Ihr DMS: Übersicht
6.250 € im Jahr sparen. Pro Mitarbeiter!
Allein durch effizientes Erfassen und Verwalten von Dokumenten.
Die Studie nennt als Zeitdiebe unter anderem:
- das zeitaufwändige Zusammentragen von Informationen aus verschiedenen Quellen in einer Akte / einem Dokument
- die erfolglose Suche nach Dokumenten und - eng damit verbunden - die Neuerstellung von Dokumenten, deren aktuelle Version nicht gefunden wurde
- ineffiziente Arbeitsschritte im Umgang mit Papierdokumenten
Die erfolglose Suche nach Dokumenten senkt die Produktivität um 3,2 %.
Vorteile eines Dokumentenmanagement-Systems:
- Nichts geht mehr verloren. Dokumente werden sofort gefunden.
- Automatische Ablage in elektronische Akten sorgt für Übersicht und Klarheit.
- Kein umständliches Hantieren mit Papierdokumenten mehr.
- Dokumentenbasierte Prozesse werden automatisiert und damit erheblich beschleunigt.
- Jeder Mitarbeiter arbeitet immer mit der aktuellen Version seiner Dokumente.
Informationen schneller finden.
Anfragen schneller bearbeiten. Kunden gewinnen und halten.
In einer Online-Umfrage des Marktforschungsinstitutes Harris Interactive2 gaben 73 Prozent aller Befragten an, dass sie Zeit mit der Suche nach Informationen verschwenden. Immerhin 10 Prozent davon sucht täglich eine Stunde oder länger - nicht immer erfolgreich. Der Imageverlust am Markt lässt sich nur schwer quantifizieren, ebenso wie der Wert von endgültig verloren gegangenen Informationen.
Aber rechnen Sie einmal aus, was es kostet, wenn 73 % Ihrer Mitarbeiter jeden Tag eine Stunde bezahlte Arbeitszeit mit Suchen verbringen. Oder verwenden Sie einfach unser Online-Berechnungsmodul. Das Ergebnis wird Sie überraschen!
73 % aller Mitarbeiter verschwenden täglich Zeit mit der Suche nach Informationen, teilweise sogar über eine Stunde.
Mit einem DMS finden Sie Informationen schneller. Versprochen.
- Ein Dokumentenmanagement-System vergisst nichts, verliert nichts und stellt seine Inhalte schnell und zuverlässig wieder zur Verfügung.
- Dokumente und Informationen werden sofort gefunden. Ihre Mitarbeiter können souverän auf Anfragen reagieren und die richtigen Information weitergeben.
- Eine breite und lückenlose Datenbasis ist die beste Voraussetzung für fundierte strategische Entscheidungen.
Elektronisch archivieren. Kosten senken. Mitarbeiter motivieren.
Dokumente und E-Mails bis zu 90 Prozent schneller archivieren.
Mit einem DMS ist die lästige Ablage ruckzuck erledigt.
Die Mitarbeiter müssen weder stapelweise Papiere von A nach B tragen noch umständlich mit Aktenordnern hantieren. Das spart bis zu 90 Prozent Zeit, wie aus einer Publikation der Uni Gießen3 hervorgeht.
Gleichzeitig steigt die Motivation und damit die Produktivität der Mitarbeiter, die die gewonnene Zeit nun für wertschöpfende Tätigkeiten nutzen können.
Wieviel Einsparpotienzial in Ihrem Unternehmen schlummert, berechnen Sie mit unseren Berechnungstool: Wie viel Zeit verbrauchen Ihre Mitarbeiter für die Ablage und Prüfung von Dokumenten?
Bis zu 90 % mehr Zeit für wertschöpfende Arbeit motiviert die Mitarbeiter.
50 % weniger Raumkosten, 55 % weniger Material, 100 % weniger Transporte
Elektronisch archivierte Dokumente brauchen keine Aktenordner und somit auch keine Archivräume. Material- und Raumkosten sinken dadurch um mindestens 50 Prozent.
Es müssen auch keine Dokumente mehr per Post oder Fax an andere Standorte geschickt oder mit einem Fahrzeug transportiert werden. Die Transportkosten reduzieren sich somit auf Null.
Sachkosten im Umgang mit Dokumenten um mindestens 50 % senken.
- Dokumente effizient erstellen und verwalten
- Informationen sofort finden
- Dokumente und E-Mails schneller archivieren
- Revisionssicher archivieren nach GoBD
- Sensible Daten schützen
- Kontrolliertes und sicheres Filesharing
-
Prozesse automatisieren
-
Kommunikation im Team verbessern
-
Informationen zentral zur Verfügung stellen
Studien und Literaturquellen
- Whitepaper „Überbrücken des Produktivitätsgefälles von Information Workern in Westeuropa: neue Herausforderungen und Chancen für die IT“, Herausgeber: IDC, Melissa Webster, im Auftrag von Adobe. September 2012.
- „The Case for better Document Collaboration“ - Findings from Harris Interactive®, Knowledge Worker Survey, commissioned by Perforce Software, 2013.
- Dokumenten-Management-Systeme – Abgrenzung, Wirtschaftlichkeit, rechtliche Aspekte“, Autoren: Ostheimer, Bernhard; Janz, Wolfhard. Arbeitspapiere Wirtschaftsinformatik Nr. 7/2005, Justus-Liebig-Universität Gießen, Professur BWL - Wirtschaftsinformatik, Univ.-Prof. Dr. Axel C. Schwickert.