Dokumentenmanagement Blog

Posteingang: Dokumentenmanagement-Systeme nehmen Ihnen die Arbeit ab

[fa icon="calendar"] 10.06.2015 14:11:11 / by Stefan Röcker

Posteingang mit Dokumentenmanagement-Systemen organisieren


Papier ist äußerst geduldig, besonders dort, wo es in Stapeln vorkommt. Und das bevorzugte Biotop solcher Dokumentenstapel sind Schreibtische in unseren Büros. Obwohl wir im digitalen Zeitalter leben, ist Papier immer noch allgegenwärtig. Rechnungen, Lieferscheine, Verträge und vieles mehr wird immer noch per Briefpost verschickt und landet im Posteingang des Unternehmens. Dort werden die Umschläge geöffnet, die Dokumente sortiert und zu den Empfängern gebracht, wo die Unterlagen auf den oben erwähnten Stapeln landen. Schon bis zu diesem Punkt ist unnötig viel Zeit vergangen und wertvolle Arbeitskraft vergeudet worden. Mit einem einfachen Scanner und einem modernen Dokumentenmanagement-System (DMS) sparen Sie sich diese Zeit.

 

Posteingang mit dem Dokumentenmanagement-System (DMS) elektronisch verteilen

Das Scannen der eingehenden Post und die anschließende Verarbeitung über ein Dokumentenmanagement-System bietet viele Vorteile. Ganz vorne angefangen, sparen Sie sich die manuelle Verteilung der Post komplett, denn die erledigt das Dokumentenmanagement-System. Die Mitarbeiter in der Poststelle müssen lediglich die Umschläge öffnen und das Papier in den Scanner legen. Der Scanner erfasst die Dokumente und liest den enthaltenen Text aus, das DMS verarbeitet diese Informationen und erkennt so automatisch den Adressaten und den Dokumententyp, z.B. eine Rechnung. Anhand dieser erfassten Metadaten werden die Dokumente über festgelegte Workflows elektronisch verteilt und vom Empfänger bearbeitet. Fehlen diese Metadaten auf dem Dokument, können die Mitarbeiter diese z.B. mit beschrifteten Trennblättern oder aufklebbaren Barcodes bestimmten Mitarbeitern oder Abteilungen zuordnen. 

Die Dokumente erscheinen sofort im elektronischen Posteingang des Mitarbeiters. Sind mehrere Mitarbeiter an dem Vorgang beteiligt, können sofort alle auf das elektronische Dokument zugreifen und müssen nicht mehr warten, bis das Papierdokument von einem Schreibtisch zum anderen gewandert ist. Das spart enorm viel Zeit, vor allem, weil kein wichtiges Papier mehr in einem Papierstapel verschwinden kann, wo es erst nach langer Suche wieder auftaucht. 

 

Krankheits- und Urlaubsvertretungen einfach organisieren

Die automatische Postverteilung vereinfacht auch die Vertretung, wenn ein Mitarbeiter krank oder im Urlaub ist. Die Unterlagen bleiben nicht mehr im Postfach oder auf dem Schreibtisch liegen, sondern können automatisiert an die Vertretungen weitergeleitet werden. Bei Rechnungen kann das unter Umständen viel Geld sparen, weil Sie dadurch keine Skonti mehr verpassen und gebührenpflichtige Mahnungen vermeiden.

 

Automatische Prozesse und Archivierung in elektronischen Akten

Mit der elektronischen Verarbeitung von Papierdokumenten öffnen sich vielfältige Möglichkeiten für die Weiterverarbeitung der erfassten Daten. Die Dokumente können beispielsweise elektronischen Akten zugeordnet werden, in denen sich alle Informationen zu einem bestimmten Projekt, zu einem Kunden oder Lieferanten befinden. So haben Sie alle Dokumente schnell zur Hand und müssen sich nicht mehr durch Aktenordner wühlen. Vor allem die Volltext- und Metadatensuche werden Sie hier sehr schnell zu schätzen lernen.

Mit elektronisch erfassten Dokumente können Sie viele Prozesse ganz leicht automatisieren. Vor allem in der Rechnungsbearbeitung bietet sich viel Einsparpotential, indem Sie Daten automatisch rechnerisch und sachlich prüfen lassen. Detailliertere Informationen finden Sie im Blogpost: Eingangsrechnungen bearbeiten: Wie Sie Zeit und Geld sparen! Auch Verträge lassen sich über ein Dokumentenmanagement-System bequem verwalten: Verträge bequem verwalten: Vertragsmanagement und Vertragsarchivierung.

 

Fazit: Mit einem DMS verteilen Sie Ihre Post schnell, sicher und ohne Verluste und profitieren von vielen zusätzlichen Arbeitserleichterungen.

 

  

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Themen: Dokumentenmanagement




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