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Dokumentenmanagement ist Prozessoptimierung

[fa icon="calendar"] 17.11.2016 09:25:54 / by Stefan Röcker

Dokumentenmanagement ist Prozessoptimierung

Kontinuierliches Prüfen, Infragestellen und Verbessern der Geschäftsprozesse erhält die Wettbewerbsfähigkeit und sichert den Vorsprung vor Ihren Marktbegleitern. Um mitzuhalten, brauchen Sie eine IT-Infrastruktur, die flexibel genug ist, sich immer wieder schnell an geänderte Abläufe anzupassen. Außerdem muss die Software es den Mitarbeitenden einfach machen, sich schnell in den Neuerungen zurechtzufinden und es ihnen ermöglichen, Verbesserungen unkompliziert einzubringen. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) kann hier in den meisten Fällen eine interessante Lösung sein. Weshalb? Das lesen Sie im folgenden Blogbeitrag.

Die allermeisten Prozesse in einem Unternehmen basieren auf der Weitergabe und Verarbeitung von schriftlich oder grafisch festgehaltenen Informationen. Alle möglichen Träger dieser Informationen, egal ob digital oder papiern, bezeichnet man im DMS-Umfeld als Dokument. Das bedeutet demzufolge, dass alle Dateien von der E-Mail über eine Notiz oder Rechnung bis hin zur Konstruktionszeichnung für uns ein Dokument sind - daraus resultiert im Übrigen der im deutschsprachigen Raum geläufige Begriff des Dokumentenmanagements, der leider nicht mehr dem gerecht wird, was ein modernes DMS heutzutage alles zu leisten vermag.

Denn mit einem DMS organisieren sie praktisch alle im Unternehmen vorhandenen Informationen. Sie definieren Abläufe, speichern Daten so, dass sie schnell abrufbar sind, und automatisieren Prozesse, die für den Menschen zeitaufwändig und unangenehm sind. Prozessoptimierung im besten Sinne.

Radikale Prozessoptimierung bei der Einführung eines DMS

Prozessoptimierung findet auf unterschiedlichen Ebenen statt. Die beste Gelegenheit, sich einmal ganz intensiv mit den eigenen Prozessen zu befassen, ist die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems. Gemeinsam mit Ihnen und Ihren Mitarbeitern durchleuchten unsere erfahrenen Kundenberater Ihre Prozesse, Abläufe und technischen Voraussetzungen, um zu erörtern, welche Prozesse verbessert werden können und welche analogen Abläufe digital umsetzbar sind. Danach entwickeln wir ein Konzept, wie wir agorum® core optimal an Ihre Vorstellungen anpassen und Sie den bestmöglichen Nutzen aus dem DMS-Projekt ziehen.

Dabei ist es uns sehr wichtig, keine starren Insellösungen entstehen zu lassen, sondern flexible Prozesse zu entwickeln, die bei Bedarf schnell an neue Anforderungen angepasst werden können. Prozessoptimierungen sind also jederzeit einfach machbar und schnell umzusetzen. Um diese Flexibilität gewährleisten zu können, ist agorum® core modular aufgebaut und über Konfigurationsassistenten einfach anpassbar. Das bedeutet vor allem, dass die Software trotz individueller Anpassungen updatefähig bleibt und Sie ohne großen Aufwand von neuen Entwicklungen und Funktionen profitieren, um Ihre Prozesse immer weiter zu verbessern.

Agile Umsetzung garantiert optimale Prozesse

Die nächste Ebene der Prozessoptimierung findet bereits in der Umsetzung statt. Wir arbeiten hier nach agilen Methoden, die es uns erlauben, während der Umsetzung die Zwischenschritte permanent auf das Ziel hin zu überprüfen, zu ergänzen und gegebenenfalls zu korrigieren - falls sich in der Praxis einmal zeigt, dass die Theorie nicht funktioniert. Das Hauptaugenmerk liegt so während der gesamten Umsetzung auf dem definierten Ziel und dem dafür optimalen Prozessablauf.

Stetige Prozessoptimierung im Regelbetrieb

Der Appetit kommt beim Essen - oder besser gesagt, die nächste Optimierung Ihrer Prozesse erfolgt garantiert früher oder später im Regelbetrieb Ihres DMS. Denn wenn Ihre Mitarbeiter erst einmal sehen, was mit der neuen Software alles möglich ist, kommen garantiert neue Ideen, was sich noch verbessern lässt. In agorum® core ist es sehr einfach möglich, gezieltes Feedback zu einem bestimmten Prozess oder Workflow zu geben. Sie können an jedem Dokument, jedem Verzeichnis und jedem Workflowschritt einen Chat beginnen und so genau an der richtigen Stelle Verbesserungsvorschläge beschreiben und im Team miteinander diskutieren. Das macht es zu jedem Zeitpunkt sehr einfach, Feedback zu geben und Ihre Prozesse ständig zu verbessern.

Fazit: Ein Dokumentenmanagement-System bietet die besten Voraussetzungen, um nachhaltig Prozesse zu optimieren.

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Themen: Dokumentenmanagement




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