Dokumentenmanagement Blog

Besser führen mit einem DMS: Aufgaben und Informationen managen

[fa icon="calendar'] 09.03.2017 09:18:08 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement, Workflow

 

Als Führungskraft sind Sie verantwortlich für den Erfolg Ihrer Abteilung - und der steht und fällt mit Ihrer Fähigkeit, das Steuer in der Hand zu haben und die Richtung vorzugeben. Aufgaben und Informationen managen, heißt also die Devise. Sie brauchen den vollen Überblick über alles, was in Ihrem Bereich passiert, um die notwendigen Aufgaben sinnvoll zu delegieren, die richtigen Entscheidungen zu treffen und last but not least Ihren Mitarbeitern klares und offenes Feedback geben zu können. Wie gut, dass Ihr DMS sie dabei tatkräftig unterstützt: Ein gutes Dokumentenmanagement kann nämlich auch Arbeitsablaufplanung und Informationsaufbereitung.

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Dokumentenlenkung? Kinderspiel!

[fa icon="calendar'] 08.09.2016 10:09:43 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement, Workflow

Informationsüberflutung ist eins der Buzzwords unserer Zeit und mittlerweile für die meisten Unternehmen ein Thema. Weil die Anzahl der zur Verfügung stehenden Informationen und Dokumente dank Internet, E-Mail und Co. exponenziell steigt, verbringt der einzelne Mitarbeiter immer mehr Zeit damit, die für ihn wichtigen Informationen aus dem Datenberg herauszufiltern. Zeit, die ihm für seine eigentlichen Aufgaben fehlt. Wie eine intelligente Dokumentenlenkung ihm diese Zeit wieder zurückgibt, möchte ich Ihnen in diesem Beitrag zeigen.

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Wie Sie mit einem DMS Geschäftsprozesse automatisieren

[fa icon="calendar'] 16.08.2016 09:08:00 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement, Workflow

 

Der Einsatz von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) spart Zeit und Geld. Dass diese Aussage mehr ist als nur ein leeres Versprechen, möchte ich Ihnen in diesem Blogbeitrag zeigen. Geschäftsprozesse automatisieren heißt dabei nicht nur, schneller und kostengünstiger zu sein, sondern auch für den Menschen lästige Tätigkeiten dem DMS zu überlassen. Damit verschaffen Sie Ihren Kollegen mehr Raum für andere, spannendere Tätigkeiten. Die dadurch gesteigerte Motivation sorgt zudem für eine höhere Produktivität in Ihrem Unternehmen. Die folgenden fünf Beispiele zeigen Ihnen, welche Prozesse Sie mit einem DMS intelligenter gestalten können:

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Elektronischer Posteingang - perfekt organisiert mit agorum® core

[fa icon="calendar'] 24.05.2016 09:10:26 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement, agorum core im Alltag, Workflow

 
Unterschiedlichste digitale und analoge Informationskanäle machen das Arbeitsleben  nicht unbedingt einfacher. Rechnungen und Verträge kommen häufig noch per klassischer Briefpost, die allgemeine geschäftliche Korrespondenz läuft meist über E-Mail ab, größere Dokumente und Dateien werden per Dropbox & Co verteilt und die Kommunikation im Projektteam läuft über einen internen Messenger oder womöglich sogar über einen externen Dienst wie Whatsapp ab. Das Ergebnis: Ständig muss zwischen unterschiedlichen Programmen, Geräten oder Medien gewechselt werden und es gibt keine zentrale Stelle, an der die Informationen strukturiert und ohne Medienbrüche zusammenkommen. Dass es besser geht, zeigt das Open Source Dokumentenmanagement-System agorum® core.

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Projektmanagement mit dem Dokumentenmanagement-System agorum® core

[fa icon="calendar'] 14.04.2016 09:14:51 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement, agorum core im Alltag, Dashboard, Workflow

Initiieren, Planen, Steuern, Kontrollieren und Abschließen von Projekten, das sind die wesentlichen Bestandteile im Projektmanagement. Um diese Schritte sauber hinzubekommen, braucht es viel Informationsaustausch, vor allem, wenn die Projektbeteiligten räumlich und zeitlich voneinander getrennt sind. Wie oft bei Projekten schon über das richtige Werkzeug dafür diskutiert wurde, will ich gar nicht wissen. Aber eins weiß ich, spätestens seit der Einführung des agorum® core Dashboards sind diese Diskussionen bei Anwendern unseres Dokumentenmanagement-Systems vorbei. Sie fragen weshalb? Das erläutere ich Ihnen gerne in meinem Blogbeitrag.

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Prozessautomatisierung mit Dokumentenmanagement-Systemen

[fa icon="calendar'] 28.01.2016 09:16:34 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement, Workflow

 

Die Frage, ob man sein Unternehmen mit digitaler Prozessautomatisierung effizienter macht, stellt sich heutzutage nicht mehr, denn ohne eine solide Digitalisierungsstrategie werden die meisten Unternehmen früher oder später das Nachsehen gegenüber agileren Wettbewerbern haben. Die meistgestellte Frage lautet daher: Wie gehen wir die Digitalisierung effizient an, um produktiver und wettbewerbsfähiger zu werden?

Wenn auch Sie sich gerade in diesem Prozess befinden, sollten Sie sich mit dem Thema Dokumentenmanagement auseinandersetzen. Denn moderne Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) machen aus Ihren elektronischen Datenbeständen effizient nutzbares Wissen, sie digitalisieren die immer noch zirkulierenden Papierdokumente und automatisieren lästige Alltagsaufgaben und komplexe Geschäftsprozesse. 

 

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Die Lenkung von Dokumenten und Informationsflüssen verlässlich steuern

[fa icon="calendar'] 13.10.2015 17:02:36 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement, Workflow

Dokumente lenken wir jeden Tag von einem Ort zum anderen und verteilen sie an Menschen. Beruflich und privat verschicken wir täglich digitale Nachrichten, schreiben Notizen und verfassen unterschiedlichste Schriftstücke.

Ziel ist es, andere mit Informationen zu versorgen, die sie brauchen oder die uns wichtig sind. In den meisten Fällen werden diese Dokumente unorganisiert verteilt. Das ist nicht weiter schlimm, wenn der Einkaufszettel verloren geht, davon geht die Welt nicht unter. Wird aber ein wichtiges Dokument versehentlich verbummelt, können daraus schmerzhafte wirtschaftliche Schäden entstehen. Wie das in Ihrem Unternehmen nicht mehr passieren kann, lesen Sie in diesem Blogartikel.

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agorum® core im Alltag: Per Workflow Aufgaben verteilen und überwachen

[fa icon="calendar'] 06.10.2015 15:48:22 / von Stefan Röcker veröffentlicht in agorum core im Alltag, Smart Assistant, Workflow

 

Aufgaben verteilen und unter Kontrolle behalten, das geht mit agorum® core ganz einfach. Erstellen Sie aus dem agorum® core Smart Assistant heraus mit wenigen Klicks einen Aufgaben-Workflow und behalten Sie die Übersicht, wer wann etwas zu erledigen hat. Keine Aufgabe bleibt mehr liegen und alle Termine werden eingehalten. Wie das funktioniert? Das veranschauliche ich Ihnen in diesem kurzen Beispiel.

 

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agorum® core im Alltag: Vertragsarchivierung und Wiedervorlage

[fa icon="calendar'] 04.08.2015 14:14:00 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement, agorum core im Alltag, Smart Assistant, Workflow

Haben Sie sich sich auch schon einmal darüber geärgert, dass sich ein Vertrag automatisch verlängert hat, weil Sie die Kündigungsfrist nicht im Blick hatten? Ich schon, sogar erst vor kurzem wieder. Leider muss ich jetzt ein halbes Jahr warten, bis ich von günstigeren Mobilfunktarifen profitieren kann. Dabei hätte das leicht vermieden werden können. Mit unserem agorum® core Ablage- und Suchassistenten, hätte ich die Ablage und Wiedervorlage des Vertrags ganz schnell in einem Aufwasch erledigt und wäre rechtzeitig erinnert worden. 

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Workflows - Arbeit im Fluss!

[fa icon="calendar'] 02.07.2015 11:00:00 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement, Workflow

Workflows - Arbeit im Fluss

 

17 Millionen Menschen in Deutschland arbeiten täglich an einem Büroarbeitsplatz und damit wohl zu 99,9% am PC. Dabei wird das Potenzial, das unsere Rechner besitzen, nur in den wenigsten Fällen voll ausgenutzt. Eine Binsenweisheit verlautet ja, dass der Computer, vor dem man sitzt, grundsätzlich dumm ist und nur das tut, was man ihm sagt. Und je nachdem, wie man es sagt, macht er es gut oder weniger gut.

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