Dokumentenmanagement Blog

DMS-Einführung: So zerstreuen Sie die Bedenken Ihrer Benutzer

[fa icon="calendar"] 31.03.2015 13:00:00 / by Nadine Necker

 

DMS-Einführung: So zerstreuen Sie die Bedenken Ihrer Benutzer

Ein Dokumentenmanagement-System macht nur dann Sinn, wenn damit auch produktiv gearbeitet wird. Wenn sich Ihre Benutzer gegen eine DMS-Einführung sträuben, gibt es dafür sicherlich Gründe. Was also können Sie tun? Sie müssen die Zweifel Ihrer Mitarbeiter erkennen und ihnen zeigen, dass ein Dokumentenmanagement-System eine Bereicherung für ihren Büroalltag darstellt. Ich werde versuchen, Ihnen unterstützende Tipps zu geben, damit Ihnen das sicher gelingt.

 

Ein DMS muss nicht zwingend einen Mehraufwand an Arbeit bedeuten.

Vielleicht fragen Sie sich, ob ein Dokumentenmanagement-System gleichzeitig auch einen erhöhten Arbeitsaufwand mit sich bringt. Es gibt Systeme, bei denen das tatsächlich der Fall ist. Dort muss man zum Beispiel Dokumente für eine Bearbeitung auschecken, wieder einchecken und unzählige Metadaten eingeben. Das heißt im Klartext, man lädt sich die Dateien herunter, führt seine Bearbeitung durch, speichert und lädt die geänderten Inhalte auf dem selben Weg wieder hoch. Dieser Check-In/Check-Out Prozess nimmt wertvolle Zeit in Anspruch, die auch sinnvoller genutzt werden könnte. Genauso verhält es sich mit der Vergabe von Metadaten. Bei einigen DMS-Systemen müssen diese mühevoll von Hand eingegeben werden. Das hat oft zur Folge, dass der Spaß am DMS schnell verfliegt und Frust sich breit macht.

Darauf sollten Sie achten bei der Auswahl Ihres DMS: Es gibt Dokumentenmanagement-Systeme, bei denen man Inhalte einfach bearbeiten kann, ohne dass ein Check-In/Check-Out Verfahren nötig ist. Die zu bearbeitende Datei wird mit einem Klick geöffnet und bleibt ab diesem Moment für alle anderen Benutzer gesperrt. Wird sie gespeichert und wieder geschlossen, steht sie erneut für alle bereit, inklusive automatischer Versionierung. Bei der Metadaten-Vergabe sollten Sie darauf achten, dass diese größtenteils automatisch erfasst und weitervererbt werden. Metadaten sind wichtig, denn damit haben Sie die Möglichkeit, Dokumente eben nach diesen Metadaten zu suchen und vor allem schnell und gezielt zu finden. Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Wahl Ihres DMS ist der Blick auf die Benutzeroberflächen. Sie sollten durchgängig leicht verständlich und intuitiv bedienbar sein.

 

Die Routine durchbrechen und das Arbeiten noch eine Spur einfacher gestalten.

Vielleicht haben Sie irgendwo gehört, dass sich mit einem DMS der ganze Arbeitsablauf ändert? Ihre Mitarbeiter fragen sich: "Wieso das Altbewährte ändern, es hat doch bisher immer funktioniert!". Immerhin arbeiten sie schon jahrelang nach diesem Schema. Also wieso sich auf eine Umstellung einlassen und das Gewohnte aufgeben?

Das sollen Sie auch gar nicht: Es gibt Dokumentenmanagement-Systeme, bei denen Ihre Mitarbeiter von einer Umstellung überhaupt nichts mitbekommen. Bei diesen Herstellern lässt sich das DMS wie ein Netzlaufwerk in den Filemanager einbinden. Für eine weitere Bearbeitung von Dokumenten greifen Benutzer dann direkt über dieses Laufwerk zu. Der gefürchtete Umstellungsaufwand ist praktisch gar nicht vorhanden und Ihre Mitarbeiter können weiterarbeiten wie bisher, nur eben mit einem DMS an ihrer Seite. 

 

Benutzer aus allen Hierarchieebenen mit an Bord holen.

Ein Grund, warum Ihre Benutzer ein Dokumentenmanagement-System verweigern könnten, ist schlicht und ergreifend der, nicht zu wissen, dass ein DMS im Einsatz ist. Oftmals wird ein DMS angeschafft und dann nicht richtig in den Büroalltag eingebunden. Zum einen aus dem Grund, dass andere Themen Vorrang haben, zum anderen, dass es keine durchgängige Einführungsstrategie gibt. Wenn Vorgesetzte zudem selbst nicht mit dem Dokmentenmanagement-System arbeiten, kommt dies noch erschwerend hinzu. Es stellt sich die Frage, wie soll ein Mitarbeiter mit einem DMS arbeiten, wenn er sich dessen Existenz überhaupt nicht bewusst ist und es auch nicht vorgelebt bekommt?

Wie Ihnen das nicht passiert: Sie brauchen eine gute Einführungsstrategie. Alle Mitarbeiter müssen nach und nach mit ins Boot geholt werden. Als ersten Schritt sollten aus allen Hirarchieebenen und Abteilungen Key-User bestimmt werden, die an der DMS-Einführung effektiv beteiligt sind. Diese ausgewählte Gruppe muss so eingebunden werden, dass ihnen der Umgang mit dem DMS Spaß macht. Sie sollten ein Gefühl dafür bekommen, dass es ein Zugewinn für die Firma und vor allem für sie selbst ist. Wenn Key-User anfangen, ihre positiven Erfahrungen mit einem DMS weiter ins Unternhemen zu tragen, haben Sie Ihr Ziel erreicht. Ab diesem Zeitpunkt etabliert sich das Dokumentenmanagement-System wie von selbst, bis schließlich alle Mitarbeiter involviert sind.

 

Das Auge arbeitet mit, die Optik muss stimmen.

Wie heißt es so schön: "Das Auge isst mit". Studien zeigen, dass eine optisch schön gestaltete Benutzeroberfläche die Akzeptanz einer Software wesentlich erhöht. Wie ist es bei Ihnen? Schließlich müssen Sie und Ihre Benutzer tagtäglich damit arbeiten. Leider gibt es viel zu viele Dokumentenmanagement-Systeme, die langweilige, eintönige Oberflächen bieten, die dazu noch völlig überladen und dadurch kaum übersichtlich sind. Genauso gut gibt es aber auch DMS-Hersteller, die es sich zur Aufgabe gemacht haben "schicke", intuitiv bedienbare Dokumentenmanagement-Systeme zu entwickeln. Leicht verständliche Benutzeroberflächen und ein modernes Erscheinungsbild bringen sogar richtig Freude ins Arbeitsleben.


Hier noch ein kleiner Tipp: Schauen Sie sich die DMS Systeme genau an, die es in Ihre engere Auswahl geschafft haben. Fragen Sie sich, mit welchem System es Ihnen Spass machen würde zu arbeiten. Ist dieses DMS dann auch noch übersichtlich und intuitiv bedienbar, haben Sie gewonnen. Das ist "Ihr DMS" und nicht nur Sie, sondern auch Ihre Mitarbeiter werden es lieben.

Und falls Sie noch weitere Hilfe bei der Auswahl eines DMS benötigen, hilft Ihnen sicherlich unsere "Checkliste Dokumentenmanagement" weiter.

 

Nichts verpassen!  DMS-Newsletter abonnieren

Themen: Dokumentenmanagement




Kommentare

Wir freuen uns auf Ihr Feedback!