder Mitarbeiter alle Informationen, die er braucht.
In elektronischen Akten werden alle Informationen zentral gesammelt, also Dokumente, E-Mails und deren Anhänge, Fotos, Zeichnungen und alle anderen Daten, die im Unternehmen vorliegen. Nichts geht verloren und alle Dokumente liegen immer in der aktuellsten Version vor, so dass jeder Mitarbeiter immer mit den Daten arbeitet, die er braucht. Neue Teammitglieder lesen sich schneller ein und die Geschäftsleitung kann strategische Entscheidungen auf eine breite Datenbasis stellen.
Wissen steht dort zur Verfügung, wo es gebraucht wird. Jeder hat "seine" Informationen.
Nie wieder Versionsprobleme.
Dokumentenhistorie für jederzeit aktuelle Daten.
83 % der Teilnehmer einer Umfrage von Harris Interactive1 verlieren täglich Zeit aufgrund von Problemen mit unterschiedlichen Versionen eines Dokumentes. 57 % sind sich nicht sicher, ob sie überhaupt mit der richtigen Version arbeiten, 47 % wissen gar, dass sie an der falschen Version arbeiten. 56 % müssen verschiedene Änderungen in einem Dokument zusammenführen und 48 % haben schon mal die falsche Version an Kunden, Kollegen oder ihren Chef gemailt.
- Dokumentenmanagement-Systeme mit Dokumentenhistorie legen automatisch Versionen an, sobald Dokumente neu abgespeichert werden.
- So können Sie überschriebene Dateien schnell und einfach wiederherstellen.
- Alle Änderungen werden zuverlässig gespeichert, selbst wenn mehrere Benutzer gleichzeitig an einem Dokument arbeiten.
Versionsprobleme an Dokumenten sind für 83 % der Befragten störende Zeitdiebe.
Kosten senken, Produktivität steigern
- Dokumente effizient erstellen und verwalten
- Informationen sofort finden
- Dokumente und E-Mails schneller archivieren
Revisionssicher ablegen, sensible Daten schützen
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Revisionssicher archivieren nach GoBD
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Sensible Daten schützen
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Kontrolliertes und sicheres Filesharing
Besser arbeiten im Team: vor Ort, global, mobil
- Prozesse automatisieren
- Kommunikation im Team verbessern
- Informationen zentral zur Verfügung stellen
Studien und Literaturquellen
- „The Case for better Document Collaboration“ - Findings from Harris Interactive®, Knowledge Worker Survey, commissioned by Perforce Software, 2013.