Dokumentenmanagement Blog

Elektronische Aktenführung mit einem Dokumentenmanagement-System

[fa icon="calendar"] 19.04.2017 10:23:00 / by Stefan Röcker

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Die Akte als Aufbewahrungsort für Schriftstücke jeglicher Art hat eine lange Tradition, denn bereits seit dem späten Mittelalter werden Akten geführt. Anfangs wurden die gesammelten Papiere von Aktenzwirn zusammengehalten, bevor sich zu Beginn des 20ten Jahrhunderts Ordner, Schnellhefter und Heftstreifen durchsetzten. Der heute noch bekannt und beliebte Aktenordner wurde von Friedrich Soennecken zusammen mit dem Locher 1896 als "Apparat zum zeitweisen Zusammenheften von Briefen" erfunden. Spätestens damit war die Zeit des Aktenzwirns abgelaufen. Anfang des 21ten Jahrhunderts ist es nun der Papieraktenordner, der nicht mehr zeitgemäß ist, denn die elektronische Aktenführung hat ihm längst den Rang abgelaufen. Egal ob Kunden-, Lieferanten-, Personal-, Projekt-, Patienten- oder Verwaltungsakte die elektronische Akte ist weiter auf dem Vormarsch und das ist gut so. 

Elektronische Aktenführung als Wettbewerbsvorteil

Weshalb das gut so ist? Ganz einfach, etwas "ad acta zu legen" (= sich mit etwas nicht mehr zu beschäftigen) mag noch als geflügeltes Wort taugen, aber Informationen für alle Zeit wegzuschließen ist in Zeiten von Big Data und Digitalisierung nicht mehr angesagt. Ganz im Gegenteil, Daten und Informationen überall dort schnell zur Verfügung zu stellen, wo sie genutzt werden können, gehört zu den großen Herausforderungen, um sich wertvolle Wettbewerbsvorteile zu sichern. Denn wer im wahrsten Sinne des Wortes erst in den Keller steigen muss, um im Archiv nach einer Information zu suchen, liegt schon im Hintertreffen, während er noch den Schlüssel aus der Schreibtischschublade zieht. Sein Marktbegleiter hat die Informationen mit der Eingabe eines Begriffs in eine Suchmaske bereits innerhalb weniger Sekunden gefunden - elektronische Aktenführung sei Dank.

 

Wissen effizient nutzbar machen

"Quod non est in actis, non est in mundo" (Was nicht in den Akten ist, ist nicht in der Welt), hat da schon eher noch seine Berechtigung. Allerdings würde ich heute ergänzen, was nicht in elektronischen Akten ist, ist nicht mehr in der Welt, denn wer macht sich den wirklich noch auf die mühsame Suche nach Informationen in einer Papierakte? Meist bleiben diese Informationsschätze für alle Zeiten verborgen. Es ist schwierig abzuschätzen, wie viele Texte immer wieder neu verfasst werden, wie viele Aufgaben immer wieder neu erledigt werden, obwohl sie bereits mehrfach im Unternehmen erarbeitet wurden, aber die Daten dazu nicht schnell verfügbar sind. Die elektronische Aktenführung mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) spielt hier voll Ihre Stärken aus. Die Dokumente sind über die Suchfunktionen schnell im Zugriff und jederzeit verfügbar - doppelt und dreifache Arbeit ist passé.

 

Flexibel und strukturiert - Ein DMS bietet alle Möglichkeiten zur elektronischen Aktenführung

Egal in welchen Bereichen, die elektronische Akte setzt sich immer weiter durch. In Unternehmen, der öffentlichen Verwaltung, im Medizin- und Pflegebereich überall werden Daten mit Hilfe eines Dokumentenmanagement-Systems digitalisiert, um sie schnell, mobil und zuverlässig im Zugriff zu haben. Ganz typische Beispiele für elektronische Akten: 

 

Neben der einfachen und schnellen Durchsuchbarkeit ergeben sich viele weitere Vorteile beim Einsatz eines Dokumentenmanagmen-Systems:

  • Die Akten lassen sich schnell und automatisiert anlegen.
  • Die Struktur der Akten kann einfach vereinheitlicht und jederzeit flexibel angepasst werden.
  • Die Akten können gleichzeitig und mobil von mehrern Personen genutzt werden
  • Das Wissen wird zentral allen berechtigten Personen zur Verfügung gestellt.
  • Geschäftsprozesse können mit digitalen Dokumenten effizient automatisiert werden.
  • Per Datensicherung sind die Dokumente vor versehentlicher oder absichtlicher Zerstörung optimal geschützt.

Die elektronische Aktenführung über ein Dokumentenmanagement-System ist der effizienteste Hebel zur Digitalisierung, denn damit machen Sie Ihre Daten wirklich nutzbar.

 

 

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Themen: Dokumentenmanagement




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