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Dokumente, Projekte und mehr kompakt im Blick - agorum® core Dashboard

[fa icon="calendar"] 20.07.2017 09:32:32 / by Stefan Röcker

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Uns stehen jeden Tag nahezu unendlich viele Informationen Verfügung - aber selten exakt so, wie wir sie brauchen. Dehalb springen wir zwischen unterschiedlichen Anwendungen und Browsertabs hin und her und verlieren nicht selten den Überblick, wo was stand. Dokumente, Listen, Tabellen, E-Mails, Metadaten, Kennzahlen,... auf der Suche nach dem richtigen Fenster stellen wir oft genug fest, dass die gesuchte Information nicht mehr zu finden ist, vermutlich wurde mal wieder versehentlich ein Tab geschlossen oder es sind einfach zu viele Fenster offen. Das lenkt ab, demotiviert und kostet Zeit.

agorum® core bietet clevere Lösungen,  die Ihnen helfen, Ihren Bildschirm zu organisieren. Clustern Sie zusammengehörende Informationen einfach in übersichtlichen Oberflächen - den agorum® core Dashboards.

 

Ihr zentraler Arbeitplatz mit allem, was Sie brauchen. 

agorum® core Smart Assistant

 

Der agorum® Smart Assistant ist die zentrale Arbeitsoberfläche, mit der Sie im Büro arbeiten und Ihre Dokumente, E-Mails und Prozesse im Griff behalten. Flexibel an Ihre Bedürfnisse anpassbar, führt er Sie schneller zu den Dokumenten und Workflows, die Sie bearbeiten möchten. Viel schneller, als die Klickerei durch File-Server-Verzeichnisse auf der Suche nach dem zu bearbeitenden Dokument oder der verzweifelte Versuch, eine bestimmte E-Mail in Outlook oder Thunderbird wiederzufinden. 

Die Suchfunktion des Smart Assistent führt Sie innerhalb von Sekunden zum richtigen Dokument und zeigt Ihnen die Datei in einer Vorschau an. Über das Kontextmenü erreichen Sie alle Funktionen, die Sie brauchen, um zum Beispiel das Dokument zu bearbeiten, in einem Workflow zu verarbeiten, zu verschieben, zu teilen oder auf ältere Versionen zurückzugreifen. Welche Funktionen Sie wo brauchen, bestimmen alleine Sie – der Smart Assistant wird nach Ihren Vorgaben angepasst. Alternativ zur Suche können Sie sich auch weiterhin wie im File-Explorer durch Ihre Verzeichnisbäume klicken. Dokumente und Workflows, die Ihnen zur Bearbeitung zugeteilt sind, landen im Posteingang oder in Ihren Mitteilungen, von wo aus Sie sofort mit der Datei arbeiten können. 

Der Smart Assistant befreit Sie von der lästigen Suche nach den richtigen Dokumenten und verschafft Ihnen mehr Zeit, Ihre eigentlichen Aufgaben zu erledigen und sich kreativ mit Inhalten zu beschäftigen statt mit langweiliger Organisation.

 

Arbeiten, wie Sie es wollen - individuell anpassbare Dashboards

Die Technologie des Smart Assistant ermöglicht es, die Oberflächen von agorum® core genau auf Ihre Wünsche anzupassen. Schaffen Sie sich mit den Dashboards von agorum® core genau den Arbeitsplatz, mit dem Sie optimal arbeiten. Wie das aussehen kann, möchte ich im Folgenden anhand einiger Beispiele zeigen:

 

Voller Überblick auf alle Kundendaten

Für alle Mitarbeiter, die direkt oder indirekt mit Kunden zu tun haben, ist es oft ein Spießrutenlauf, sich alle notwendigen Informationen zusammen zu suchen. E-Mails liegen in unterschiedlichen Postfächern - auf die teilweise gar kein Zugriff möglich ist - die Kontaktdaten und Berichte sind im CRM, die Bestellungen und Rechnungen im ERP, die Supportanfragen im Ticketsystem und die Projekt-Dokumentationen liegen auf einem mehr oder weniger gut organisierten Fileserver. Mit diesem Software-Konglomerat ist es praktisch unmöglich, sich alle notwendigen Informationen vernünftig zusammenzustellen. 

Die digitale Kundenakte in agorum® core hilft da schon viel weiter. Richtig komfortabel wird es mit einem auf Ihre Anforderungen angepassten Dashboard, mit dem Ihnen alle Informationen auf einen Blick zur Verfügung stehen. 

agorum® core 360° Grad Sicht auf die Kunden

 

Mit dieser 360°-Grad-Sicht bekommen Sie zusammengefasst alle notwendigen Informationen, wie zum Beispiel Adressdaten, Ansprechpartner, Kundenstatus, Projekte, Supportfälle und alle Dokumente und E-Mails aus der Kundenakte. So haben Sie mit einem Klick alles parat, was Sie benötigen, um schnell auf Anfragen zu reagieren und in Ihren Kundenprojekten zu arbeiten.  

 

 

Smart Organisation - Alle Projekte im Griff

agorum® core Smart Organisation

 

Mit Smart Organisation steht Ihnen ein Management-Tool zur Verfügung, das Sie dabei unterstützt, Ihre Prozesse durchgängig zu digitalisieren und effzienter zu machen. Organisieren Sie Ihre Projekte übersichtlich und effizient nach Vorgängen und einzelnen Aufgaben, die Sie genau planen und zuordnen können. Ihre Mitarbeiter wissen immer genau, was zu tun ist und welche Prioritäten ihre Aufgaben haben. Es stehen ihnen immer alle notwendigen Unterlagen in der Übersicht zur Verfügung. So arbeiten Sie effizienter, termingenau und es gehen keine Aufgaben verloren.

 

Die vollelektronische Unterschriftenmappe

agorum® core elektronische Unterschriftenmappe

 

Auch heute gibt es noch Unterschriftenmappen, mit denen Papierdokumente von Schreibtisch zu Schreibtisch wandern.  Das ist nicht nur sehr ineffizient, sondern kann auch schneller zu Fehlern oder Verzögerungen führen, wenn einmal eine Mappe versehentlich unter dem Schreibtisch landet oder im falschen Papierstapel verschwindet. 

Mit den digitalen Unterschriftenmappen in agorum® core wühlen Sie sich nicht mehr durch Aktenstapel auf Ihrem Schreibtisch. Alle laufenden Vorgänge haben Sie in Ihrem digitalen Dashboard komplett im Überblick.

Sie sehen, welche Mappen bearbeitet werden müssen, in welchem Bearbeitungsstatus sie sich befinden und wer welche Mappen in Bearbeitung hat. Keine Akten verschwinden mehr und Sie sind immer darüber informiert, wo sich die Vorgänge befinden.

 

Steuerungscockpits für die Rechnungsbearbeitung 

agorum® core Cockpit für die Rechnungsverarbeitung

 

Ein weiteres Beispiel für ein Dashboard ist ein zentrales Steuerungscockpit für die Rechnungsbearbeitung. Damit überwachen Sie zum Beispiel bequem und übersichtlich alle laufenden Workflows zur Rechnungsfreigabe.

Sie sehen jederzeit, welchen Status die einzelnen Workflows haben und wer den Workflow gerade bearbeitet.  Sie können jederzeit eingreifen, wenn irgendwo etwas liegenbleibt. Keine Rechnung geht verloren und Skontoverluste oder gar Mahngebühren gehören der Vergangenheit an. 

 

 

Teilautomatisierte Kündigungsworkflows

agorum® core Dashboard zur Kündigungsbearbeitung

 

Kündigungen für Dienstleistungsverträge, wie Versicherungen oder Wartung, kommen in den unterschiedlichsten Medien und Formaten in das Unternehmen. agorum® core liest aus diesen Unterlagen die benötigten Daten aus, z.B. Versicherungsnummer, Name, Vorname, Adressdaten,... . Fehlt ein Metadatum, kann dies von Ihren Mitarbeitern manuell ergänzt werden. 

Zur Bearbeitung der Kündigung erhalten die zuständigen Personen eine Mitteilung und nehmen die Bearbeitung an. Direkt im agorum® core Dashboard erhalten Sie eine Preview des Kündigungsschreibens und eine übersichtliche Liste der ausgelesenen Metadaten, die sich bei Bedarf ergänzen und korrigieren lassen. Ein Klick auf die rechte Maustaste öffnet das Kontextmenü, in dem sich alle notwendigen Befehle zur Weiterverarbeitung befinden. Zum Beispiel können Sie aus einem Auswahlmenü den Kündigungsgrund wählen, direkt eine E-Mail zum Vorgang verfassen, die Stammdaten des Kunden ändern oder den Vorgang selbst übernehmen oder an eine andere Person weitergeben - alles in einer Oberfläche!

 

Fazit: Die agorum®  core Dashboards sind flexibel an jeden Wunsch anpassbar und machen die Arbeit effizienter!

Möchten Sie sich unsere Dashboards von einem unserer Spezialisten genauer zeigen lassen? Kein Problem, vereinbaren Sie eine unverbindliche Online-Demo!

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Themen: Dokumentenmanagement




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