Dokumentenmanagement Blog

agorum®-Scannerpraxis: Canon imageFORMULA ScanFront 400

[fa icon="calendar'] 21.12.2016 09:53:38 / von Stefan Röcker veröffentlicht in agorum core im Alltag

Immer wieder taucht die Frage auf, welche Scanner wir empfehlen, um Papier-Dokumente in unser agorum® core zu scannen. Eine pauschale Empfehlung dafür auszusprechen, ist leider nicht möglich, da es zum Beispiel darauf ankommt, welche und wie viele Dokumente Sie verarbeiten müssen. agorum® core kann von jedem Scanner Daten integrieren, der Dokumente in ein Netzlaufwerk (SMB/CIFS) speichern kann - was die meisten Scanner heute können. Um ein paar Tipps zu geben, welche Geräte mit agorum® core im Einsatz sind, beschreiben wir in loser Serie Scanner, die entweder bei uns im Einsatz sind, die wir zum Test hatten oder die bei unseren Kunden Verwendung finden. Heute stelle ich Ihnen den Canon imageFORMULA ScanFront 400 vor, der unsere kritischen Tester überzeugt hat und seither bei uns im Einsatz ist. 

 

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agorum® core im Alltag: Rechnungen kontieren und an DATEV übergeben

[fa icon="calendar'] 08.12.2016 09:41:00 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement, agorum core im Alltag

Die Erfassung und Buchung von Rechnungen ist in jedem Unternehmen zwangsläufig ein Thema. In diesem Blogartikel zeige ich Ihnen, wie Sie mit agorum® core DocForm positionsgenau erfasste Rechnungen sehr bequem kontieren. Die erfassten Buchungssätze werden mitsamt dem Beleg an DATEV online übergeben, um Sie Ihrem Steuerberater zur Verfügung zu stellen.

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CmisSync: Daten aus dem DMS synchronisieren und offline bearbeiten.

[fa icon="calendar'] 23.11.2016 10:02:41 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement, agorum core im Alltag


Wenn Sie mit Ihren Dokumenten aus agorum® core auch offline, z.B. in der Bahn oder im Flugzeug, arbeiten möchten, lohnt sich ein Blick auf das Open-Source-Tool CmisSync. Damit synchronisieren Sie komplette Verzeichnisse zwischen Ihrem Dokumentenmanagement-System und Ihrem Notebook. Die App ist für Windows, Mac und Linux erhältlich und kann bequem über den agorum® core Smart Assistant gesteuert werden.

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agorum® core im Alltag: Dokumente bequem auf Wiedervorlage legen

[fa icon="calendar'] 22.11.2016 10:33:00 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in agorum core im Alltag, Smart Assistant

 

Die Wiedervorlage hat einen festen Platz in der heutigen Arbeitswelt. Sie bündelt offene Vorgänge, erinnert rechtzeitig an Fristen und Termine und dient als Aufbewahrungsort für Dokumente, die zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht fertig bearbeitet werden können, z.B. das Angebot, zu dem noch eine technische Spezifikation fehlt.

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agorum® core im Alltag: Metadaten erfassen, vererben, eingeben

[fa icon="calendar'] 03.11.2016 09:09:00 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement, agorum core im Alltag

Was sind Metadaten?

Wikipedia meint dazu: "Metadaten oder Metainformationen sind Daten, die Informationen über Merkmale anderer Daten enthalten, aber nicht diese Daten selbst". Oder einfacher: Metadaten sind Informationen, die in agorum® core zusätzlich mit einem Dokument im DMS abgespeichert werden, oft wird diese Vergabe von Metadaten auch als Verschlagwortung bezeichnet. Welche Metadaten Sie für ein Dokument benötigen, können Sie in agorum® core selbst frei definieren.

Neben der Volltextsuche, welche die Dokumente komplett durchsucht, können Sie in Suchanfragen sehr gezielt nach eben diesen Metadaten recherchieren und filtern. Listen können Sie anhand von Metadaten erstellen lassen und ausfiltern, sowie Workflows metadatenabhängig steuern.

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agorum®-Scannerpraxis: Kodak Scan Station 710

[fa icon="calendar'] 19.10.2016 11:04:59 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement, agorum core im Alltag

Wir werden immer mal wieder gefragt, welche Geräte wir empfehlen, um Dokumente in unser Dokumentenmanagement-System agorum® core zu scannen. Hier eine pauschale Empfehlung auszusprechen, ist kaum möglich, da es unter anderem darauf ankommt, welche und wie viele Dokumente Sie einscannen möchten. Grundsätzlich kann agorum® core mit jedem Scanner zusammenarbeiten, der in der Lage ist, ein Dokument in ein Netzlaufwerk zu speichern - was auf die meisten der aktuell verfügbaren Scanner zutreffen sollte. Um Ihnen aber ein paar Tipps zu geben, welche Scanner mit agorum® core im Einsatz sind, veröffentlichen wir in loser Reihenfolge eine kurze Beschreibung von Geräten, die wir entweder selbst einsetzen, zum Test bei uns hatten oder bei einem unserer Kunden im Einsatz sind. Als Erstes möchte ich Ihnen die Kodak Scan Station 710 kurz vorstellen, die wir als Testgerät bei uns im Haus hatten. 

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Best Practice Backup - agorum® core mit veeam und VMware sichern

[fa icon="calendar'] 12.10.2016 09:08:36 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement, agorum core im Alltag

In meinem ersten Blog zur Datensicherung hatte ich eine kurze Übersicht über verschiedene Backup-Ansätze gegeben. In diesem Blogbeitrag gehe ich detaillierter auf die sehr komfortable Möglichkeit der Datensicherung mit veeam und VMware ein. Dieses Verfahren nutzen wir selbst in unserem Live-System, um stündlich eine ressourcenschonende inkrementelle Sicherung von agorum® core zu machen. Innerhalb kürzester Zeit können wir damit das System wiederherstellen oder uns ein vollfunktionsfähiges virtualisiertes Test-System erstellen lassen.  

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agorum®: Word, Excel und Powerpoint in die DMS-Oberfläche integriert

[fa icon="calendar'] 15.09.2016 09:08:29 / von Stefan Röcker veröffentlicht in News, Dokumentenmanagement, agorum core im Alltag

 

agorum® integriert die Microsoft Office Web-App-Produkte Word, Excel und PowerPoint direkt in die Browseroberflächen des Open Source Dokumentenmanagement-Systems (DMS) agorum® core. Damit öffnen und bearbeiten Sie Texte, Tabellen und Präsentationen direkt im DMS, ohne dass die Produkte von Microsoft direkt auf dem Rechner des Anwenders installiert sein müssen. Sie brauchen zum Öffnen und Bearbeiten Ihrer Dokumente lediglich einen Browser und einen Intra- oder Internetzugang zu Ihrem DMS- und einem installierten Microsoft Web-App-Server*. 

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DWG-Dateien aus CAD-Software in agorum® core verwalten und archivieren

[fa icon="calendar'] 14.09.2016 12:28:31 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement, agorum core im Alltag

Dokumente aus Ihren CAD-Anwendungen organisieren Sie komfortabel über das Open Source Dokumentenmanagement-System (DMS) agorum® core. Die DWG-Daten werden im DMS in elektronischen Projekt- oder Kundenakten gespeicherten, lassen sich komplett im Volltext durchsuchen und direkt als PDF anzeigen. Alle an einem Projekt beteiligten Personen greifen schnell auf die benötigten CAD-Daten zu und betrachten die Dokumente in der Browseroberfläche von agorum® core, ohne dass auf dem Rechner des Anwenders eine spezielle CAD-Software installiert sein muss. 

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Best Practice Backup - agorum® core richtig sichern.

[fa icon="calendar'] 31.08.2016 10:19:01 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement, agorum core im Alltag

Daten zu verlieren, ist immer ärgerlich. Egal, ob es sich dabei nur um einzelne Dokumente handelt, oder um einen Datenverlust im größeren Stil. Im schlimmsten Fall kann der Wegfall von Daten sogar die Existenz eines Unternehmens bedrohen. Einzelne versehentlich gelöschte oder überschriebene Dokumente stellen Sie in agorum® core über die Dokumentenhistorie oder den Serverpapierkorb schnell und einfach wieder her. (Es sei denn, diese sind revisionssicher markiert, dann sind diese ohnehin nicht lösch- oder änderbar). Für den Desasterfall müssen Sie etwas mehr vorsorgen und ein regelmäßiges Backup fahren. Welche Möglichkeiten es gibt, agorum® core effizient zu sichern und wie sie dabei am besten vorgehen, möchten wir Ihnen in einer kleinen Blogserie vorstellen. Diesmal zunächst ein Überblick über die verschiedenen Ansätze, die wir in weiteren Blogs detaillierter vorstellen.

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