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Moderne Dokumentenverwaltung im digitalen Zeitalter

[fa icon="calendar"] 28.03.2017 13:12:00 / by Stefan Röcker

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Über das papierlose Büro wird schon seit Jahrzehnten gesprochen, doch bei den meisten Unternehmen scheint dieses Ziel noch in weiter Ferne. Der Papierverbrauch in Deutschland stieg in den letzten Jahren sogar noch weiter an, trotz E-Mail, Filesharing und elektronischer Rechnungen. Seit aber die Digitalisierung in aller Munde ist, scheint sich langsam eine Trendwende abzuzeichnen, die Nachfrage nach Lösungen zur elektronischen Dokumentenverwaltung wird stetig größer, denn effizientere digitale Prozesse lassen sich schlecht mit gedruckten Unterlagen realisieren. 

Sicher kann über die inflationäre und teils missbräuchliche Verwendung des Begriffs der Digitalisierung diskutiert werden, aber das ändert nichts an der Tatsache, dass das digitale Zeitalter längst Realität ist. Die Gegenwart und die Zukunft sind digital, das wird niemand ernsthaft bestreiten, daher verwundert es, dass in vielen Unternehmen und Institutionen noch gearbeitet wird wie im letzten Jahrtausend. Zahlreiche Vorgänge beruhen immer noch auf ausgedrucktem Papier, das in Mappen und Aktenordnern weitergegeben und archiviert wird. Um daraus effizientere, elektronische Prozesse zu machen, müssen diese Informationen erst einmal in digitaler Form vorliegen und organisiert werden. Dabei hilft eine elektronische Dokumentenverwaltung in Form eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS). 

 

Elektronische Daten lassen sich einfacher und schneller durchsuchen

Die Vorteile einer elektronischen Dokumentenverwaltung sind vielfältig, da statt den statischen, schwer durchsuchbaren Papierarchiven digitale Daten vorliegen, mit denen Sie aktiv arbeiten können. Statt totem Archivmaterial haben Sie wertvolle Informationen, auf die Sie innerhalb von Sekunden zugreifen können und die jederzeit und überall im Unternehmen verfügbar sind. Womit auch schon die einfachste, aber vielleicht auch wichtigste Grundfunktion genannt ist: Die elektronischen Dokumente in einem DMS sind im Volltext sofort durchsuchbar. Damit finden Sie Ihre Informationen innerhalb weniger Sekunden, statt umständlich in Mappen oder Ordnern suchen zu müssen.

 

Weitere Vorteile elektronischer Dokumentenverwaltung:
Versionierung, Rechtevergabe, mobiler Zugriff und integriertes Filesharing

Zusätzlich profitieren Sie von weiteren Vorzügen der digitalen Dokumentenverwaltung, zum Beispiel der automatischen Versionierung von Dokumenten, über die Sie schnell und unkompliziert auf ältere Versionen eines Dokuments zugreifen können. Nicht nur das versehentliche Überschreiben einer Datei vermeiden Sie damit wirkungsvoll. Über eine präzise Rechteverwaltung steuern Sie genau, wer Dokumente und Verzeichnisse sehen und bearbeiten darf. Damit haben immer nur genau die Personen Zugriff auf die Dokumente, die auch wirklich dazu berechtigt sind. Bei Bedarf kann auf ein DMS auch mobil zugegriffen werden. Meist stehen dafür Smartphone- und Tablet-Apps zur Verfügung oder es kann mit einem Notebook über den Browser darauf zugegriffen werden. Manche Dokumentenmanagement-Systeme verfügen auch über Filesharing-Funktionen, mit denen sie Dokumente direkt aus dem DMS heraus zum Download zur Verfügung stellen und in der umgekehrten Richtung auch Dokumente in das DMS hochladen. 

 

Automatisierte Prozesse beschleunigen Ihre Abläufe und vermeiden Fehler

Die bisher genannten Features sind aber nur die Grundfunktionalitäten, die im Normalfall jedes DMS bietet und die Arbeit mit Dokumenten komfortabler macht und alleine damit schon einiges an Zeit spart. Wirklich interessant wird es aber mit Dokumentenmanagement-Systemen, die mehr bieten, die sich modular erweitern lassen, um Prozesse zu automatisieren, die sie bisher viel Zeit kosten und fehleranfällig sind. Mit intelligenten Workflows lenken und verarbeiten Sie damit unterschiedlichste Arten von Informationen schneller und zuverlässiger. Diese Informationen stellen moderne Lösungen zur Dokumentenverwaltung in smarten, flexibel anpassbaren Oberflächen so dar, dass die Nutzer problemlos den Überblick behalten und genau die Werkzeuge erhalten, um die damit verbundene Aufgabe optimal erfüllen zu können.

Ein Beispiel für einen automatischen Prozess ist die automatische Erfassung von Belegen. Immer noch werden viele Belege von Hand erfasst. Lieferscheine, Bestellungen und Rechnungen werden Position für Position vom Papier abgetippt oder per Copy and Paste aus einer E-Mail oder einem PDF übertragen. Beides ist zeitaufwändig und führt häufig zu fehlerhaften Daten. Ein DMS kann diesen kompletten Vorgang automatisieren. Egal ob die Belege auf Papier gedruckt oder elektronisch eingegangen sind, die Daten werden komplett automatisch im System erfasst und sogar rechnerisch geprüft. Der Beleg geht sofort elektronisch an die zuständigen Mitarbeiter, die ihn beispielsweise inhaltlich prüfen und freigeben können. Was auf Papier mehrere Stunden oder sogar Tage gedauert hätte, kann innerhalb von Sekunden erledigt werden. Wenn Sie sich intensiver für das Thema automatische Rechnungsverarbeitung interessieren, empfehle ich Ihnen den Blogartikel: Eingangsrechnungen bearbeiten: Wie Sie Zeit und Geld sparen!

 

Revisionssichere Archivierung und gezielte Suche nach Metadaten

Die Erfassung, Verteilung und Bearbeitung ist das eine in einer modernen, digitalen Dokumentenverwaltung, aber vor allen bei Rechnungen ist es auch wichtig, dass diese ordnungsgemäß archiviert werden. Dafür gibt es mindestens zwei Gründe. Bei Bedarf soll das Dokument schnell gefunden werden und es muss so abgelegt werden, dass es den dafür vorgesehenen gesetzlichen Richtlinien entspricht. Beides lässt sich mit einem Dokumentenmanagement-System sauber bewältigen. Da die Inhalte der Datei bekannt sind, kann das Dokument automatisch von der Software in der richtigen elektronischen Akte abgelegt werden. So wissen Sie immer, wo die Rechnung liegt. Am schnellsten finden werden Sie sie aber über die Suchfunktion. Entweder, indem Sie im Volltext nach einem bestimmten Inhalt suchen oder gezielt nach einem Metadatum, wie beispielsweise der Rechnungsnummer. Die Suche nach Metadaten leistet aber noch viel mehr, denn Sie können sich damit sehr einfach Listen mit Dokumenten erstellen lassen, die ein bestimmtes Metadatum oder eine Kombination aus mehreren Metadaten enthalten. Zum Beispiel alle Rechnungen eines bestimmten Lieferanten aus dem aktuellen Monat, alle Bestellungen über 10.000,00 € oder alle E-Mails zu einem bestimmten Projekt. Viele Systeme zur Dokumentenverwaltung bieten auch die Möglichkeit, nach den gesetzlichen Richtlinien, wie zum Beispiel der GoBD, revisionssicher zu archivieren. Dabei ist es vor allem wichtig, dass die Rechnungen unveränderbar im jeweiligen System abgelegt werden. Ein DMS erledigt das für Sie praktisch automatisch. 

 

Zentrale Organisation aller Unternehmensinformationen

Oben hatte ich es schon angedeutet, aber noch nicht ausgeführt - eine vernünftige Dokumentenverwaltung sollte keine Insellösung sein, sondern der zentrale Speicher und Lieferant für alle Unternehmensinformationen. Das heißt, dass Dokumente, die in anderen Systemen produziert werden, automatisch im DMS archiviert werden und das DMS Daten an diese Systeme übergibt. Dazu einfach zwei konkrete Beispiele. Die erfassten Daten aus einer Rechnung übergibt das DMS an das ERP- oder Buchhaltungssystem, um dort weiterverarbeitet zu werden. Ein im ERP-System erzeugter Lieferschein wird automatisch an das DMS übergeben, dort erfasst und in der richtigen Kundenakte revisionssicher archiviert. Über Schnittstellen können die Dokumente aus dem DMS auch über die Oberflächen der anderen Systeme auch direkt aufgerufen und bearbeitet werden. Das Dokumentenmanagement-System ist somit der zentrale, sichere Speicher für alle Ihre Unternehmensinformationen. 

 

Fazit: Die elektronische Dokumentenverwaltung auf Basis eines DMS ist die ideale Grundlage für Ihre Digitalisierungsstrategie!

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Themen: Dokumentenmanagement




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