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CmisSync: Daten aus dem DMS synchronisieren und offline bearbeiten.

[fa icon="calendar"] 23.11.2016 10:02:41 / by Stefan Röcker

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Wenn Sie mit Ihren Dokumenten aus agorum® core auch offline, z.B. in der Bahn oder im Flugzeug, arbeiten möchten, lohnt sich ein Blick auf das Open-Source-Tool CmisSync. Damit synchronisieren Sie komplette Verzeichnisse zwischen Ihrem Dokumentenmanagement-System und Ihrem Notebook. Die App ist für Windows, Mac und Linux erhältlich und kann bequem über den agorum® core Smart Assistant gesteuert werden.


Dokumente aus agorum® core offline bearbeiten

Die weißen Flecken in der Netzabdeckung nehmen zwar ab, aber es gibt es immer noch genug Situationen, in denen Sie Ihr DMS nicht über das Internet erreichen - denken Sie nur an die häufig unzuverlässige Verbindung während einer Bahnfahrt. Oder aber Sie möchten Ihre Daten gar nicht über das Internet verschicken, weil es sich um besonders sensible Daten handelt. In beiden Fällen hilft es, die Daten, die Sie brauchen, lokal auf Ihr Notebook zu speichern, um sie auch offline bearbeiten zu können. Das können Sie recht umständlich machen, in dem Sie die Verzeichnisse manuell kopieren, oder ganz schnell und bequem über die CMIS-Schnittstelle von agorum® core und das kostenlose Open-Source-Tool CmisSync. Um ein Verzeichnis mit Ihrem mobilen Rechner zu synchronisieren, genügt ein Klick im Kontextmenu in der Oberfläche von agorum® core.

 

Ordner im Smart Assistant zur Synchronisierung freigeben


Mit dem Klick auf "freigeben" wird dieses Verzeichnis sofort mit Ihrem Notebook synchronisiert. Sie können die Daten unterwegs jederzeit aufrufen und bearbeiten.

Synchronisierter Ordner im File-Explorer


Sobald Sie eine Verbindung mit dem agorum® core Server aufbauen können, synchronisieren sich das DMS und Ihr Rechner automatisch und die bearbeiteten Dokumente sind auf beiden Seiten auf dem aktuellsten Stand. Wenn Sie die Daten aus dem Verzeichnis nicht mehr auf dem lokalen Gerät benötigen, wählen Sie einfach "zurücksetzen" und das Verzeichnis wird auf dem Notebook gelöscht.

 

So funktioniert es:

Soweit das Vorgehen in Kürze, aber fangen wir am Anfang an. Die Synchronisation erfolgt über das in agorum® core standardmäßig enthaltene CMIS-Protokoll. Als Vorbereitung müssen Sie oder Ihr Administrator ein Verzeichnis in den agorum® core DataRooms der Nutzer definieren, das mit CmisSync synchronisiert werden soll und eine entsprechende Konfiguration des agorum® core Smart Assistant anlegen. Beides ist in wenigen Minuten erledigt.

Dann laden Sie sich CmisSync herunter und installieren es. CmisSync legt einen Ordner auf Ihrem Rechner an, in dem sich später die synchronisierten Daten befinden. Über das Status-Symbol in der Taskleiste rufen Sie die Eigenschaften des Programms auf und wählen "Fügen Sie einen Remote Ordner ein ..."

 

Synchronisierung einrichten

 

Im Folgenden werden Sie durch die Konfiguration geleitet. Zunächst geben Sie die Adresse, unter der Ihr DMS erreichbar ist, und Ihre Zugangsdaten ein.

 

CmisSync einrichten: Serveradresse und Nutzerdaten eingeben

 

Danach erhalten Sie eine Auswahl: Einmal den Ordner, den Sie selbst in agorum® core als Sync-Ordner angegeben haben, hier im Beispiel CMISSync benannt, und die komplette Verzeichnisstruktur Ihres DMS. Letzteres können Sie verwenden, um manuell einzelne Verzeichnisse auszuwählen, die synchronisiert werden sollen. Das ist aber der umständlichere Weg, auf den ich hier nicht weiter eingehen will, deshalb wählen Sie hier den Ordner, den Sie im DMS definiert haben - hier also "CMISSync".

 

CmisSync einrichten: Ordner auswählen

 

Im nächsten Schritt könnten Sie die Pfade und die Bezeichnung des Verzeichnisses anpassen, was im Normalfall aber nicht notwendig ist.

 

CmisSync einrichten: Pfade

 

Das war es schon. Mit einem Doppelklick auf das Status-Symbol von CmisSync oder über Ihren File-Explorer können Sie jetzt auf das Verzeichnis CMISSync zugreifen.

Um Ordner aus dem DMS zu synchronisieren, müssen Sie jetzt lediglich über Ihren agorum® core Smart Assistant das Verzeichnis über das Kontextmenü für die Offlinebearbeitung freigeben.

Verzeichnis im Smart Assistent zur Synchronisation freigeben

 

Dabei haben Sie auch die Möglichkeit, wenn gewünscht, die Daten im Verzeichnis zu sperren, so dass diese schreibgeschützt sind.

 

Verzeichnis im Bedarfsfall sperren

 

Die aktuell synchronisierten Verzeichnisse finden Sie in Ihrem DataRoom im Verzeichnis CMISSync.

 

Synchronisiertes Verzeichnis im DataRoom

 

Und in Ihrem File-Explorer sieht das Ganze dann so aus. 

 

Synchronisiertes Verzeichnis im File-Explorer

 

Um die Synchronisierung einzustellen und den Ordner auf dem lokalen Gerät zu löschen, gehen Sie einfach in den DataRoom, klicken mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Ordner und im Kontextmenu auf "zurücksetzen". Der Ordner wird aus dem DataRoom entfernt und auf dem Notebook gelöscht.

 

Synchronisierung aufheben

 

Fazit: Mit agorum® core und CmisSync sind Sie perfekt für die Offline-Bearbeitung Ihrer Daten gerüstet.

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Themen: Dokumentenmanagement, agorum core im Alltag




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