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Was kann Dokumentenmanagement: Dateien automatisiert ablegen (Teil 1)

[fa icon="calendar"] 13.12.2016 09:23:44 / by Stefan Röcker

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Was kann ein Dokumentenmanagement-System (DMS) eigentlich alles? Leider ist es unmöglich, diese Frage kurz zu beantworten, da moderne DMS-Software umfangreiche Lösungen anbietet, um nahezu sämtliche Unternehmensinformationen und Geschäftsprozesse zu digitalisieren, zu organisieren und zu beschleunigen. Um diese Frage dennoch möglichst umfassend zu beantworten, möchten wir Ihnen in einer Blogreihe vorstellen, was ein modernes DMS wie agorum® core alles kann. Da wir mit unseren Kunden zusammen täglich neue Funktionen und Prozesse entwickeln, dürfte diese Blogreihe eine niemals endende (Erfolgs-)Geschichte werden. Beginnen möchte ich mit einer Basisfunktion eines DMS: Dokumente automatisiert ablegen.


Dokumente regelbasiert ablegen lassen

Regelmäßige Leser unseres Blogs wissen bereits, dass ein Dokumentenmanagement-System mit allen Dateien arbeiten kann, die Ihre Mitarbeiter täglich nutzen. In diesem Sinne sind Dokumente also alles von E-Mails über Office-Dateien bis hin zu Fotos oder CAD-Zeichnungen. Was mit diesen Dokumenten dann im DMS geschieht, kann davon abhängen:

  • was in der Datei steht,
  • wie sie benannt ist,
  • mit welchen zusätzlichen Informationen (Metadaten) sie angereichert wurde,
  • wie sie in das DMS gekommen ist,
  • wohin sie gespeichert wurde,
  • oder was Sie manuell angeordnet haben.

Wie das im Einzelnen funktioniert, möchte ich einmal kurz aufdröseln.

Automatisierte Ablage

Alle Dokumente, die bereits durchsuchbaren Text enthalten, indexiert agorum® core sofort im Volltext. Taucht darin ein bestimmtes Merkmal auf – ein bestimmtes Keyword, eine E-Mail-Adresse, eine Projektnummer,... – legt agorum® core dieses Dokument automatisch ab, wenn Sie dafür eine Regel definiert haben. Von Ihnen definierte Benutzer oder Benutzergruppen erhalten bei Bedarf eine Benachrichtigung, dass ein neues Dokument abgelegt wurde und reagieren entsprechend. Beispiel: Ein Kunde schreibt eine E-Mail mit einer Projektnummer im Header oder im Text der E-Mail, agorum® core erkennt dies und legt die Mail automatisch in der entsprechenden Projektakte im Verzeichnis E-Mails ab und alle Projektbeteiligten werden informiert, dass hier eine neue E-Mail eingegangen ist.

Dokumente, die Sie auf Papier erhalten oder die den Text als Grafik enthalten, können Sie mit einer integrierten Texterfassung, z.B. dem agorum® core-Zusatzmodul OCR-Engine, ebenfalls im Volltext erfassen lassen, um sie dann wie oben beschrieben regelbasiert abzulegen.

Regelbasierte Ablage nach Metadaten

Oft sind die im Volltext enthaltenen Informationen zu allgemein oder zu unscharf, um genaue Regeln zu definieren. Daher können Sie mit agorum® core auch gezielt Metadaten aus Dokumenten erfassen oder Dokumente mit Metadaten anreichern. Für die Erfassung der Metadaten aus Dokumenten ist bei agorum® core das Zusatzmodul DocForm zuständig. Damit definieren Sie im Vorfeld, welche Daten aus einem Dokument Sie als Metadaten erfassen möchten. Das klassische Beispiel dafür sind Rechnungen, aus denen Sie alle relevanten Informationen von Absender über Rechnungsnummer bis hin zum Bruttobetrag automatisch auslesen können. Mithilfe dieser Metadaten können Sie gezielte Regeln aufstellen, wie mit den Dokumenten verfahren werden soll.

Bleiben wir beim Beispiel Rechnung. Wird das Dokument anhand verschiedener Merkmale als Rechnung erkannt, bekommt es als Metadatum den Dokumententyp Rechnung. Damit definieren Sie zum Beispiel, dass alle Dokumente von diesem Dokumententyp revisionssicher im DMS abgelegt werden sollen. An welcher Stelle bleibt Ihnen überlassen. Einfach nur chronologisch in Verzeichnissen nach Jahr und Monat oder/und zusätzlich in der Akte des Lieferanten im Verzeichnis Rechnungen. Für letzteres brauchen Sie noch ein zusätzliches Metadatum, zum Beispiel eine Kundennummer. Die Regel lautet dann: Wenn das Dokument vom Typ Rechnung ist und die Kundennummer xxxxx beinhaltet, lege diese im Verzeichnis Rechnungen des Lieferanten ABC ab. Zudem können Sie die Dokumente noch in automatischen Prozessen weiterverarbeiten, das ist dann aber Thema eines anderen Blogs.

Verzeichnisabhängige Ablageregeln

Ablageregeln können zum Beispiel aber auch davon abhängen, in welches Verzeichnis eine Datei abgespeichert wird. Ausgangsrechnungen aus Ihrem ERP-System können Sie zum Beispiel automatisch als PDF in ein dafür definiertes Verzeichnis drucken lassen. Das bedeutet, alle Dokumente, die in dieses Verzeichnis gespeichert werden, sind als Dokumente vom Typ Eingangsrechnung definiert. Was damit passieren soll, bzw. wo und wie die Dokumente automatisch abgelegt werden, ist dann wieder Ihnen und Ihren Regeln überlassen. Sie können sie zum Beispiel automatisch in den Akten Ihrer Kunden ablegen.

Manuell ablegen

Natürlich bietet das DMS auch an, Dokumente manuell abzulegen. Dafür gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Die Ihnen vermutlich vertrauteste Vorgehensweise ist die Ablage über den File-Explorer. agorum® core können Sie als Netzlaufwerk einbinden und legen die Dokumente einfach ab, indem Sie sich mit "Speichern unter" zum Verzeichnis Ihrer Wahl klicken. Da das in komplexen Verzeichnisstrukturen recht umständlich sein kann, gibt es dafür aber auch einfachere Lösungen.

Ablegen über das DMS-Laufwerk.

 

Speichern in einen Eingangsordner

Zum Beispiel speichern Sie alle Dateien in einen vordefinierten Eingangsordner. Sie erscheinen dann in Ihrem agorum® Smart Assistant im Posteingang und können von dort per Drag and Drop abgelegt werden. Der große Vorteil: Sie finden den richtigen Ablageort schnell und ohne Klickmarathon, indem Sie einfach die komfortable Suchfunktion von agorum® core nutzen. Mit wenigen Eingaben und Autovervollständigung finden Sie beispielsweise die richtige Projektakte in Sekundenschnelle und legen das Dokument per Drag and Drop im richtigen Verzeichnis ab.

Ablegen über das DMS-Laufwerk.

 

Drag and Drop in die webbasierte Oberfläche oder auf eine Dropfläche

Und wo wir gerade bei Drag and Drop sind, Sie können natürlich Dokumente auch direkt in die browserbasierten Oberflächen von agorum® core ziehen. Suchen Sie das gewünschte Verzeichnis und ziehen Sie das Dokument einfach in Ihren agorum® Smart Assistant. Alternativ können Sie Dokumente auch auf eine auf dem Desktop installierte Dropfläche ziehen. Diese Funktion ist bei unseren Nutzern sehr beliebt, um zum Beispiel aus Outlook heraus E-Mails und oder Anhänge abzulegen. Der große Vorteil: Sie können unterschiedliche Regeln hinterlegen und auswählen, was mit dem Dokument geschehen soll. Zum Beispiel können Sie auswählen, dass das Dokument zu einem bestimmten Kunden abgelegt werden soll, dann erhalten Sie eine Auswahl Ihrer Kunden und mit einem Klick ist die E-Mail an der richtigen Stelle abgelegt.

 

Ablegen über die Dropfläche

 

Fazit. Mit einem Dokumentenmanagement-System legen Sie Dateien schneller und sicherer an der richtigen Stelle ab.

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Themen: Dokumentenmanagement




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