Dokumentenmanagement Blog

360°-Sicht auf Kunden und Projekte im Dokumentenmanagement-System

[fa icon="calendar"] 05.04.2017 09:27:03 / by Stefan Röcker

Customer service operator talking on the phone.jpeg

 

Dokumentenmanagement-Systeme sind heute meist zentrale Informationshubs, die alle verfügbaren Informationen im Unternehmen zusammentragen, organisieren und übersichtlich bereitstellen. Die zentrale Rolle spielt dabei die Sicht auf Kunden und dazu laufende Projekte. Um schnell auf alle Informationen zu einem Kunden und seinen Projekten zugreifen zu können, gibt es in agorum® core schon seit jeher die bewährte elektronische Kundenakte. Diese haben wir um eine 360°-Sicht auf alle Kundendaten und Projekte erweitert, mit der Sie auf einem Blick alle relevanten Informationen zu Ihrem Kunden erfassen können. 

 

Die elektronische Kundenakte vereint alle Informationen an einem Ort

Wenn ein Kunde sich meldet, ist es wichtig, schnell eine Übersicht über seine Daten zu bekommen und zu wissen, welche Projekte gerade laufen und auf welchem Stand sie sind. Denn nichts ist peinlicher, als ihn am Telefon hinhalten zu müssen, bis man endlich die notwendigen Informationen gefunden hat oder noch schlimmer, ihn vertrösten zu müssen, weil man erst einmal bei den Kollegen nachfragen muss, was Sache ist. Darunter leidet ganz schnell die Kundenzufriedenheit, vor allem, wenn die Konkurrenz schneller ist und mehr Service bietet. Kunden sind heute daran gewöhnt, sofort bedient zu werden, und verlieren schnell die Geduld, wenn sie nicht augenblicklich das erhalten, was sie wollen. 

Um alle Informationen zu einem Kunden zentral parat zu haben, sammelt agorum® core alle Informationen und Dokumente inklusive E-Mails in einer elektronischen Kundenakte, die allen Personen zugänglich ist, die für diesen Bereich berechtigt sind. Um dorthin zu gelangen, tippen Sie die ersten Buchstaben des Kunden in die Suche Ihres agorum® Smart Assistant ein und erhalten sofort per Autovervollständigung Vorschläge. 

Kundenakte suchen

 

Per Klick landen Sie in der Kundenakte (siehe Screenshot unten). Hier sind alle Informationen gesammelt gespeichert, sie Sie benötigen. In diesem Beispiel (für jeden Fall frei konfigurierbar): 

  • Die Adressdaten aller Ansprechpartner
  • Ein- und/oder Ausgangsrechnungen aus dem ERP-System
  • Alle Dokumente zu dem Kunden 
  • Die gesamte archivierte Korrespondenz
  • Alle E-Mails von und an den Kunden
  • Telefon- und andere Notizen
  • Projektakten
  • Supporttickets 
  • Verträge
  • ...

agorum® core Kundenakte

In dieser elektronischen Kundenakte speichern Sie schon immer alle Informationen zu einem Kunden zentral an einem Ort.  Wir sind aber noch einen Schritt weiter gegangen und haben über unser konfigurierbares Dashboard eine 360° Sicht realisiert, mit der Sie diese Informationen noch wesentlich besser im Überblick haben.

 

360°-Sicht stellt Informationen zu einem Kunden und seinen Projekten übersichtlich in einem Dashboard zur Verfügung

agorum® core 360°-Sicht auf den Kunden

Über den grünen Button in der Kundenakte (siehe zweiten Screenshot oben) öffnen Sie das Dashboard mit der 360°-Sicht, das auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden kann. Hier werden Ihnen übersichtlich alle relevanten Daten zu Ihrem aktuellen Kunden angezeigt. In unserem Beispiel werden die wichtigsten Eckdaten, wie Kundennummer, Partnerstatus und Informationen zu laufenden Verträgen in der linken oberen Ecke angezeigt. So weiß beispielweise der Support sofort, dass hier ein Wartungsvertrag besteht. Darunter befinden sich die Adressdaten mit allen Ansprechpartnern im Unternehmen. 

Auf der rechten Seite befindet sich oben ein HTML-Editor, über den Sie wichtige Notizen zum Kunden eingeben können, die Sie für sich und Ihre Kollegen festhalten möchten. Darunter können Sie sich Dokumente, die bei diesem Kunden immer wieder benötigt werden, in den Schnellzugriff legen. In der unteren rechten Ecke können sie über eine Volltextsuche alle Dokumente, Mails, etc... in der Kundenakte durchsuchen.

In der Mitte der 360°-Sicht befindet sich eine Übersicht über alle laufenden Projekte des Kunden. Das Projektmanagement-Tool ist eine eigene, ebenfalls auf den agorum® Dashboards beruhende Entwicklung, auf die ich in einem der kommenden Blogartikel näher eingehen möchte. Aber soviel schon einmal vorweg: Das Projektmanagement beruht auf der SCRUM-Methodik und unterteilt einzelne Projekte in Vorgänge und einzelne Aufgaben, die sich Sprints und Mitarbeitern zuordnen lassen. In der 360°-Sicht erhalten Sie einen Überblick über alle dem Kunden zugehörigen Projekte, Vorgänge und Aufgaben, in die Sie sich direkt hineinklicken können. 

 

Fazit: Mit der 360° Kundensicht erhalten Sie direkt in Ihrem Dokumentenmanagement-System alle relevanten Informationen auf einen Blick.

Möchten Sie die 360°-Sicht unverbindlich live vorgeführt bekommen? Dann melden Sie sich doch gleich für eine Online-Demo an: 

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Themen: Dokumentenmanagement, agorum core im Alltag




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