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Besser führen mit einem DMS: Mitarbeiter motivieren leicht gemacht

[fa icon="calendar"] 22.02.2017 09:17:39 / by Birgit Werthebach

Besser führen mit einem DMS: Mitarbeiter motivieren

 

Mitarbeiter motivieren und zum gemeinsamen Erfolg führen - eine, vielleicht sogar die Kernaufgabe einer Führungskraft. Das Ziel sind zufriedene und engagierte Mitarbeiter, die sich im Unternehmen wohl fühlen, Spaß an ihrer Arbeit haben und dementsprechend produktiv sind. Weil man Motivation nicht einfach "mit der Gießkanne verteilen" kann, sollten Sie als Chef herausfinden, wie jeder Einzelne "tickt" und was er braucht, um jeden Morgen voller Tatendrang am Arbeitsplatz zu erscheinen. Sicherlich werden die wenigsten explizit ein Dokumentenmanagement-System nennen, aber Sie werden erstaunt sein, wie gut sich Mitarbeitermotivation mit einem DMS umsetzen lässt.


Mitarbeiter motivieren als Führungsaufgabe

Es hat sich mittlerweile herumgesprochen, dass materielle Belohnungen wie beispielsweise ein Dienstwagen oder eine Leistungszulage zwar einer, aber keinesfalls der einzige Bestandteil einer erfolgreichen Motivationsstrategie sein sollten. Viel wichtiger sind den meisten Menschen heute eine sinnvolle, erfüllende Arbeit, ein kollegiales Team und ein Chef, auf den man sich verlassen kann. Als Führungskraft haben Sie also mehrere Stellschrauben, an denen Sie drehen können:

  • Sie sollten auf jeden Fall direkt bei den Mitarbeitern ansetzen, sie unterstützen und ihnen helfen, sich weiterzuentwickeln. Mit echtem Interesse an den Zielen Ihrer Mitarbeiter und offenem, ehrlichen Feedback kommen Sie hier weiter. 
  • Das Aufgabengebiet an sich ist die zweite Stellschraube. Die meisten Mitarbeiter wünschen sich sinnstiftende, fordernde und interessante Aufgaben. Stupide und langweilige Routinetätigkeiten sollten möglichst automatisiert werden.
  • Last but not least lohnt es sich, Ihren eigenen Arbeitsalltag zu vereinfachen. Denn Führungskräfte, die nur über ihren Zahlen hängen und den Großteil ihrer Arbeitzeit mit Reporting verbringen, haben es meist schwer, eine Beziehung zu ihren Mitarbeitern aufzubauen. Weniger ist auch hier mehr.

 

Was sich Mitarbeiter wünschen: Selbstständig arbeiten - im Team und mit Rückendeckung vom Chef.

Niemand arbeitet gerne, wenn jeder Schritt doppelt und dreifach kontrolliert wird. Umkehrt ist es auch kein gutes Gefühl, mit einem Berg von Aufgaben allein auf weiter Flur zu stehen. Das Ideal liegt wie so oft irgendwo zwischendrin. Als Chef sollten Sie klar kommunizieren, was zu tun ist, dem Mitarbeiter alle Informationen zur Verfügung stellen, die er für eine effiziente Erledigung seiner Aufgaben braucht und ihn dann selbstständig arbeiten lassen.

Schnell und einfach geht dies mit einem Dokumentenmanagement-System, das als zentraler Informationshub alle Daten, Dokumente und Informationen enthält. Über ein integriertes Berechtigungssystem können Sie steuern, welcher Mitarbeiter Zugriff auf welche Informationen haben soll. Damit haben Sie die Voraussetzung geschaffen, dass der Mitarbeiter selbstständig auf elektronische Kundenakten, Projektakten und alle anderen für ihn relevanten Verzeichnisse zugreifen kann. Schnell und einfach per Suchfunktion. Jedes Dokument ist im DMS übrigens nur einmal vorhanden, so dass jeder automatisch mit den aktuellsten Daten arbeiten. Eine automatische Versionierung stellt sicher, dass alle Änderungen zurückverfolgt werden können. Und wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig am Dokument arbeiten, geht nichts verloren.

Positiver Nebeneffekt: Abteilungsinterne Meetings können kürzer ausfallen, weil jeder bereits auf dem aktuellen Stand ist. So können Sie gleich in die inhaltliche Diskussion gehen anstatt erst sicher stellen zu müssen, dass alle Beteiligten den gleichen Informationsstand haben. Die gesparte Zeit ist gut investiert in Feedbackrunden oder Gespräche zur Weiterentwicklung von Mitarbeitern und Abteilung.

 

Die eigene Aufgabe als sinnstiftender Beitrag zum Unternehmenserfolg

Ob Mitarbeiter oder Führungskraft: Jeder, der arbeitet, möchte die Bestätigung, dass er etwas Sinnvolles tut und so seinen Beitrag zum Unternehmenserfolg leistet. Es tut einfach gut, stolz auf die eigene Leistung sein zu können und genau zu wissen, dass man mehr ist als ein unsichtbares, schnell austauschbares "Rädchen im Getriebe". Klar gehören auch Routinetätigkeiten zum Arbeitsalltag, aber Mitarbeitern, die nur anspruchslose, gering geschätzte Aufgaben haben, fehlen oft die Erfolgserlebnisse. Sie werden leicht unzufrieden und bringen schlechte Stimmung in die Abteilung.

Mit einem DMS automatisieren Sie stupide Abtipparbeiten, die fehleranfällige Kontrolle langer Listen und ähnliche Tätigkeiten. Ihre Mitarbeiter können sich auf die Aufgaben konzentrieren, die mehr Befriedigung bringen, beispielsweise die Betreuung von Kunden und Lieferanten, kreative und planerische Tätigkeiten und vieles mehr. Weil wir bereits vielfach darüber geschrieben haben, was alles automatisiert werden kann, möchte ich mich hier auf den vorherigen Beitrag in dieser Serie verweisen, der dazu einige Links enthält: Besser führen mit einem DMS: produktiver arbeiten und Ziele erreichen.

 

Führungsaufgaben automatisieren - geht das? 

Gleich vorweg, die Mitarbeiterführung zu automatisieren, halte ich für keine gute Idee, denn die lebt ja gerade vom persönlichen, individuellen Kontakt. Vom Zuhören und vom wirklichen Interesse am anderen. Leider klagen viele Führungskräfte, dass ihnen genau für diese wichtige Aufgabe häufig die Zeit fehlt, weil sie das komplette Unternehmensgeschehen und den Abteilungserfolg im Blick behalten müssen. Ein gutes DMS sorgt für den vollen Überblick, indem es die Informationsflut kanalisiert und beispielsweise wichtige Informationen und Kennzahlen in übersichtlichen Dashboards zur Verfügung stellt. Es bietet die Möglichkeit, die eigenen und die ToDo's Ihrer Mitarbeiter zu verwalten, erinnert automatisch an fällige Termine und vieles mehr. So können Sie sich selbst besser organisieren, die Verwaltungsarbeit minimieren und haben genügend Zeit für Ihre eigentlichen Führungsaufgaben - Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken. 

 

Mehr zum Thema "Besser führen mit einem DMS" finden Sie in den bisher erschienenen Beiträgen dieser Blogserie:

 

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