agorum - Wir unter uns

Der Workshop.

[fa icon="calendar"] 24.11.2017 15:42:06 / by Petra Kayser

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Workshop bei agorum: Viel mehr als nur lockeres Kaffeetrinken. Ein Workshop kann alles sein: vom Easy-Kennenlern-Termin bis zum intensiven Erarbeiten von komplexen Themen. Dazwischen liegt viel.

Um was geht es?

Hat ein Interessent unser DMS bei der Online-Demo kennengelernt und das Potenzial erkannt, ist der nächste Schritt ein Workshop. Unsere DMS-Spezialisten erarbeiten gemeinsam mit den Beteiligten die Prozessstruktur, mit der die Anforderungen des Unternehmens am besten umgesetzt werden können. 

  • Im Schnitt werden hierfür 1 bis 3 Tage (je nach Anforderung) mit Vorbereitung, Durchführung und Ausarbeitung benötigt.
  • Der Workshop ist kostenpflichtig.
  • Im Anschluss erhält der Interessent eine ausführliche, schriftliche Projektbeschreibung – und unser Dienstleistungsangebot. Denn erst jetzt haben alle die selbe Vorstellung vom Umfang und den Leistungen.

 

Der Workshop.

Wer ist dabei? Im Idealfall setzen sich die Teilnehmer aus Mitarbeitern der IT und Anwendern zusammen. Das ist insofern wichtig, als dass die IT-Abteilung sich um alles Technische kümmert. Wer am Ende tagtäglich damit arbeitet, sind die Anwender, also Mitarbeiter aus sämtlichen Abteilungen des Unternehmens. Aber auch bei Steuerberatern, Kanzleien, Banken und Versicherungen ist es wichtig, dass Sachbearbeiter frühzeitig mit im Boot sind.

Was wird erarbeitet? Im Workshop werden die Prozesse nun haarklein definiert. Zum Beispiel: Wo und wie geht eine Rechnung ein? Kommt sie physisch herein oder in Form digitaler Daten? Welche Kostenstellen müssen zugewiesen werden? Wie ist der genaue Freigabeprozess im Haus? Welche Hierarchieebenen müssen bei den Freigaben berücksichtigt werden? Wo findet die Archivierung statt und welche Metadaten müssen hinterlegt werden? Welche Schnittstellen zu welchen Programmen sind nötig? Wie ist die Anbindung zur Hardware, usw...

Ein großes Thema sind auch individuelle Dashboards, die in der internen Kommunikation genau die Informationen bereitstellen, die für bestimmte Personenkreise, Abteilungen oder Projekte relevant sind. 

Wir fragen, wir dokumentieren, wir möchten hören, was Mitarbeiter aus den Fachbereichen sagen. Spannend sind die auch Sonderfälle oder Branchenspezifika, die es zu berücksichtigen gilt. 

Wie arbeiten wir? Über unsere Vorgehensweise nach der agilen Methode haben wir uns schon im Vorfeld unterhalten. Jetzt planen wir gemeinsam, mit welchem Part wir starten und wer welche Aufgaben hat. Sowohl bei uns, als auch beim Kunden. 

Was ist das Ergebnis? Unsere DMS-Spezialisten erstellen eine Prozessabbildung und Beschreibung des Projektes – basierend auf dem Input aus dem Workshop und unserer Expertise. Danach haben alle Beteiligten eine gemeinsame Vorstellung, wie das neue DMS aussehen wird. Das ist auch der Grund, warum wir erst jetzt ein verifiziertes und seriöses Dienstleistungsangebot abgeben (können).

Was ist unsere Erfahrung? Nach fast 20 Jahren in der Softwareentwicklung können wir sagen, dass viele Kunden zu Beginn nur eine sehr vage Vorstellung haben von der Komplexität eines DMS. In einem Workshop erleben sie live und Farbe, welche technischen Möglichkeiten es gibt, um ihnen Arbeit abzunehmen. Den Weg dorthin ermitteln wir gemeinsam. 

 

In eigener Sache.

Was wir nicht mitbringen, sind endlose PPT-Präsentationen mit vielen bunten und spektakulären Animationen. Diese Energie verwenden wir dafür, jedem Kunden sein DMS zur Verfügung zu stellen. 

Fortsetzung folgt.

 

Themen: agorum intern




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