Dokumentenmanagement Blog

swissbroke digitalisiert Geschäftsprozesse mit agorum® core

[fa icon="calendar"] 12.04.2016 09:44:28 / by Stefan Röcker

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Die swissbroke AG ist ein führendes, unabhängiges Brokerunternehmen aus der Schweiz. Rund 120 festangestellte Mitarbeiter in 8 Standorten beraten und betreuen ihre Kunden in allen Versicherungs- und Finanzierungsfragen.

Im Rahmen der Zusammenarbeit mit Kunden und Versicherungsgesellschaften fallen große Mengen Vertrags- und Korrespondenzunterlagen an, die so effizient wie möglich bearbeitet und abgelegt werden sollen und bei Bedarf wieder schnell zur Hand sein müssen.

Vor der Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagement-Systems, wurden die Unterlagen auf Papier weitergegeben, bearbeitet und in Aktenordnern archiviert. Mit der Einführung von agorum® core konnten nahezu alle dokumentenbasierte Prozesse weitestgehend digitalisiert und zu große Teilen zeitsparend automatisiert werden.

 

 

Digitalisierung des Posteingangs und einheitliche Benennung der Dokumente

Die Eingangspost wird in den swissbroke-Niederlassungen in einem Stapel eingescannt. Die Aufteilung, wer welche Dokumente zur Bearbeitung bekommt, erfolgt dabei vollautomatisch über ein Trennblatt mit einem aufgedruckten QRCode. Anschließend teilt ein Workflow den Stapel in einzelne Dokumente auf und verteilt sie als PDF-Dateien in die Posteingänge der zuständigen Mitarbeiter.

Die Dokumente werden im Posteingang gesichtet, bearbeitet und abgelegt. Über eine Eingabemaske besteht bei der Ablage die Möglichkeit, zusätzliche Metadaten zu erfassen, bevor die Dokumente abgelegt werden. Zum Beispiel geben die Mitarbeiter an, um welchen Dokumententyp (Police, Vertrag, Korrespondenz, Schadensmeldung...) es sich handelt, und wann das Dokument bearbeitet wurde. Ein Workflow benennt die Datei anhand der Metadaten automatisch in ein für jeden Dokumententyp vorgegebenes, einheitiches Format um.

Einheitliche Ablage in automatisch erzeugten elektronischen Akten

Die Ablage der Dokumente erfolgt in standardisierte Aktenstrukturen, die automatisch in agorum® core angelegt werden. Wird zum Beispiel ein neuer Kunde in der swissbroke-Datenbank angelegt, wird auf Knopfdruck eine neue elektronische Akte mit allen benötigten Unterverzeichnissen im Dokumentenmanagement-System erzeugt. Änderungen an den Akten, wenn zum Beispiel der Name oder die Anschrift eines Kunden sich ändern, werden ebenfalls direkt aus der Oberfläche der swissbroke-Datenbank heraus vorgenommen. Wird ein Kunde gelöscht, kann auch die Akte des Kunden direkt mitgelöscht werden.

Automatische Anlage von Schadensakten

Auch bei der Erfassung von Schadensfällen werden automatisch vorstrukturierte elektronische Akten in agorum® core angelegt. Die Erfassung der einzelnen Schadensfälle erfolgt dabei entweder durch den Kunden selbst über ein Formular auf der Website von swissbroke, oder durch Mitarbeiter der swissbroke direkt in der Datenbank. Der Verwaltungsaufwand für die Anlage der Akten und der einzelnen Unterverzeichnisse entfällt dadurch komplett.

Direkter Zugriff auf Policen und Akten aus der Verwaltungssoftware ASSSOFT heraus

ASSSOFT ist eine Verwaltungssoftware für das Versicherungsmanagement, die für swissbroke mit dem Dokumentenmanagement-System agorum® core verknüpft wurde. Aus ASSSOFT heraus können die im DMS archivierten Akten, Dokumente und Policen der Kunden direkt aufgerufen und angezeigt werden. Dadurch entfällt das lästige und zeitraubende Suchen nach den Unterlagen in Papierakten.

Kunden greifen online auf ihre Dokumente zu

Per API-Schnittstelle greifen Kunden der swissbroke online auf ihre Daten in agorum® core zu. Über die Website der swissbroke können alle für den Kunden freigegebenen Dokumente eingesehen und als PDF heruntergeladen werden. Das spart viel Zeit in der Kundenbetreuung, da die Dokumente nicht mehr in den Standorten angefordet und von dort verschickt werden müssen.

Die komplette Kundenakte auf mobilen Endgeräten

Für Kundenbesuche laden sich die Kundenberater der swissbroke die Kundenakten, die sie für ihre Termine benötigen, einfach auf ihre Tablets herunter. So haben sie immer alle Dokumente der Kunden schnell und lückenlos zur Verfügung und können auch dann auf alle Informationen zugreifen, wenn keine Verbindung zum Internet besteht.

 

Fazit

Froebel_Roland.jpgRoland Fröbel, CIO Group IT, zieht das Fazit:
„Mit agorum® core konnten wir viele dokumentenbasierte Arbeitsabläufe digitalisieren und automatisieren. Wir haben alle unsere Dokumente schnell digital im Zugriff und sparen uns das Suchen in Papierakten.“

 

Download des Referenzberichts als PDF

 

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Themen: News, Referenzen




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