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Wie kann ich dokumentenbezogene Prozesse optimieren?

[fa icon="calendar"] 03.01.2018 18:05:01 / by Stefan Röcker

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Dokumente jeglicher Art - von der Aktennotiz über die E-Mail bis zum Vertrag - begegnen uns jeden Tag. Manche sind dringlich und wichtig und sollen schnell bearbeitet werden, andere müssen lediglich zur Kenntnis genommen und abgelegt werden. Teilweise sind die Dokumente geheim und nur für eine Person bestimmt, teilweise ist es notwendig, dass auch andere Personen die Informationen erhalten oder zusammen an einem Dokument arbeiten. Die Verteilung und Bearbeitung von Dokumenten geschieht auf unterschiedlichste Arten, die sich deutlich in ihrer Effizinez unterscheiden. Im folgenden Blogbeitrag möcht ich Ihnen einige Tipps geben, wie Sie Ihre dokumentenbezogenen Prozesse mit einem DMS optimieren. 

 

Vermeiden Sie unterschiedliche Versionen eines Dokuments 

Einer der häufigsten Effizienzkiller dürften Dokumente sein, die in unzähligen unterschiedlichen Versionen existieren. Hauptgrund ist meist, dass ein Dokument - wie heute immer noch an vielen Stellen üblich - per E-Mail verschickt und von unterschiedlichen Personen bearbeitet und an unterschiedlichen Stellen abgespeichert wird. Wenn dazu noch so schöne fantasievolle Namen wie "Bericht-01-2018-fertig-final-Endversion-überarbeitet.doc" kommen, weiß bald niemand mehr, welche Version des Dokumentes vollständig und aktuell gültig ist. Dann heißt es suchen, nachfragen, vergleichen und zusammenführen, bis die - vielleicht - richtige Variante des Dokuments vorliegt. Nicht selten dauert es Tage, bis so ein Prozess abgeschlossen ist. 

Mit einem Dokumentenmanagement-System vermeiden Sie genau diese umständliche Prozedur. Dokumente legen Sie zentral im DMS in einer elektronischen Akte ab und machen sie den Mitarbeitern zugänglich, die damit arbeiten sollen. Alle Personen arbeiten nur mit diesem einen Dokument. Jedes vernünftige DMS legt dabei nach einem Bearbeitungsprozess eine Historie des Dokuments an, so dass Sie bei Bedarf jederzeit auf die unterschiedlichen Bearbeitungsstände der Datei zurückgreifen können. Damit vermeiden Sie unterschiedliche Versionen an unterschiedlichen Stellen und entlasten nebenbei auch noch Ihren E-Mail-Server, da das Herumschicken der Dokumente entfällt. Für die Kommunikation untereinander bieten viele Dokumentenmanagement-Systeme wesentlich elegantere Lösungen. 

 

Kommunizieren Sie per Chat direkt an einem Dokument oder einer Akte

E-Mails haben auch sicher heute noch ihre Berechtigung, um Informationen auszutauschen. Aber um sich über die Inhalte eines Dokumentes auszutauschen und daran zu arbeiten, gibt es wesentlich bessere Lösungen: Chats. Und damit meine ich nicht Slack und Co., denn damit kommen Sie vom Regen in die Traufe - haben Sie schon einmal bei Slack einen Chat gesucht, von dem Sie nicht mehr genau wissen, wo er sich befindet?

Ein vernünftiges DMS bietet Chatlösungen an, mit denen Sie sich direkt am Dokument, dem Verzeichnis oder der Akte mit Ihren Kollegen austauschen können. Statt langwierig nach den dazugehörigen E-Mails und Chats zu suchen, rufen Sie direkt am Dokument oder der elektronischen Akte den kompletten Chat ab, eine umständliche Suche nach der zum Dokument gehörigen Kommunikation entfällt komplett.

 

Steuern Sie dokumentenbezogene Prozesse über Workflows 

Auch die Verteilung von eingehenden Dokumenten und Informationen können Sie mit einem DMS häufig wesentlich effizienter gestalten. Post, die auf Papier eingeht, sollten Sie am besten gleich beim Posteingang digitalisieren und per elektronischem Workflow im Unternehmen verteilen, zum Beispiel Rechnungen direkt an die Buchhaltung oder Bestellungen an den Vertrieb. Statt lange unterwegs zu sein, sind die Dokumente innerhalb von Sekunden an der richtigen Stellen und stehen, bei Bedarf, gleichzeitig mehreren Mitarbeitern zur Verfügung - ohne dass Kopien angefertigt werden mussten. 

Ganz ähnlich verfahren Sie auch mit E-Mails, hier entfällt nur der Schritt der Digitalisierung. Eingehende E-Mails kann ein DMS entweder vollautomatisch elektronischen Workflows zuordnen, z.B. in ein eigenes Postfach für Rechnungen. Oder aber der Empfänger ordnet die E-Mail manuell dem gewünschten Workflow zu. 

Egal ob elektronisch oder auf Papier eingegangen, die Dokumente nehmen immer den im Workflow vordefinierten Weg. Eine Rechnung kann zum Beispiel zunächst zur Freigabe in die Fachabteilung geschickt werden, wo sie ggf. über mehrere Stufen geprüft wird, bevor sie an die Buchhaltung weitergeleitet wird. Mit den elektonischen Workflows behalten Sie immer die Kontrolle, was mit einem Dokument geschehen soll, und Sie sehen jederzeit, was bereits damit gemacht wurde - jeder Schritt wird nachvollziehbar protokolliert.

 

Automatisieren Sie dokumentenbezogene Prozesse

Viele dokumentenbezogen Prozesse lassen sich mittlerweile auch komplett automatisieren. Mit einem DMS können Sie zum Beispiel einheitliche Aktenstrukturen anlegen lassen, statt mühsam jedesmal die Struktur einer Kundenakte neu anzulegen oder zu kopieren.

Aber auch komplexere Workflows wie zum Beispiel ein Rechnungsdurchlauf lassen sich teilweise oder komplett automatisieren. Zum Beispiel kann ein ausgereiftes DMS eine Rechnung selbstständig rechnerisch prüfen, die Stammdaten und die einzelnen Positionen gegen die Kundendaten, die Bestellung und den Lieferschein im ERP-System abgleichen sowie festellen, ob alle USt-relevanten Daten enthalten sind. 

Dokumente oder Aufgaben, die regelmäßig bearbeitet oder geprüft werden müssen, wie zum Beispiel in der Vertragsverwaltung,  können über Wiedervorlageworkflows gesteuert werden. Zu einem definiertem Zeitpunkt wird Ihnen das Dokument automatisch zur Bearbeitung vorgelegt. 

 

Das sind aber nur einige wenige Beispiele, gerade in der Automatisierung sind der Fantasie nahezu keine Grenzen gesetzt, hier bestehen unzählige Möglichkeiten, dokumentenbezogene Prozesse zu optimieren. Aber vielleicht fangen Sie einfach mal mit den ersten beiden Tipps an. 

 

 

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Themen: Dokumentenmanagement




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