Dokumentenmanagement Blog

Wie kommen meine Daten ins Dokumentenmanagement-System?

[fa icon="calendar"] 05.01.2016 09:00:00 / by Stefan Röcker

Wie kommen meine Daten ins Dokumentenmanagement-System?

 

Dokumente können auf unterschiedlichsten Wegen in ein Dokumentenmanagement-System (DMS) gelangen: vollautomatisch, halbautomatisch oder manuell. Wichtig ist in jedem Fall, dass der Benutzer möglichst wenig Arbeit damit hat, Dokumente im DMS zu speichern. Ansonsten wird er das DMS umgehen, wo immer es möglich ist. Oft sind genau solche Akzeptanzprobleme der Grund, weshalb ein Dokumentenmanagement-Projekt schief geht. Wie agorum® core diese Hürde meistert, möchte ich Ihnen in diesem Beitrag erklären.  

 

Einfach für Mensch und Maschine: das agorum® core DMS-Laufwerk

Bei der einfachsten Methode, Dokumente in agorum® core zu speichern, ändert sich für den Anwender überhaupt nichts. Wie vom Fileserver gewohnt, legt er seine Dokumente einfach mit  "Speichern unter" im DMS-Laufwerk ab. Denn agorum® core speichert zwar alle Daten in einer Datenbank, erscheint aber für den Anwender wie ein Netzlaufwerk und ermöglicht es so, einfach weiterzuarbeiten wie bisher. Diese Methode empfiehlt sich bei übersichtlich organisierten Verzeichnisstrukturen, die nicht allzu sehr in die Tiefe gehen, und für Anwendergruppen, die praktisch ohne Einweisung schnell mit einem Dokumentenmanagement-System arbeiten sollen. Sie brauchen Ihre Arbeitsweise nicht zu ändern, profitieren im Gegenzug aber auch nicht von den Erleichterungen, die ein DMS bietet. Beispielsweise müssen sie sich immer noch wie bisher durch den Verzeichnisbaum klicken, um zum Ziel zu gelangen. 

agorum® core DMS-Laufwerk


Sollen die Dokumente von einem Scanner oder einem Fremdsystem in das Dokumentenmanagement-System gespeichert werden, ist das DMS-Laufwerk ebenfalls eine nützliche Hilfe. Weil heute jeder handelsübliche Scanner in der Lage ist, Dokumente in ein Netzlaufwerk zu scannen, ist praktisch jeder Scanner mit agorum® core kompatibel. Die eingescannten Dokumente landen in einem Verzeichnis, das von einem Workflow überwacht wird, um die Dokumente automatisch weiterzuverarbeiten. Zum Beispiel können sie von agorum® core DocForm erfasst und in automatische Geschäftsprozesse geleitet werden, oder sie werden zur manuellen Bearbeitung in den Posteingang eines Mitarbeiters gelegt.

Zudem kann das Netzlaufwerk auch als universelle Schnittstelle verwendet werden, um Fremdsysteme mühelos an agorum® core anzubinden. Denn in der Praxis können fast alle Systeme, die Dokumente erzeugen, diese auch als PDF in ein Netzlaufwerk drucken. So werden zum Beispiel in einem ERP-System erzeugte Rechnungen ganz einfach und ohne großen Aufwand revisionssicher im DMS archiviert.   

 

Für den Anwender komfortabel und schnell: der Smart Assistant

Das Netzlaufwerk birgt für den Anwender einen Nachteil: Möchte er eine Datei im Dokumentenmanagement-System abspeichern, muss er sich trotzdem auf der Suche nach dem richtigen Ordner durch einen Verzeichnisbaum klicken. Wer dies vermeiden möchte, nutzt am besten die zentrale Weboberfläche von agorum® core, den agorum® core Smart Assistant.

agorum® core Smart Assistant


Auch hier finden Sie den gewohnten Verzeichnisbaum wieder, haben aber den Vorteil, den Ablageort über eine Suchfunktion wesentlich schneller ermitteln zu können. Außerdem lässt sich der Smart Assistant individuell an die Bedürfnisse jedes einzelnen Anwenders anpassen. Wie einfach das geht, zeigt das folgende Beispiel.

Stellen Sie sich vor, sie möchten einen wöchentlichen Projektbericht für einen Kunden erstellen. Im agorum® core Smart Assistant wählen Sie die Suchfunktion nach Kundenakten und geben die ersten Buchstaben des Kunden ein. Über eine automatische Vervollständigungsfunktion, wie Sie sie von Google kennen, schlägt Ihnen das Dokumentenmanagement-System nun die Kunden vor, die mit diesen Buchstaben beginnen.

Sie wählen den Kunden aus und klicken auf "Suchen". Der Smart Assistant öffnet Ihnen die Kundenakte im Verzeichnisbaum. Nun machen Sie einen Rechtsklick auf das Verzeichnis, in dem der Bericht in der Kundenakte gespeichert werden soll. Im Kontextmenü erscheinen nun die Funktionen, die für diese Akte und diesen User eingerichtet wurden. Zum Beispiel der Befehl "Dokument anlegen". Sie klicken darauf, wählen Projektbericht und der Projektbericht wird automatisch angelegt und, zum Beispiel in Word, geöffnet.

Der Clou: Daten, die immer wieder in Projektberichten auftauchen, z.B. Anschrift des Kunden, Ansprechpartner, Projektleiter, Datum,... sind bereits ausgefüllt, Sie müssen lediglich den Bericht schreiben und speichern. Fertig!

Was ich jetzt so ausführlich beschrieben habe, ist in der Realität innerhalb weniger Sekunden erledigt. Rechnen Sie einmal nach, wie lange es gedauert hätte, wenn Sie das alles ohne Dokumentenmanagement-System manuell hätten machen müssen.

 

Drag & Drop in den Browser oder eine Dropfläche

Sie können Dokumente auch einfach per Drag&Drop in das Dokumentenmanagement-System agorum® core ziehen. Das geht mit jeder Software, die Drag&Drop unterstützt. Sie ziehen die Datei entweder direkt an den gewünschten Ort im Smart Assistant oder auf eine Dropfläche auf dem Desktop. Die Dropflächen können individuell angepasst und mit Aktionen versehen werden. Ein gutes Beispiel dafür ist die manuelle Archivierung von E-Mails aus Outlook heraus. Sie ziehen die zu archivierende E-Mail auf die Dropfläche und können dann über ein Auswahlmenü entscheiden, was mit der E-Mail geschehen soll.

Zum Beispiel soll sie in einer Kunden- oder Projektakte abgelegt werden. Dann müssen Sie nur noch den Namen des Kunden oder des Projekts angeben und die E-Mail wird automatisch in der Akte archiviert. 

agorum® core Dropfläche

 

Vollautomatische Workflows 

Workflows können über Schnittstellen die Dokumente auch vollautomatisch im Dokumentenmanagement-System archivieren. Ein Beispiel ist das oben bereits genannte Netzlaufwerk. Wird zum Beispiel eine Rechnung aus einem ERP-System in einem überwachten Verzeichnis gespeichert, kann sie von agorum® core DocForm verarbeitet und anhand der erfassten Metadaten (Adresse, Kundenummer,...) automatisch in der richtigen Kundenakte im DMS archiviert werden.

agorum® core verfügt außerdem über direkte Schnittstellen zu SAP, Microsoft Dynamics NAV oder DATEV, die Dokumente in beide Richtungen verarbeiten können. Ein anderes Beispiel wäre die vollautomatische Archivierung von E-Mails. agorum® core bietet auch die Möglichkeit, einen E-Mail-Server anzubinden und E-Mails nach vordefinierten Regeln, z.B. anhand der Absenderdomain oder einer Projektnummer in der E-Mail, automatisch und revisionssicher abzulegen.

 

Fazit: Mit agorum® core bekommen Sie Ihre Daten so einfach wie möglich und ohne Umwege in Ihr DMS.

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Themen: Dokumentenmanagement




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